Forberedelse af en arbejdstager Compensation Audit

Er din virksomhed ved at blive underlagt en medarbejderkompensationsrevision? Forberedelse til en revision kan virke skræmmende, især hvis din forsikringsselskab planlægger at foretage en fysisk revision hos dine lokaler. Denne artikel vil skitsere nogle trin, du kan tage, der vil gøre processen nemmere og hurtigere.

Planlægning af revisionen

Din medarbejderkompensation forsikringsselskab vil sandsynligvis indlede revisionsprocessen, snart din medarbejders kompensationspolitik udløber.

Du kan modtage et brev fra din forsikringsselskab eller et telefonopkald fra den person, der er udpeget til at udføre din revision. Din tildelte revisor skal planlægge revisionen på et tidspunkt, der passer dig. Datoen skal være langt nok ind i fremtiden, så du får tilstrækkelig tid til at indsamle de oplysninger, som revisoren har brug for. Bed revisoren om at give dig et resumé af de data, som han eller hun vil kræve for at udføre revisionen.

Bemærk, at din tildelte revisor eventuelt er eller ikke er ansat i forsikringsselskabet. Nogle forsikringsselskaber opretholder en intern revisionsafdeling bemandet med deres egne medarbejdere. Andre outsourcer revisionsfunktionen til et uafhængigt revisionsfirma. Processen skal være den samme, om revisionen udføres af en medarbejder hos forsikringsselskabet eller en entreprenør.

Records du skal bruge

Revisoren vil have brug for forskellige finansielle oplysninger for den periode, der er omfattet af den politik, der revideres. Her er den type information, du bliver bedt om at give:

• Regnskabsbogstav
• Skatteformularer, især formularer 941 og 944, Arbejdsgiverforbundsskatteafkast (henholdsvis kvartalsvis og årlig)
• Kontiudbetalinger
• Betalinger for ydelser fra uafhængige entreprenører. Revisor skal kontrollere, at disse arbejdstagere ikke er dine medarbejdere.
• Betalinger for ydelser fra underentreprenører
• Forsikringsbevis for hver underentreprenør du har ansat
• W-2 og 1099 former
• Jobbeskrivelse for hver medarbejder. Sørg for, at det præcist beskriver medarbejderens opgaver.
• Beskrivelse af din forretningsdrift
• Lønregnskaber for politikkens løbetid. Revisor skal verificere alle lønkilder til hver arbejdstager (løn, bonusser mv.).
• Lønningsbegrænsninger gældende for ledende medarbejdere, partnere, enmanshavere mv., Der er omfattet af politikken.
• Arbejdsarken for erfaringsbedømmelse

Når du har indsamlet de nødvendige data, skal du organisere det. Sæt alle dine lønningsregistre (såsom W-2-formularer, pay stubs og overtidsposter) sammen, så oplysningerne er let tilgængelige. Ligeledes placerer alle oplysninger vedrørende underleverandører, herunder betalingsbeløb og forsikringsbeviser på ét sted. Din indsats vil betale sig, hvilket gør revisionen nemmere og hurtigere.

Hvad er inkluderet i lønnen?

Din lønmodtager erstatning præmie beregnes ved at multiplicere en sats gange din lønningsliste, og derefter dividere resultatet med 100. NCCI og de fleste statsansatte kompensationsmyndigheder refererer til lønningslisten som vederlag . Disse udtryk anvendes ofte indbyrdes. Begge betyder den monetære værdi af de tjenester, dine medarbejdere yder til din organisation.

De omkostninger, der indgår i vederlag, varierer noget fra stat til stat. Men de omfatter generelt følgende:

• Bruttolønninger og lønninger, herunder tilbagevirkende løn og lønninger
• Provisioner. Dette omfatter samlede provisioner modtaget af en arbejdstager og eventuelle tegninger mod provisioner.
• Bonusser, herunder aktiebonusplaner
• Ferie, ferie og sygedag
• Overtidsbetaling. I alle, men kun nogle lande, omfatter vederlaget overarbejde beregnet ved den rette tidsrente. Antag for eksempel, at en arbejdstagers normale timepris er $ 20 pr. Time. Hvis arbejdstagerne blev betalt $ 600 i 20 timer overarbejde, ville du kun inkludere 400 USD af overarbejde.
• Betalinger foretaget af dig, der ellers ville være tilbageholdt fra medarbejdernes løn som krævet i lov om social sikring, Medicare eller en pensionsplan
• Betaling til arbejdstagere på anden basis end arbejdstid. Eksempler er akkord, fortjeneste deling eller incitament planer.
• Betaling eller tillæg for håndværktøj eller håndværktøj, som arbejdstagere bruger til at udføre deres arbejde.
• Lejeværdi af en lejlighed eller hus, der leveres til en medarbejder. Også værdien af ​​andre logi og måltider, som en arbejdstager modtager som led i hans eller hendes løn
• Betalinger, der fratrækkes arbejdstagerens bruttoløn for pensionering, cafeteria eller opsparingsplaner
• Løn for ansatte hos uforsikrede underleverandører (se kommentarer nedenfor)

Hvad er udelukket fra lønningslisten?

Der er en række omkostninger, der typisk udelukkes, når lønningen beregnes med henblik på lønmodtagernes kompensationsforsikring. Mens disse varierer efter stat, omfatter de ofte følgende:

• Tips og andre drikkepenge modtaget af medarbejdere
• Afgangsvederlag (undtagen for arbejdstid)
• Rabat på varer købt hos arbejdsgiveren
• Refunderede forretningsomkostninger
• Betal for aktiv militær pligt
• Ensartede kvoter

Klassifikationer

En revisors primære opgaver er at sikre, at den forsikrede virksomhed er behørigt klassificeret. Arbejderkompensations klassifikationssystemer er designet til at kategorisere virksomheder , ikke individuelle medarbejdere. Revisor vil gennemgå virksomhedens aktiviteter for at afgøre, om den grundlæggende klassifikation, der er angivet på din politik, er korrekt.

