Den ene fejl du skal vide om lektier, lærte møder

Lærede møder er en vigtig del af forvaltningen af ​​projekter. Du kan ikke forbedre din projektleverance, hvis du ikke ved hvad der virker, og hvad der ikke gør. Du kan ikke strømline dine processer, hvis du aldrig tager tid til at kritisk vurdere, om de arbejder som de skal.

Du opbygger et bibliotek med viden om, hvad der virker, og hvad der ikke går gennem tid til at gennemgå din praksis. Og så handler om udgangen af ​​disse anmeldelser for at forbedre projekter fremadrettet.

Der er dog en fejl i denne model.

Har du set det?

Ja, det er, at den lærdom, der læres, sker i slutningen af ​​projektet. Det er som at sige, "Hvordan kan jeg hjælpe dig nu, at det er for sent? "

Hvorfor venter til slutningen, er det ikke godt

Venter, indtil projektets afslutning betyder, at det kun er fremtidige projekter, der nyder godt af den visdom, der er opnået under det pågældende arbejde. For dine kunder og interessenter er det frustrerende at blive spurgt om, hvad der kunne have været bedre, når man ikke kan gøre noget ved det. Projektet er forbi. Færdig. De bruger deres tid sammen med dig og taler om lektioner og procesforbedringer, fordi de vil hjælpe andre mennesker, ikke fordi de personligt kommer til at se nogen tilbagevenden på det tidspunkt.

Det er så nemt at rette op på, at det betyder, at der ikke er nogen undskyldning for at vente til projektets afslutning skal have en lærerig gennemgang.

Sådan planlægger du lektier Lærede møder

Løsningen er at planlægge læringsforløbne møder så ofte som muligt.

De skal være mindst i slutningen af ​​hver sprint eller projektfase, og nogle gange gør jeg dem så ofte som en gang om måneden.

Fordelen ved hyppige anmeldelser er, at de er meget kortere. Du gennemgår en mindre tidsramme, så der er sandsynligvis færre lektioner at indarbejde. Du kan endda passe en kort anmeldelse til slutningen af ​​et normalt projektteammøde.

Som i en komplet end-of-project review er forberedelse til dit møde stadig vigtigt. Tænk på, hvad du vil spørge, og hvad du vil komme ud af tiden med dit team og interessenter. Derefter kan du sørge for at fange, hvad der vil give dig den største forbedring i holdets præstationer.

At handle på lektier er afgørende

Ulempen - hvis du vil kalde det - af hyppige anmeldelser er, at dine interessenter vil blive kede af at blive bedt om hele tiden at give dig feedback, medmindre de ser at der sker noget. Dette er virkelig vigtigt. Ingen sind bliver bedt om deres mening, hvis de ved, at du vil handle på baggrund af det og gøre deres liv lettere som følge heraf.

Det er også en fantastisk måde at fortsætte med at give et godt indtryk på dine kunder og kunder.

Opret en opfølgningsplan

Den nemmeste måde at sikre, at du handler om feedback og lektioner, der er afdækket i dine regelmæssige anmeldelser med interessenter, er at oprette en opfølgningsplan. Dette er simpelthen en logbog over alle de handlinger og opgaver, der falder uden for dine diskussioner. Opret en grundlæggende tracker i et regneark eller brug din standard To Do list-software til at optage og spore handlingerne.

[Læs mere om sporing af dit projekt.

]

Fordelen ved at gøre dette - bortset fra at være god projektledelsespraksis - er, at næste gang du har en anmeldelse, kan du gå tilbage til den person, der rejste det punkt og fortælle dem, at du har gjort noget ved det . Sådan skaber du gode relationer, selv med vanskelige interessenter: nogen gav dig feedback, du gjorde noget som følge heraf, og du gik tilbage og fortalte dem, at du har taget skridt. De skal være i stand til nemt at se en forbedring.

Der er dog en udfordring her, og det kommer, når du ikke kan forbedre en proces eller handle på deres feedback. Det kommer til at ske: det er ikke muligt at gennemføre alt, hvad interessenterne beder om, især som nogle gange vil de bede om fuldstændig urealistiske ting, såsom at skifte forandringsstyringsprocessen. Gå tilbage til dem og forklar hvorfor du ikke kan implementere eller reagere på deres feedback.

Dette er ikke så godt som at kunne gøre det (fra deres perspektiv), men det viser integritet og evnen til at følge igennem. Du vil stadig bygge et solidt omdømme som projektleder, der leverer, hvis du holder interessenter informeret, selvom resultatet er, at de ikke kan have det, de ønsker.