Nonprofits Udskift personale med frivillige

Det er meget fristende i hårde tider at skære lønnet personalepositioner og gøre disse stillinger til frivillige. Men er det rigtigt? Virker det? Hvad er faldgruberne eller fordelene?

Ved hjælp af frivillige til at udføre opgaver eller job, der ellers kunne gøres af betalt personale (ofte kaldet jobsubstitution), bør kun indgå i en overordnet strategi for at reducere omkostningerne i hårde tider. Her er nogle tips til at gøre det rigtigt:

Læg ikke nogen ud med det formål at erstatte en frivillig til betalt personale. En sådan handling er tvunget til at få andre betalt personale til at frygte deres positioner og forholde sig og modstå at arbejde med frivillige, idet de frygter, at de kan tage deres job. Men når der er naturlig nedslidning eller en generel omorganisering, skal du bruge denne lejlighed til at genoverveje, hvordan din organisation er oprettet, og hvordan du kan omkonfigurere job, så der kan udføres nogle opgaver af frivillige.

For eksempel har du netop forfremmet din receptionist til en administrativ assistentstilling, der arbejder med udviklingsdirektøren. Dette forlader receptionist jobbet åbent. Kan denne stilling blive fyldt af frivillige? En organisation, jeg besøgte for nylig, begrænser åbningstiden til 5 dage om dagen (10a. M. -3p. M.) Og bruger frivillige til receptionen. Der er en anden frivillig hver dag. Den frivillige svarer på telefonen, hilser besøgende og udfører et udvalg af veldefinerede og dokumenterede administrative opgaver.

I slutningen af ​​dagen bruger frivillige en formular til at opsummere de vigtige ting, der skete den pågældende dag, og eventuelle problemer, der måtte løses af den følgende dags frivillige.

Denne organisation har de fleste bugs udarbejdet, og frivillige er glade og loyale. Der er nu nok uddannede frivillige til at få et par ekstra frivillige på kontoret, der tager sig af andre kontoropgaver, og hjælper organisationen endnu mere.

Brug ikke bare frivillige til de mest rutinemæssige opgaver.

Mange frivillige er glade for at gøre kontorarbejde eller få mailinger ud af døren eller løbe ærinder, men når der er en opgave, som dine medarbejdere virkelig gerne vil gøre men der er ingen tid, tænk på at bruge en frivillig. En frivillig kan være en frivillig koordinator, hjælpe med at skrive tilskud eller forskningsbidrag, være ansvarlig for et nyhedsbrev, træne andre frivillige eller endda personalet, planlægge og gennemføre særlige begivenheder eller en lang række andre ting. Tænk kreativt og se efter frivillige, der har specielle talenter eller erfaringer.

Overvej at finde og bruge "Færdige" frivillige

Færdige frivillige er som regel specialister på de områder, som en nonprofit ikke er, såsom finansiering, menneskelige ressourcer eller markedsføring.De er ofte medarbejdere hos virksomheder, en del af deres arbejdsgivers sociale ansvarsprogram. De får tid af deres firmaer til at bruge tid på at arbejde med nonprofits. I løbet af denne recession er der også dygtige frivillige i mellem job, der kan være meget interesserede i at holde deres færdigheder skarpe og tilføje til deres CV'er.

Færdige frivillige kan ikke erstatte personale, men de kan erstatte dyre outsourcing og eksterne konsulenter.

De kan hjælpe dig med at omorganisere, gennemføre en organisatorisk revision, udvikle de data, der er nødvendige for at hjælpe bestyrelsen med at træffe organisatoriske beslutninger, finde måder at spare penge på vigtige tjenester eller hjælpe medarbejdere med at fokusere på, hvad der er vigtigst i deres job.

Forskning har vist, at nonprofits ikke bruger dygtige frivillige (også kaldet pro bono arbejde) så ofte som de burde. Spørg dine lokale firmaers fonde, hvis de har et fagligt frivilligt program eller ansøge om et bonussubsidium via Taproot Foundation.

Corporation for National & Community Service har et værktøjssæt til at hjælpe nonprofits gør sig klar til at bruge færdighedsbaserede frivillige. Du kan også sende dine åbninger til frivillige med faglige færdigheder hos Catchafire, en online matchende service.

Lad mig ikke tolerere et kastesystem i dit kontor

Jeg har set kontorer, hvor de betalte ledere dagligt gik ud til frokost, normalt sammen, mens de ansatte og frivillige spiste ægtsaladsmørbrød i pauserummet, mens de holdt ned fortet indtil lederne vendte tilbage.

Hvilken måde at gøre kontormedarbejdere og frivillige føles som førsteklasses borgere. Find måder at være inkluderende og få alle til at føle, at de er afgørende for noget meget vigtigt.

Gør hurtigt, når frivillige viser interesse

Frivillige har mange muligheder hos mange organisationer. Handle hurtigt, når de viser interesse for din, eller de vil gå et andet sted. Det er almindeligt for potentielle frivillige at modtage dårlig vetting af nonprofit organisationer. Enten er frivilligschefen døvedøvende over for, hvad frivilligt siger om hans eller hendes tid til rådighed (følelse overvældet er så hyppig en grund til frivillig flyvning som følelse underudnyttet); eller frivillig modtager et overfladisk interview, der ikke afslører evner og erfaringer, der kunne være led i at bosætte frivillige i en givende situation.

Hold et åbent sind om hvilke former for jobs frivillige kan udfylde.

Ja, du kan have en liste over grundlæggende roller, som du altid handler for, men når dit interview afslører andre muligheder, skal du ikke være bundet af præcedens og regler. Tøv ikke med at oprette et frivilligt job, der passer til den pågældende person, hans talenter og interesser. Du kan muligvis lindre en betalt medarbejder i en opgave og skifte den til en frivillig. Det skal give dit lønnede personale tid til at bruge tid på andre presserende opgaver. Det bør dog aldrig udsætte en lønnet person til mulig tab af arbejdspladser.

Den nederste linje er, at det ikke er til nogen fordel at reducere omkostningerne ved bevidst at skære personale og erstatte dem med frivillige, men der kan være kreative måder at sætte frivillige i stand til at udføre nogle roller, hvis du gør det klogt.