Hvad du behøver at vide om forudgående møder

Planlægning af møde- og begivenhedsplanlæggere forventes at afholde et "pre-con" møde med konferencetjenesten på hoteller, konferencefaciliteter, kongrescentre og andre steder inden en planlagt konference.

Det er hovedsagelig konferencen før konferencen.

For dem, der måske ikke planlægger hyppige møder, kan et pre-con møde måske være ubehageligt eller akavet i starten, fordi det kan indeholde nye udtryk eller sprog, som f.eks. "Begivenhedens genoptagelse" eller "arrangementet for banketbegivenheder".

< ! --1 ->

Hvad skal Eventplanlæggere forvente fra en Pre-Con?

En pre-con er et møde, der afholdes med arrangementsleverandører og leverandører, hvor arrangementet eller programmet er planlagt til at finde sted. Det afholdes normalt en eller to dage forud for den faktiske begivenhed og er forskellig fra den tur gennem det, der sker på dagen for en begivenhed.

Nogle mennesker kan forbinde præ-møder med planlægning af større konferencer, kongresser, kongresser og incitamentsprogrammer. Det er dog også almindeligt at afholde et pre-con møde for seminarer og andre specielle arrangementer.

Hvad man kan forvente under et pre-con-møde

Pre-con-mødet giver arrangementsplanlæggeren mulighed for at gennemgå alle endelige logistik for et givet program hos leverandørledelsen, som er involveret i programmet.

Normalt koordineres og planlægges et pre-con møde, der afholdes af konferencens konference services manager. Han eller hun vil invitere ledere fra forskellige områder, der er involveret i arrangementet for at gennemgå logistik af deres særlige rolle for en begivenhed.

Dette er en fremragende tid for møde- eller begivenhedsplanlæggeren at oprette en rapport med alle involverede.

Under arrangementet er det hensigtsmæssigt, at arrangementplanlæggeren fremhæver nogle af hovedmålene for arrangementet, herunder vigtige oplysninger om organisationen, der afholder arrangementet, nøglebudskaber, der overføres til arrangementet og vigtige VIP'er.

Pre-Con er den rigtige tid til at gennemgå begivenhedens genoptagelse

En begivenhedsgenvinding er også kendt som begivenhedsspecifikationer. Den indeholder alle relevante oplysninger om et program eller en begivenhed, herunder detaljer om selve programmet. Disse elementer kan indeholde nogle af eller alle følgende: datoer, tider, kontakter, deltagerprofiler, nødkontakter, mad og drikkevarer, transport, forsendelsesinformation, fakturering, audio / visuelle og andre særlige behov.

Hver afdelingsleder vil gennemgå hans eller hendes forståelse af arrangementet, herunder relevante detaljer og deres typiske driftsprocedurer. De vil også gennemgå deres forståelse af arrangementskontrakten og oplysninger, som tidligere blev delt på banket begivenhedsordrer.

Møde- og begivenhedsplanlæggere bør huske at stille detaljerede spørgsmål vedrørende hændelsesspecifikationerne i løbet af denne tid, som f.eks. Bemandingsniveauer og navnene på nøglekontakter under den aktuelle hændelse fra alle de repræsenterede områder.Nøgleelementerne i den forudgående diskussion kan omfatte en gennemgang af:

• Krav til mad og drikke
• Krav til gæsteværelseslisten (hvis relevant)
• Konference- og messearrangement udstiller krav
• Mødelokale og messerum krav (gulvplaner)
• Tekniske krav, såsom el og telekommunikation
• Detaljer om skiltplacering

Dette er den ideelle tid til at foretage ændringer i sidste øjeblik. Selvom de måske ikke altid kan lide det, forventer de fleste leverandører og leverandører rimelige (og urimelige) ændringer. Selvfølgelig, hvis præ-con er planlagt i en tid, hvor opsætningen er i gang, overveje at gennemføre en tidlig inspektion for at sikre, at alt går glat.