Forberedelse til en vellykket pressekonference

Pressekonferencer tager meget forberedelse og personalearbejde. Den tid er godt brugt, fordi en stor pressekonference kan betyde tæppe dækning i aviser, radio, tv og blogs - men en forfærdelig pressekonference kan hjemsøge dig.

Her er en god tjekliste for en god pressekonference:

Timing

Du skal vælge en tid, der fungerer for tv, aviser og radio

Hvis det er for tidligt om dagen, er journalister vil have det svært at komme derhen.

For sent på dagen, og du vil presse op til deadlines.

Midt om morgenen til middag er god. Det er tidligt nok til at give folk tid til at arkivere deres historier, men ikke så tidligt, at de skal hoppe på motorvejen og kæmpe trafik den anden, de kommer til at arbejde.

Avanceret varsel er kritisk. Du vil gerne give folk en dags advarsel om en pressekonference, hvis du kan. TV og radio nyhedsdirektører kortlægge hvor deres kameraer og journalister vil være. Giv dem tid til at planlægge.

Print reportere er lidt mere mobile, men hvis det er virkelig store nyheder, vil de have en fotograf der, og det tager også planlægning.

Placering

Det skal være tæt på de store medieafspillere, så de kører ikke halvvejs på tværs af staten.

Det skal have gode billeder og være godt oplyst for tv. Et mørkt teater er det værste valg.

Udendørs steder er nogle gange ok, hvis emnet omhandler udendørs eller miljø. Men det er risikabelt.

Det kunne regne. En elgbesætning kunne trampe journalister, som normalt vil have strømforsyninger til deres kameraer og lys og bærbare computere. Inde er normalt bedst.

Længde

At sammensætte en pressekonference er en enorm produktion og stor smerte, så der er en tendens til at ønske at lave et stort show. Prøv at undgå seks taler i træk og et PowerPoint diasshow.

Repræsentanter vil gerne høre lidt om nyhederne og derefter stille spørgsmål. De hader at sidde gennem et hund-og-pony show, der varer 45 minutter, før de åbnes for spørgsmål. Du kan skimp på nogle af produktionsværdierne og gøre journalister glade, hvis du hurtigt får spørgsmål. Det er det, som journalister vil gøre: stille spørgsmål og få citat svar.
Sig hvad der skal siges, så kom til spørgsmål.

Ekstraer

Reportere vil have dokumenter, hvis du annoncerer eller forklarer noget. Få et hårdt antal og sørg for, at der er nok kopier til at gå rundt - og send disse dokumenter online til journalister og bloggere, der er interesserede i pressekonferencen, men ikke kunne gøre turen.

Med de sociale medier så vigtige nu er det smart at have nogen post opdateringer under pressekonferencen til dit Twitter-feed eller Facebook-side.

Invitere medierne til en pressekonference betyder, at de skyder video og optager lyd.Giv dem gode billeder og gode lydklip. Er der en person, et billede eller en enkelt sætning, der opsummerer det, du forsøger at sige? Sæt det at bruge.

Practice

Lav en liste over sandsynlige spørgsmål. Hvad vil dine svar være?

Gør også en grov gennemgang af pressekonferencen. Hvem taler først?

Hvad sker der nu? Hvem skal til MC? Og hvem er den bedste person til at tackle visse spørgsmål eller spørgsmål