Når en revisor eller inspektør kommer til din virksomhed

Alle i erhvervslivet kender til IRS-revisioner, men din virksomhed kan inspiceres eller revideres af lokale, statslige og føderale agenturer og afdelinger for en lang række spørgsmål:

• Lokale myndigheder , for brandinspektioner, byggekoder, sundheds- og sikkerhedsspørgsmål og mulige overtrædelser af amerikanere med handicaploven
• statslige agenturer , for moms, forretningsregistrering og beskæftigelsesspørgsmål
• føderale agenturer, > herunder OSHA, ADA, afdelingen for løn og time og indvandring / toldvæsen (ICE).

Her er en liste over statslige og føderale agenturer, der kan revidere eller inspicere din virksomhed.

Typer af revisioner og inspektioner

Nogle agenturer skal

• inspicere din virksomhed, når den åbnes. Disse er typisk lokale virksomheder som sundhedsafdelingen eller bygningsafdelingen. Nogle agenturer
• inspicer regelmæssigt . Lokale brand- og sundhedsinspektører kommer normalt på en roterende tidsplan. Nogle agenturer kan
• komme til din virksomhed uanmeldt uden grund . OSHA er et af disse agenturer. Nogle agenturer kommer
• som svar på en klage fra en medarbejder eller kunde eller anden person. Indvandringsinspektører, ADA-inspektører og OSHA-inspektører reagerer på klager fra en medarbejder eller kunde. IRS-revisorer eller statslige revisorer kan komme som svar på en klage fra en uafhængig entreprenør.

Forberedes før en revision eller inspektion

Lav tid til at forberede eventuelle revisioner eller inspektioner:

Lav en liste over mulige agenturer

• , som kan inspicere din specifikke forretning. Inkluder agenturer, der måtte opstå på grund af din virksomheds specifikke karakter. For eksempel kan fødevarebaserede virksomheder have en sundhedsinspektør. Kend dine rettigheder
• for hver type inspektion. Kan du bede inspektøren om at vende tilbage senere, når det er mere bekvemt for dig? Har du ret til at ledsage inspektøren eller revisoren? Sæt dig sammen med din advokat
• og diskuter dine rettigheder og ansvar under disse revisioner og inspektioner. Indstil procedurer
• for at du og dine medarbejdere skal følge, når en inspektør eller revisor opdager, og træne dine medarbejdere i hvad de skal gøre. Det kan være en god idé at sætte disse processer i en notesbog et eller andet sted.

Bestem hvem der skal underrettes

• når en inspektør ankommer. Hvad skal dine medarbejdere gøre, hvis du ikke er til rådighed? Hvem er næste ansvarlig? Skal din advokat blive underrettet og hvornår? Kontroller dine virksomhedsregistre
• , der vedrører denne inspektion, for at sikre, at de er korrekte, fuldstændige og i overensstemmelse med loven. For eksempel vil en føderal eller statsløn- og timeinspektør ønske at se tidsskrifter eller andre tidsregistreringer. Den første ting at gøre under en inspektion eller revision:

Vær høflig og hjælpsom. Din holdning bør være: "Vi vil adlyde leget og gøre det rigtige. Hjælp os ved hvad det er." Hvis der er problemer, vil vi rette op på dem. "

Kontroller inspektørens identitet

• og kontroller, at inspektøren har det rette papirarbejde, herunder en warrant, hvis det er nødvendigt. Falske inspektører viser sig til tider at forsøge at skræmme arbejdsgiverne til at indsende til inspektioner, derefter betale bøder eller sanktioner eller købe compliance kits. Så
• sæt din plan på plads. T
• ake-fotos, eller hold en log af inspektionen eller revisionen. Følg inspektøren eller spørg, om du kan sidde på revisionen. Frivillig ikke noget
• . Hvis du bliver stillet et spørgsmål, skal du svare på det. Tilføj ikke noget til dit svar. Efter afslutningen af ​​revisionen eller inspektionen skal
• anmode om en anmeldelse. De fleste inspektører eller revisorer vil ikke forpligte sig til noget specifikt, men de bør give dig en generel ide om, hvorvidt der var overtrædelser, og hvad man kan forvente næste. Efter en revision eller inspektion

Hvis der er påstået overtrædelser fra inspektøren, har du ret til

appelproces. Hvordan dette trin håndteres afhænger af det specifikke agentur. Som en opfølgning skal ethvert agentur give dig en skriftlig oversigt over overtrædelser, om disse er korrigerende, og hvordan, og hvilke bøder og sanktioner der pålægges. På dette tidspunkt vil du sandsynligvis gerne kontakte din advokat for at diskutere et svar.

Hvis der ikke kommer nogen overtrædelser fra inspektionen, diskuter med dine medarbejdere, hvad der gik godt, hvad du har hørt eller så, og hvad du kan lære at gøre bedre næste gang.

For næsten enhver forretning er der næste gang.