En personaledokument er en arbejdsgivernes gemte dokumentation af historien og statusen for hele ansættelsesforholdet med en enkelt medarbejder. Arbejdsgiveren opbevarer denne ansættelsesdokumentation i en personaledokument af tre grunde.
- Arbejdsgiveren ønsker at have præcise oplysninger handy og organiseret, når du har brug for adgang til oplysningerne af en eller anden grund. Ændringer i nødkontakter, medarbejderadresser, overvågning af præstationsevalueringer, disciplinære breve, medarbejdergennemgang og materiale til ansættelsesansøgning er eksempler på de oplysninger, som arbejdsgiveren vil have mulighed for hurtigt at få adgang til.
- Arbejdsgiveren skal beholde dokumentation om personalspørgsmål som medarbejdervalg, præstationer, arbejdshistorie, kompensationsgrundlag og interne forfremmelsesapplikationer for blot at nævne nogle få.
En EEOC-påstand, en retssag eller endda behovet for at retfærdiggøre manglen på en hæve eller forfremmelse til en medarbejder kræver, at arbejdsgiveren har indsamlet og bevaret denne type medarbejderdokumentation. - Nogle medarbejderposter kræves af føderale eller statslige regeringer for arbejdsgivere at beholde. At organisere medarbejderoplysningerne i en personaledatabase giver mening for adgang og lovlig overensstemmelse og beredskab.
Typer af personalefiler
En arbejdsgiver fastholder generelt flere typer af personaledokumenter til erhvervsmæssig brug, for medarbejderes fortrolighed, for privatlivets fred og for lovlig overholdelse. Jeg er ikke klar over nogen lov, der siger, hvor mange filer en arbejdsgiver skal holde.
Der er dog mange love, og der er personalets bedste praksis for medarbejdernes fortrolighed, der styrer indholdet af personaledokumenter, og hvem har adgang til disse oplysninger.
Dette er de personaledokumenter, som de fleste arbejdsgivere i USA opretholder. (Verdensomspændende love og praksis kan variere.)
- Personalefil: Dette er den vigtigste medarbejderfil, der indeholder ansættelsesforholdets historie.
- Lønningsfil: Du vil opretholde en separat fil for alle lønproblemer vedrørende løn og fordele.
- Medarbejdermedicinsk fil: Den føderale sundhedsforsikringsportabilitet og ansvarlighedslov fra 1996 (HIPAA) kræver, at arbejdsgiverne beskytter medarbejderens journaler som fortrolige.
- I-9 Medarbejderformularer: Du skal opretholde en særskilt fil for alle medarbejdere (ikke pr. Medarbejder) I-9-formularer, da du ikke vil have statsansatte, der har tilladelse til at kontrollere disse formularer under en række af omstændigheder, gennemse dine vigtigste, fortrolige medarbejderpersonalfiler.
Medarbejderadgang til personalefiler
Medarbejdere har adgang til deres medarbejderpersonalfiler under vejledning og overvågning af personalets personale.Ansattes personalefiler anses for at være arbejdsgiverens ejendom, der har ansvaret for at opretholde og beskytte dem.
Prøvepersonalets filpolitik
Følgende er en eksempelpersonalfilpolitik til brug i din virksomhed. Det diskuterer de forskellige filer, der anbefales, og hvem skal have adgang til hver fil.
Prøvepolitik
Selskabet opretholder tre medarbejderfiler for hver medarbejder.
A personel file opretholdes for hver medarbejder af (Dit firmanavn). Disse personaledokumenter indeholder fortrolige dokumenter og forvaltes og vedligeholdes af personalets personale.
Adgang til denne fil er begrænset til HR-medarbejdere og forudsætter, at hver medarbejders manager opretholder sin egen fil med dokumenter, der er relevante for medarbejderens arbejde.
Typiske dokumenter i en personalebeskrivelse omfatter ansættelsesansøgningen, en familiens beredskabsskema, dokumenteret disciplinærsagshistorie, et CV, medarbejderhåndbog og arbejdsgiver-arbejdsgiver, underskrive ark, aktuelle personlige oplysninger og jobhenvisninger.
Ikke alle personaledata indeholder de samme dokumenter, men hver personaledatabase har nogle dokumenter, der er de samme.
Lønningsfiler opretholdes også; lønliste filer indeholder en historie om medarbejderens job, afdelinger, kompensationsændringer og så videre. Adgang til lønlistefilen er begrænset til det relevante regnskabs- og HR-personale.
En medarbejdermedicinsk fil er også vedligeholdt. Indholdet af den medicinske fil er ikke tilgængelig for nogen, undtagen personaleudpeget personale og den medarbejder, hvis arkiver bevares i filen. Med dit firmanavn modtager medicinske filer den højeste grad af sikker opbevaring og fortrolighed.
En medarbejder kan se hans eller hendes personaledat ved at kontakte en medarbejder i Human Resources under normale arbejdstider. Ingen medarbejder må ændre eller fjerne ethvert dokument fra hans eller hendes personaledat, som skal ses i nærværelse af en HR-medarbejder.
Også kendt som medarbejderfiler, medarbejderposter, menneskelige ressourcer, dokumentation
Ansvarsfraskrivelse - Bemærk venligst:
Susan Heathfield gør alt for at tilbyde præcis, sund fornuft, etisk Human Resources Management, arbejdsgiver , og arbejdspladsrådgivning både på denne hjemmeside og forbundet med fra denne hjemmeside, men hun er ikke advokat, og indholdet på webstedet, mens det er autoritativt, er ikke garanteret for nøjagtighed og lovlighed og må ikke fortolkes som juridisk rådgivning .
Webstedet har et verdensomspændende publikum og arbejdslovgivning og forskrifter varierer fra stat til land og land til land, så webstedet kan ikke være endeligt på alle dem til din arbejdsplads. Når du er i tvivl, altid søge juridisk rådgivning eller bistand fra statslige, føderale eller internationale statslige ressourcer, for at sikre din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte. Oplysningerne på dette websted er kun vejledning, ideer og assistance.
Om udgivelse og bogmarkedsføring - en oversigt
Handelspublicering og markedsføring hjælper med at få bøger foran forbrugeren og hjælper øge salget.
Forretningsplaner - en kort oversigt over små virksomheder planer
Et kort overblik over små forretningsplaner. En forretningsplan er et dynamisk marketingværktøj, der indeholder vigtige oplysninger om din virksomhed. Forretningsplaner bør opdateres så ofte som nødvendigt for at afspejle de nuværende fokus og langsigtede planer eller din virksomhed, og når din virksomhed oplever bemærkelsesværdig vækst.
Blogging og Social Media Policy Sample
Har brug for en socialmediepolitik, så du kan udvikle en, der giver mening til din virksomhed og medarbejdere? Her er en anbefalet politik, du kan bruge.