5 Måder at undgå juridiske problemer med frivillige

Frivillige er store og endda vigtige for din velgørenhed. Men hvis tingene går galt med en frivillig, kan det stave dårlige nyheder til din organisation.

For eksempel, hvad hvis en frivillig har en ulykke, mens han serverer med dig? Hvad hvis volontøren bryder loven eller gør ondt til en anden? Din organisation kan være ansvarlig.

Her er fem måder at gøre det mindre sandsynligt, at du får problemer med dine frivillige.

Nogle af disse kan virke besværlige, men tag dig tid til at gøre dem rigtige og beskytte både din organisation og dine frivillige.

1. Udvikle frivillige politikker og procedurer.
Kontakt en advokat eller frivillig specialist for at sikre, at disse er tilstrækkelige. Politikker bør udpege frivillige opgaver og behandle spørgsmål som diskrimination, chikane og anden muligvis ulovlig adfærd.

Ved udtrykkeligt at forbyde dårlig opførsel kan din organisation være beskyttet mod ansvar. Sørg også for at inkludere beskyttelse for frivillige mod misbrug af organisationen og dets medarbejdere.

2. Skriv jobbeskrivelser for alle frivillige stillinger.
Være eksplicit om forventninger til frivillig og hvad han eller hun kan og ikke kan gøre. Stave enhver mulig risiko for frivillige og bede om en underskrevet frigivelse fra ansvar. En grundig og præcis jobbeskrivelse kan hjælpe med at beskytte organisationen mod ansvar, hvis frivillige går ud over, hvad han eller hun må gøre.

Her er nogle ting, der skal medtages i jobbeskrivelser:

• din ideelle formål
• nødvendig uddannelse til denne stilling
• de forpligtelser, der forventes af frivillige
• den tid, der er nødvendigt for at gøre opgaven
• hvor frivilligheden skal udføre arbejdet

3. Kræv hver frivillig at udfylde et program.

For det meste betaler det sig at kræve en ansøgning.

Men i nogle tilfælde med gruppeprojekter, der involverer et "kvægopkald" for frivillige, kan du bare få frivillige til at udfylde et frafald, der frigiver organisationen fra ansvar.

Programmets kompleksitet vil afhænge af stillingen. Hvis frivillige arbejder med sårbare mennesker som børn eller ældre, bør linjen være højere. Til menial opgaver med ringe risiko for nogen, ville en kortere ansøgning være egnet. Pas på at have forskellige applikationer til forskellige job. Der er ingen mening at afskrække nogle frivillige med en lang form, hvis det ikke er nødvendigt.
Her er nogle ting, der skal medtages i en ansøgning, hvor det er relevant:

• Personlige oplysninger som adresse, telefonnummer, email adresse, kontaktperson i tilfælde af sygdom eller ulykke, kørekort, bevis for personlig forsikring, etc.
• Kvalifikationer, når det er nødvendigt for jobbet, såsom særlige færdigheder eller uddannelsesniveau.
• Referencer, der kan attestere ansøgerens gode karakter eller arbejdsmoral. Referencer kan være fra et fællesskabsmedlem, et andet nonprofit, hvor ansøgeren har frivilligt eller en arbejdsgiver.
• Skriftlig tilladelse til at foretage en baggrundskontrol, der er afgørende, hvis de frivillige vil arbejde sammen med børn eller andre risikofyldte befolkningsgrupper
• Afskedigelse af fortrolighed, så du kan indsamle de oplysninger, du har brug for, og dele den korrekt.

4. Udfør korrekt screening.

Pas på her. Screening er især vigtigt for frivillige, der kan være i kontakt med sårbare mennesker, eller som skal køre, mens de gør deres frivillige arbejde eller deltage i andre former for farligt arbejde.
31 procent af nonprofits udfører ikke frivillige screeninger i henhold til en undersøgelse. Nonprofits tror ofte, at de kan polere deres frivillige selv og forsømmer at udføre ordentlig baggrundskontrol. Men det kan lade organisationen stå åben for ansvar. Tænk på screening som en del af dine sikkerhedsprocedurer og risikostyring.
Screening skal altid være respektfuld og beskytte frivilliges privatliv så meget som muligt. Få skriftligt samtykke til screening, inden du fortsætter.

Skær også fra tid til anden som en sikkerhedsforanstaltning.
Screening kan være lige så simpelt som et personligt interview eller kan omfatte:

• kriminel baggrundskontrol
• køreplaner og licenser
• bekræftelse af forsikring
• screening for sundhedsmæssige forhold eller anmodning om bevis for visse vaccinationer
• verificere legitimationsoplysninger som et undervisningsbevis eller særlige færdighedsvurderinger

5. Giver fremragende træning og ledelse.
Skift aldrig en frivillig løs uden tilstrækkelig træning. Frivillige sætter pris på at blive uddannet, så de ved hvad de skal gøre og hvornår. Træn i grupper eller en på en. Udvikle skriftlige materialer, som frivillige kan tage med dem, og træne på deres specifikke opgaver. Tildel frivillig til en medarbejder til overvågning.
Uddannelse kan omfatte:

• din organisations adfærdskodeks
• hvordan man handler, når den repræsenterer organisationen
• hvordan man identificerer og rapporterer misbrug
• hvordan man opretholder fortroligheden af ​​organisationen og de mennesker, den tjener
• Hvad du specifikt forventer af frivillige
• , hvordan du rapporterer eventuelle problemer
• hvem har ansvaret og hvordan man når dem

Endelig, være villig til at afvise en frivillig, hvis de overtræder nogen af ​​reglerne, er vanskeligt at komme sammen med, er upålidelige eller misbruger på nogen måde. Udvikle en skriftlig procedure for personale, hvis de skal lade en frivillig gå.
Fortæl altid frivilligheden, hvorfor du lader dem gå, og dokumenter derefter afskedigelsen, ligesom du ville med en betalt medarbejder. Hvis du har en procedure, følger den og optager handlingen, hjælper du dig, hvis frivillige beslutter at indgive en klage til din øverste ledelse eller på anden måde forsøge at komme tilbage til dig.
Glem ikke at have politikker til dit personale, der dækker, hvordan de skal behandle frivillige.Beskriv, hvilken chikane er, og hvordan man undgår det. Opsæt en klageprocedure, som frivillige kan bruge til at rapportere misbrug.

Frivillige vil gøre det godt og er taknemmelige, når en organisation er parat til at arbejde med dem. De vil have gode politikker på plads og have en ordentlig uddannelse og ledelse. At holde frivillige rundt kræver ikke kun taknemmelighed fra din side, men også en organiseret tilgang, der er beskyttende for både frivillige og din ideel.

Anbefalede ressourcer:

Frivillige: Balanceringsrisiko og belønning (Nonprofits Insurance Alliance Group)

Frivilligt screening - fra Energize, et nav for frivillig ekspertise.