Den grundlæggende klassifikation er den klassifikation, der bedst beskriver din samlede forretning. Dette er ofte det samme som den styrende klassifikation (klassificeringen er den mest lønnede). Antag for eksempel at du driver en maskinbutik. Nogle af dine medarbejdere arbejder med drejebænke, mens andre driver borpresser eller stemplingmaskiner. De specifikke aktiviteter udført af dine medarbejdere kan variere fra arbejdstager til arbejdstager.Alligevel passer de alle sammen med din grundlæggende klassifikation, Maskinshop.

Nogle medarbejdere kan udføre opgaver, der kræver separate klassifikationer. For eksempel har din maskine butik en kontorist, der udfører sit arbejde i et lukket kontor væk fra andre arbejdstagere. Denne medarbejder vil sandsynligvis blive tildelt klassificeringen Clerical Office Employee i stedet for Machine Shop.

Arbejdstilsynsklassificeringssystemer er ekstremt komplekse. Din revisor kan omklassificere din virksomhed på en måde, som du ikke forstår, eller det giver ikke mening for dig. I så fald spørg revisoren om en forklaring. Hvis du stadig er forvirret over ændringerne, så spørg din agent eller mægler om hjælp.

Møde med revisoren

For at gennemføre revisionen skal revisor møde med dig eller en betroet repræsentant for din virksomhed. Hvis du delegerer denne opgave til en anden, skal du være sikker på at han eller hun:

• ved din virksomhed godt
• forstår alle faser i virksomhedens aktiviteter
• ved, hvilke opgaver hver medarbejder udfører
• forstår din virksomheds medarbejdernes kompensationspolitik, herunder de klassifikationer, den indeholder
• , forstår virksomhedens regnskaber, herunder lønningsdata, således at han eller hun kan besvare spørgsmål fra revisoren.

Når du mødes med revisoren, skal du eller din designer være samarbejdsvillige og Besvar revisorens spørgsmål så godt som muligt. Udbud ikke oplysninger, der ikke blev anmodet om.

Som mange virksomheder kan din virksomhed ansætte et offsite-bogholderi til at håndtere dine regnskabs- og lønningsfunktioner. Skal din bogholder mødes med revisionen på dine vegne? Svaret er nej. Din bogholder kan give revisoren de finansielle oversigter, han eller hun har brug for til at foretage revisionen. Revisoren skal dog besøge dine lokaler for at foretage en fysisk revision.

Underleverandører

Mange stater har love, der pålægger entreprenører, der ansætter uforsikrede underleverandører, ansvar. Disse love gælder for dig, hvis din virksomhed fungerer som en entreprenør, og det underleverancer arbejder for andre.

For eksempel, formoder, at din virksomhed, ABC Construction, ansætter en underleverandør, der hedder P & J VVS, for at gøre rørarbejde i en bygning, du renoverer. En medarbejder hos P & J er skadet på jobbet, og forsøger at indgive en erstatningskrav til arbejdstagerne. P & J har dog ikke købt medarbejdernes kompensationsdækning. I de fleste stater kan den tilskadekomne søge fordele under din arbejdstageres erstatningspolitik.

Forsikringsvirksomheder er ved lov forpligtet til at yde fordele til medarbejdere hos uforsikrede underleverandører. Således vil din revisor gennemgå dine skattedokumenter og se efter 1099 formularer udstedt til underleverandører. Han eller hun vil kontrollere for at se, om du har fået et forsikringsbevis fra hver enkelt underleverandør, du har ansat. Hvis en underleverandør, du har ansat, ikke fremlagde bevis for arbejdstagernes erstatningsforsikring, vil revisoren opkræve dig en tillægsgebyr for denne entreprenør forsikringsdækning.

Den sats, der opkræves for en uforsikret underleverandør, afhænger af den type arbejde, som underentreprenøren udførte.For eksempel, hvis underentreprenøren udførte tagarbejde, så vil prisen for den gældende tagklassifikation anvendes. Prisen vil blive anvendt på hele eller en del af omkostningerne ved det underleverede arbejde. Hvis de penge, du betalte til underleverandøren, kun var for arbejdskraft, vil hele omkostningerne (divideret med 100) blive brugt som basis for præmien.

Entreprenør kontra underleverandør

Er din virksomhed ikke en entreprenør, er du ansvarlig for skader, som medarbejdere hos uafhængige entreprenører oplever? Svaret er generelt nej. Entreprenøren driver en virksomhed, der er uafhængig af din. Således er entreprenøren ansvarlig for at yde lønmodtagere kompensationsydelser til sine egne skadede medarbejdere.

Antag for eksempel at du ejer en butik. Du ansætter en Fabulous Flooring, en gulvkonstruktør, til at rive et gammelt linoleumgulv i din butik og erstatte det med en ny. Du skitserer det ønskede resultat (en ny etage) og Fabulous gør jobbet. En fabelagtig vejleder overvåger gulvarbejderne. Vejlederen fastsætter arbejdsplaner og dikterer hvordan medarbejderne udfører deres arbejde. Hvis en Fabulous medarbejder er såret, mens du installerer din nye etage, skal Fabulous (ikke din firma) være ansvarlig for arbejderen.

Der er nogle situationer, hvor et selskab kan holdes ansvarlig for skader på medarbejdere hos en uafhængig entreprenør. Således skal du insistere på, at alle uafhængige entreprenører du ansætter, fremlægger bevis for, at de har købt arbejdstagernes erstatningsforsikring.