Hvordan man skriver en virksomhedsbogstav

Har du brug for at skrive et forretningsbrev? Er du ikke sikker på det bedste layout, du skal bruge, eller hvad skal du medtage i dit brev? Det er vigtigt, at alle de forretningsbrev du skriver, er korrekt formateret og professionelt i udseende.

Når du skriver til potentielle arbejdsgivere, kollegaer, faglige og forretningsforbindelser, er layoutet af dit brev næsten lige så vigtigt som det du skriver.

Hvis brevet ikke er formateret korrekt, har ikke nok plads mellem afsnit og bruger en ikke-traditionel skrifttypestil eller -størrelse, kan den afspejle dårligt på dig.

Retningslinjer for erhvervslitteratur

Her er retningslinjer for at skrive et forretningsbrev, så al din korrespondance giver det bedste indtryk.

Margener
Forretningsmæssige brevmargener skal være omkring 1 "rundt. Dette giver dit professionelle brev et ryddet udseende. Du skal justere din tekst til venstre, så er de fleste dokumenter justeret, så det vil gøre dit brev læseligt.

Letter Spacing
Forladelse af plads i dit brev skaber et klart, præcist og let læseligt udseende, som læseren vil sætte pris på. Dit brev skal være i blokformat: hele bogstavet skal være justeret til venstre og enkelt-afstand med undtagelse af et dobbeltrum mellem afsnit.

Skriftstørrelse
Den traditionelle skrifttype for et professionelt brev er 12. Skriften skal være Times New Roman eller Arial. Men hvis du bruger et brevpapir, kan brevpapiret være i en anden skriftstørrelse og -stil.

Font Style
Der er ingen grund til at bruge forskellige stilarter inden for et professionelt brev. > Brug en ensartet skrifttype (en bogtryksfont, f.eks. Times New Roman eller Arial), og undgå at understrege, kursivere eller modige. Hvis du bruger brevpapir, kan brevpapiret være i en anden skrifttypestil.

Brevtekst

Brevtekst skal være rent og læsbar. Undgå at skrive dit brev i en stor tekstblok.
Bryd din tekst i flere kortfattede afsnit. Disse stykker skal tilpasses til venstre; dette giver mulighed for lettere læsning. Når du har gennemført dit brev, skal du bede andre om at læse det for dig. Få dem til at se kort ved brevet. Er der for meget tekst på siden? Er det nemt at se de forskellige afsnit?

Kontaktoplysninger

Den første del af dit brev skal indeholde dine kontaktoplysninger og kontaktoplysninger til den person, du skriver. Inkluder også den dato, du skriver øverst i dit brev.
Kontakteksempel

• Brevhilsen

Medmindre du kender læseren godt og typisk adresserer dem efter deres fornavn, skal du medtage personens personlige titel og fulde navn i hilsen (dvs.e. "Kære Mr. James Franklin"). Hvis du er usikker på læserens navn, skal du inkludere hans eller hendes titel (f.eks. "Dear Executive of Marketing"). Hvis du er usikker på læserens køn, skal du blot angive deres fulde navn og undgå den personlige titel (f.eks. "Kære Jamie Smith"). Hvis du er usikker på læserens køn, navn og titel, skal du blot skrive "Til hvem det kan bekymre sig." Efterlad en linje tom efter hilsen.
Hilseneksempler

• Brevafsnit

Professionelle bogstaver skal være relativt koncise.
Det første afsnit kan indeholde en kort venlig åbning og en kortfattet forklaring på din begrundelse for at skrive. Andet afsnit (og eventuelle efterfølgende afsnit) bør udvide din begrundelse for at skrive. Det sidste afsnit skal omklare din begrundelse for at skrive og, hvis det er relevant, angive din handlingsplan (eller anmode om, at en eller anden type handling træffes af læseren).

Lukning

Når du skriver et forretningsbrev eller en mailbesked, er det vigtigt at lukke dit brev på en professionel måde, så dit brev er i sin helhed velskrevet og professionelt.
Afslutningseksempler

• Signatur

Når du sender et papirbrev, skal du afslutte brevet med din underskrift, håndskrevet, efterfulgt af dit indtastede navn. Hvis dette er en email, skal du blot medtage dit typede navn.
Signatureksempler

• Endelig glem ikke at stave og tjekke dit brev, før du sender det.

Igen, spørg et familiemedlem, en ven eller en kollega for at gennemgå det for dig. Det er altid godt for et andet par øjne at tage et kig, fordi det er svært at fange vores egne fejl.

Business Letter Format

Gennemgå et formateret forretningsbrev med oplysninger om, hvad du skal medtage i hvert afsnit af dit brev.
Eksempler på forretningsbrev

Eksempler på forretningsbrev til en række forretningsmæssige, faglige og beskæftigelsesrelaterede korrespondance, herunder brev- og e-mail-beskedprøver og skabeloner.