Er det tid til at spore inventar?

For mange nye eller hurtigt voksende virksomheder kan værdien af ​​opgørelsen ofte udgøre en betydelig procentdel af deres samlede aktiver. For andre er lageromkostninger et trivielt beløb. Medmindre din virksomhed sælger eller opbevarer genstande, der er underlagt lovligt tilsyn, f.eks. Visse farlige materialer eller lægemidler, er der ingen love, der kræver, at du implementerer eller vedligeholder et opsporingssporingssystem.

De fleste virksomheder finder imidlertid, at fordelene ved effektiv lagerstyring gør deres indsats værd, men det er også rigtigt, at ikke alle virksomheder skal følge opgørelsen.

Da der ikke findes konkrete regler om, hvorvidt opsparingssporing er nødvendig, skal beslutningen om, hvorvidt din virksomhed skal følge opgørelsen, være baseret på faktorer, der er specifikke for hver virksomhed. Besvarelse af følgende spørgsmål kan hjælpe dig med at beslutte, om det er tid for dig at starte et lagerstyringssystem.

1. Køber du bare de mængder, der er nødvendige for at udfylde ordrer, når du modtager dem? Hvis du for eksempel sælger brudepiger kjole, der findes i forskellige størrelser og farver, lager du alle mulige muligheder i multipler eller køber de nøjagtige størrelser i den ønskede farve, når din kunde bestiller en ordre? Hvis sidstnævnte, behøver du sandsynligvis ikke at spore lagerbeholdningen.

2. Er værdien af ​​din beholdning mere end 25 procent af din månedlige omsætning?

I så fald anbefaler mange revisorer, at du opretter en lagerstyringsplan.

3. Hvor ofte savner du en salgsmulighed på grund af ikke-udbudte varer? Mistede muligheder kan være vanskelige at identificere, men du har måske fået kunderne til at ringe eller besøge din butik for at høre om du har en bestemt vare.

Du kan også bemærke, at en hylde er bar måske ser kunderne en tom hylde i stedet for det emne, de har til hensigt at købe og derefter forlader uden et salg. En eller to varer uden for lager i løbet af et år påvirker sandsynligvis ikke dit salg, men hyppigere forekomster kan. Et velfungerende lagerstyringssystem kan hjælpe dig med at forhindre, at varer uden for varen er.

4. Hvor ofte modtager du flere ordrer på varer, end du kan udfylde i tide? Dette kaldes overselling, og selvom det ligner ikke-udbudte varer, bruges udtrykket hyppigere i e-handel. Overselling kan være særligt skadeligt, hvis du annoncerer forsendelsen i næste dag eller gør lignende løfter, som f.eks. Garanti for, at en ordre kommer frem til en ferie. Overselling er en god indikation for, at du skal spore din beholdning.

5. Hvor sikker er du, at du ikke oplever lagerkrympning? Forfaldne opgørelser kan være tegn på tyveri af kunder eller medarbejdere.Det kan også indikere urapporteret brud. Du kan måske bemærke, at et bestemt emne simpelthen er forsvundet, men du kan også bemærke, at forholdet mellem dit salgs- og varer købte konti er ugunstigt. Opsporing af lager kan hjælpe dig med at identificere krympning, så du kan tage korrigerende handlinger.

6. Opretholder du en levering af råvarer eller komponenter, som du bruger til at producere færdige varer til salg? Hvis det er tilfældet, kan du have brug for oversigtssporing for at hjælpe dig med at sikre, at du har tilstrækkelige materialer til rådighed for at producere de varer, du skal bruge til at opfylde dine kunders krav.

Etableringssystem til opsporing af inventar

Større fremstillings- og detailoperationer har typisk komplekse lagersporingssystemer, der forbinder deres logistik, ordreindgang, indkøb, produktionsplanlægning, salgssteder, omkostningsregnskaber og andre afdelinger. Mindre virksomheder har imidlertid normalt ikke brug for denne komplicerede metode til lagersporing, i det mindste ikke i første omgang. Et system kan være lige så enkelt som en filkasse indeholdende indekskort eller et bindemiddel, der indeholder et ark papir for hvert emne i din beholdning.

Der findes også en række software uden for hylderne til lagerstyring, og nogle af de mere rudimentære programmer kan downloades gratis.

Naturligvis skal dit lagerstyringssystem afspejle arten af ​​din virksomhed og dine specifikke behov. De fleste gode lagersystemer indeholder dog følgende oplysninger.

1. Placering: Tildel en enkel placeringskode til hvert sted, der bruges til at lagre lager. Hvis du har tre hylleenheder, kan du f.eks. Bruge bogstaverne A, B og C til at repræsentere enhederne, efterfulgt af et tal til at repræsentere den specifikke hylde, f.eks. A-2 eller C-4.

2. Vare: Du skal oprette et varenummer eller en beskrivelse for hvert emne, du planlægger at oplagre. Kompleksiteten af ​​varenummeret varierer. Hvis du for eksempel sælger en bred vifte af kvinders kjoler, kan du oprette et nummereringssystem, der identificerer stilen, farven og størrelsen af ​​hver kjole, der sælges. På den anden side kan du blot inkludere alle kjoler under et enkelt nummer, oprette separate numre for hver størrelse eller vælge en anden metode. Hvis du videresælger varer, du køber hos en grossist, kan du simpelthen bruge grossistens varenummer. Dette vil gøre omregning ret simpelt også.

3. Omkostninger: Du skal kende enhedsprisen for hvert element for at værdiansætte din beholdning. Denne pris kan ændres med hver ny ordre. Sporing af fluktuerende omkostninger vil direkte påvirke din brutto fortjenstmargen og omkostningerne ved solgte varer, så at have et nøjagtigt tal vil være en nøglefaktor for at holde en nøjagtig P & L.

4. Kilde: Medtag navnet på sælgeren fra hvem du har købt. Denne registrering vil gøre det muligt for dig hurtigt at ombestille eller spore sælgerændringer sammen med kvalitets- eller omkostningsvariationer.

5. Dato: Indtast den dato, hvor du har modtaget varen.

6. Mængde: Indtast antallet af enheder, du har modtaget eller aktuelt har til rådighed.

7. Ombestilling: Baseret på dit forventede salg og leverandørens ledetid, skal du bestemme det punkt, hvor du skal ombestille produktet.

8. Aktivitet: Efterhånden som salget opstår, optag dato og mængde, og træk derefter de solgte enheder fra mængden på hånden. Du skal også optage varer, der blev brudt i butikken eller på anden måde gjort uselverige.

Uanset om du vælger et manuelt system eller en software-løsning, er nøglen til effektiv opsporing af sporing at opretholde dine optegnelser med regelmæssighed og rutine. Afhængigt af din virksomhed skal du muligvis opdatere dine manuelle poster dagligt, ugentlig eller månedligt. En computeriseret løsning kan eliminere mange af de manuelle opgaver, men selv et automatiseret system vil kræve vedligeholdelse, såsom indtastning af nye varenumre eller opdatering af lokaliseringskoder. Det betyder at udvikle en standardiseret proces og uddanne enhver, der vil røre ved det, hvordan man bedst styrer og vedligeholder det.

I sidste ende skal beslutningen om, hvorvidt lagersporing skal gennemføres, og den bedste metode, der skal anvendes, ligge hos hver virksomhedsejer. Kun du kan afgøre, om arten af ​​din virksomhed, dit volumen og dine særlige problemer kan være til gavn for en formel lagerstyringspolitik.