Lær hvad skal inkluderes i din eventplanlæggerkontrakt

De fleste begivenheder planlægning fagfolk - hvad enten de er bryllup planlæggere, konference planlæggere, parti planlæggere eller corporate events specialister - ved, at begivenhed planlægning kontrakter er en kritisk komponent til en vellykket begivenhed planlægning forretning. Og mens ordet "kontrakt" kan bringe en negativ konnotation i dagens lovlige samfund, har en juridisk kontrakt simpelthen tvunget de involverede parter til at acceptere - skriftligt - til en række vilkår og betingelser.

Formålet med arrangementet om planlægning af arrangementer er at beskytte begge parter.

Hvis du nogensinde har haft et møde med nogen og troede, at du begge forstod hinanden, for kun at finde ud af senere, at du begge gik væk med en helt anderledes følelse af, hvad der blev diskuteret og hvilke næste skridt, har du oplevet verden af fejlkommunikation. Det sker for alle i alle samfundslag i både personlige og faglige forhold.

Under visse omstændigheder kan konsekvenserne være små, som f.eks. Manglende afhentning af middag på vej hjem fra arbejde, fordi din forståelse var, at din partner dækkede det. I andre situationer - især i erhvervslivet - kan forgreningerne være både skadelige og dyre. At have en arrangement om planlægning af arrangementer sikrer, at både dig og din klient har en klar forståelse af det arbejde, der skal gennemføres, og andre nødvendige aspekter af at drive forretning sammen.

Når du udvikler din arrangementsplanlægningskontrakt, skal du sørge for at inkludere disse fem elementer.

Angiv klart Event Planning Services, der vil blive leveret.

Som en begivenhedsplanlægger kan det være en af ​​de mest oplagte ting at medtage i arrangementplanlægningskontrakten.

Og på nogle måder er det. Dog præciserer du detaljeret hvilke tjenester du vil levere, er kritisk, da dit arbejde vil være begrænset til at levere kun de tjenester, der er angivet på denne liste.

Eventplanlæggere udfører en bred vifte af tjenester, og de leverede tjenester kan variere fra en begivenhed til en anden. En arrangement planner kan give blomster arrangementer, en anden kan ikke. Nogle arrangementer planlæggere kan hjælpe med stedvalg og andre håndtere transportbehov for gæster. Ingen to begivenhedsplanlæggere er nøjagtigt ens. Derfor er ikke to arrangementer om arrangementsplanlægning nøjagtigt ens.

Mens dine begivenhedsplanlægningstjenester vil være begrænset til de emner, der er angivet på denne liste, er det vigtigt at også liste tjenester, der ikke vil blive leveret. Hvorfor? Det hjælper dig med at få disse opgaver opført i arrangementet planlægningskontrakten, så din klient ved, at disse er tjenester, som du ikke vil udføre.

Det er også nyttigt at have dette skriftligt og aftalt som en del af din kontrakt, så i forbindelse med planlægningen af ​​denne begivenhed, hvis din kunde skal anmode om at håndtere disse ansvarsområder, har du en kontrakt til at stå bag når Du afviser dig høfligt for at udføre disse opgaver.Brug bredt sprog til at beskytte dig mod at udføre noget, der ligger uden for rigdommen for dine aftalte arrangementplanlægningstjenester.

Betalingsplan

Alle arrangementsplanlægningskontrakter skal indeholde betalingsbetingelser og specifikationer vedrørende betalingsplanen. Begynd med den indledende indbetalingsdato og klart at kommunikere, at der ikke begynder noget arbejde ved planlægningen af ​​denne begivenhed, indtil depositumet er modtaget. Hvis begivenhedsdatoen er valgt, angiv den dato, hvorpå depositum skal modtages for at kunne levere ydelserne til den pågældende valgte dato. Angiv en betalingsplan og detaljer om fremtidige betalinger, enten ved at indstille en fastsat kalenderdato for hver betaling eller binde hver betaling til en milepæl i planlægningsprocessen. Etablering af en betalingsplan, der passer bedst til din virksomhed og dit cash flow. Inkluder eventuelle skatter og ekstra gebyrer.

Vilkår for begivenhed Afbestilling

Hvad sker der, hvis din klient annullerer arrangementet - når som helst i arrangementet med planlægning?

Lad ikke resultatet være tilfældigt! Din eventplanlægningskontrakt skal indeholde vilkår for aflysning af arrangement. Dette er en vigtig del af kontrakten, der beskytter både din virksomhed og forventede indtægter fra denne begivenhed.

Angiv, at den oprindelige indbetaling og alle betalinger op til tidspunktet for annullering ikke kan refunderes. Dette sikrer, at du bliver betalt for det arbejde, der allerede er gennemført. Dette er kritisk i begivenhedsplanlægningen, da det meste af arbejdet er afsluttet inden selve arrangementet.

Overvej at inkludere en klausul om, at kunderne er ansvarlige for betaling af tjenester udført indtil det tidspunkt, hvor der er modtaget skriftlig meddelelse om aflysning af arrangement. Dette er især nyttigt, hvis din betalingsplan er struktureret på en måde, der gør det muligt at arbejde mellem regelmæssige betalinger.

Afslutningsklausul

Hvad hvis en orkan ankommer lige i tide for at ødelægge din ellers velplanlagte begivenhed? Omstændigheder uden for din kontrol - som ekstremt vejr eller arbejdsstop - som forårsager, at en part ikke er i stand til at opfylde betingelserne i arrangementet om planlægning af arrangementer, er beskyttet af en opsigelsesklausul, også kendt som force majeure. Ved at medtage en opsigelsesklausul, er begge parter fritaget for ansvar under disse omstændigheder. Sørg for at angive vilkårene og tidsrammen for opsigelse, som f.eks. Grundene til annullering.

Skadesløsholdelse

De fleste kontrakter indeholder en erstatningsklausul. Men bare fordi de er almindelige, bør du ikke undervurdere deres betydning. Inddragelsen og omfanget af en erstatningsklausul kan betydeligt påvirke din virksomhed. Dybest set indeholder en erstatningsklausul beskyttelse, hvis din klient gør noget, der får dig til skade eller resulterer i en tredjepart, der sagsøger dig for erstatning.

Det betyder simpelthen, at din klient ikke kan holde dig ansvarlig for eventuelle tab, skader, forpligtelser eller udgifter, der er et resultat af deres uagtsomhed.Vigtigst, når du forbereder en eventplanlægningskontrakt, skal du ikke underskrive noget, før du er helt tilfreds med vilkårene.