Hvordan din lønningstjeneste kan hjælpe med årsrapporten

Mange virksomheder har lønningstjenester til at hjælpe med at behandle lønsedler for medarbejdere. Selv en meget lille virksomhed kan drage fordel af at have en lønningstjeneste. Men der er nogle andre opgaver, du kan få hjælp til, især i slutningen af ​​året og på vej ind i det nye år.

Jeg spurgte Teresa Ray, ejer af Lønningsafdelingen, Inc., om de typer af årsopgaver, en lønningstjeneste kan tilbyde kunderne.

Indsamling af oplysninger til 1099'erne

Hvis du har betalt ikke-ansatte (f.eks. Uafhængige entreprenører og freelancere), skal du give en 1099-MISC-formular om året -Du kan spørge din lønningstjeneste for at foretage disse betalinger i løbet af året. Din service kan også være ansvarlig for alle 1099 forberedelser og arkivering. Hele opgaven er taget ud af dit skrivebord som arbejdsgiver!

Teresa foreslår, at du begynder med at gå tilbage gennem dit virksomhedscheckkonto register for at finde betalinger til ikke-ansatte for året.

Du skal også sørge for, at hver ikke-medarbejder har underskrevet en W-9-formular, der giver oplysninger om skatteyderens ID og postadresse.

Så skal du afgøre, om en 1099-formular er nødvendig for hver person eller virksomhed på din liste. Dette er en to-trins proces. Generelt kræves en 1099 for alle enkeltpersoner og ikke-erhvervsmæssige virksomheder, som du har betalt $ 600 eller mere i løbet af året.

Der er særlige regler for advokater. Denne artikel giver dig oplysninger om, om en 1099-MISC-formular er nødvendig.

Når alle nødvendige data er indsamlet, kan du sende det til din lønningstjeneste, og de kan forberede og indgive de nødvendige formularer og sende modtageren også deres kopi. Din lønningstjeneste gør alt elektronisk.

For dig som arbejdsgiver at undersøge hele processen og gøre det nøjagtigt, vil det tage lidt tid. Og da det kun sker en gang om året, skal du genvinde processen hvert år.

Indsamling af information til W-2 Forms

W-2-formularer skal gives til medarbejdere hvert år og indleveres til Social Security Administration, der giver oplysninger om medarbejderens bruttoløn og tilbageholdelse. Teresa siger, at W-2-information ligner en afsluttende eksamen, som en arbejdsgiver tager ved årsskiftet. Alle fire fjerdedele af 941-formularen (Kvartalsløn og Skatteberetning) svarer meget til dine W-2-formularer.

Hvis du har en lønningstjeneste, er der ikke behov for at udarbejde oplysningerne ved årets udgang. Din service vil sørge for at forberede W-2'erne, arkivere dem med de forskellige offentlige myndigheder samt give dig en kopi som medarbejder og medarbejder.

Sikkerhedskopiering tilbageholdende papirarbejde

I nogle tilfælde kan du blive anmodet om af IRS at tilbageholde føderale indkomstskatter fra ikke-ansatte. Denne tilbageholdte tilbageholdelsesfradrag kan håndteres af din lønningstjeneste. Tjenesten kan fratrække de nødvendige skatter, der kræves af IRS.

Tilbagebetaling af kontanter uden kontanter

Ved udgangen af ​​hvert år skal arbejdsgiverne ifølge loven returnere uindbetalte medarbejderlønninger til staten.

Kontrol kan erstattes mod et gebyr, men statsloven kræver, at checks ikke udskiftes for at blive overført til staten.

Din lønningstjeneste kan årligt hjælpe dig ved at identificere de udestående checks og om muligt kontakte medarbejderen for at fortælle dem om checken.

Hvad din lønningstjeneste vil ikke gøre

• En lønningstjeneste engagerer sig ikke i nye ansættelsesformularer for medarbejdere og formularer til ansættelse af uafhængige entreprenører.
• En lønningstjeneste giver ikke oplysninger til arbejdsgivere, der udarbejder deres egne formularer til ansvar. Hvis tjenesten udfører opgaven, vil de tage ansvar for nøjagtighed og passende rapportering.

Afsluttende tanker om lønningstjeneste Hjælp til arbejdsgivere

Teresa siger,

"For nylig har jeg fortalt folk, at lønningslisten er et" dyr ". Med regeringens ændringer kommer i et hurtigt tempo, er det svært for arbejdsgiverne at forblive De har gode hensigter, men hvis de bliver korte, er der ikke meget sympati fra Internal Revenue Service.

Vores arbejde hos The Payroll Department, Inc. skal informere vores kunder om compliance og proceskvalitet lønlister. gør dette, arbejdsgiveren har mere tid til at gøre, hvad de gør bedst, og de kan have ro i sindet, at deres lønningsliste bliver forberedt ordentligt! "