Sådan repareres dine balancer i QuickBooks

QuickBooks er kraftfuld regnskabsmæssig software, der giver robust rapportering og indsigt i den økonomiske sundhed i virksomhedens bøger. Selvfølgelig hviler det på den meget vigtige forudsætning, at data skal indtastes med fuldstændig nøjagtighed for at sikre, at konti tilføjes korrekt. Inputfejl, afrundingsfejl og ufuldstændige ledgers kan alle medføre, at konti tilføjes forkert og dermed reducere nøjagtigheden af ​​dine QuickBooks-udsagn.

Hvis dine bøger ikke afstemmer, skal du forstå, at Intuit indeholder en række værktøjer, der hjælper virksomhedsejere med at finde kilden til en regnskabsmæssig fejl og adressere det effektivt. Ved at reparere disse problemer med det samme kan du sikre dig, at dine bøger er korrekte og opdaterede, og dine rapporter kan stole på.

1. Gennemfør en prøvebalance

For at dine balancer skal være korrekte, skal summen af ​​dine indberettede aktiver svare til bruttogæld plus total egenkapital. Når disse konti ikke fylder op til nøjagtig samme værdi, anses de for ubalanceret til regnskabsmæssige formål. QuickBooks kan tilbyde øjeblikkelig feedback om, hvorvidt dine konti er afbalanceret ved at køre en prøvebalance, der giver et hurtigt overblik over nettoværdien af ​​eventuelle konti, som enten har en positiv eller negativ saldo. Med henblik på en prøvebalance ignoreres enhver konto, der har en nulstilling. Output fra en QuickBooks prøvebalance kan forenkle at identificere hvilke konti der kan have udestående fejl.

Efter at have gennemgået disse oplysninger, skal du skrive ned hver konto, som du mener, kan have et problem, og det beløb, som denne konto synes at være unøjagtig til.

2. Eksporter data

Brug oplysninger fra din prøvebalance, og identificer en liste over konti, som du mener muligvis skal ryddes op. Øverst i QuickBooks-vinduet skal du klikke på File -> Utilities -> Export -> Lists of IIF Files.

Dette skal oprette et vindue med titlen "Export" og en liste over afkrydsningsfelter. Marker afkrydsningsfeltet, der siger "Kontoplan" øverst på listen. Når du har valgt dette element, skal du klikke på "OK" i højre side af vinduet. QuickBooks skal derefter oprette og eksportere en IIF-fil, der kan åbnes i Microsoft Excel. Det er ofte en god idé at sikkerhedskopiere denne fil ved at gemme den igen som en XLS. Konvertering af IIF til en XLS-fil forhindrer også potentielle problemer med formatering eller beskyttet tilstand.

3. Identificer problematisk konto

Den fil, der blev oprettet i det foregående trin, kan bruges til at gennemgå en hovedbog for hver konto, du identificerede i første trin. Start med at slette de to første rækker i datasættet for at gøre informationen nemmere at administrere og sortere. Se kolonnerne B og F, der indeholder henholdsvis navn og beløb for hver transaktion i dine bøger.For at gøre disse data mere nyttige, skal du sortere elementerne i kolonne F fra lav til høj. Ved enten at rulle gennem den sorterede liste over transaktioner eller blot at bruge Excels søgefunktion, skal du forsøge at finde de værdier, du har identificeret som unøjagtige i det første trin. Hvis du finder en af ​​værdierne, skal du sørge for at kontrollere dit arbejde ved at vende tilbage til QuickBooks og køre en QuickReport på kontokortet.

4. Brug Rebuild Data Utility

Med dine problematiske transaktioner identificeret kan du nu fortsætte med at reparere din beskadigede balance for at sikre større nøjagtighed af fremtidige rapporter. Den enkleste måde at reparere en balance på er i mange tilfælde at bruge genopbygningsdatabasen, der følger med QuickBooks. Denne funktion er designet til automatisk at finde og reparere fejlbehæftede transaktioner i en konto ved at sammenligne den med data fra den generelle balance. Du kan køre genopbygningsdatabasen ved at klikke på File -> Utilities -> Rebuild Data. Hvis du har identificeret det specifikke problem, kan du også manuelt reparere den fejlbehæftede transaktion ved at gå ind i QuickBooks ledger. Sørg dog for at kontrollere dit arbejde for at undgå at introducere en ny fejl, der kan forværre det aktuelle problem.

5. Forebyggelse af fremtidige problemer

Mens genopbygning af datahjælp og manuel gennemgang normalt kan afdække kilden til ubalancerede bøger, kan det være en lang og frustrerende proces i sjældne tilfælde at finde problemet selv.

Virksomhedsejere med omfattende bøger må muligvis se igennem tusindvis af transaktioner for at finde en eller flere poster, der kan være fejlagtige. Det er derfor vigtigt, at der udvikles strategier for at forhindre bøger i at blive ubalancerede igen i fremtiden. Du skal starte med at gennemgå din ledger input proces for at sikre, at du og dine medarbejdere tilføjer transaktioner til den generelle storbog på den rigtige måde. For eksempel forveksler mange mennesker, der ikke er revisorer, ofte debiteringer og kreditter. Overveje at investere i uddannelse eller arbejde med en professionel bogholder, hvis du finder dig selv spild af værdifulde timer, der afstemmer konti på rutine.