Hvordan man besvarer Medarbejderspørgsmål - Mødetips og strategier

Forretningsmøder kan køre uendeligt, hvis du åbner ordet for at tage medarbejderspørgsmål, hvis du ikke etablerer parametre fra begyndelsen og vedligeholder styringen af ​​gulvet. Ordspillet "der er en i hver menneskemængde" gælder godt i forbindelse med forretningsmøder, da utilfredse medarbejdere ofte er mere villige til at tale op i gruppens indstillinger. Alt det kræver er en negativ kommentar eller et spørgsmål for at få andre til at begynde at chimere ind efter aftale.

Men det omvendte kan også være sandt: Start en positiv samtale og inviter andre til at deltage, og resultatet kan være en produktiv møde med alle, der går væk, og føler, at mødet var deres tid værd.

En af de største klager over forretningsmøder er, at de ofte er unødvendige og spilder værdifuld arbejdstid. Vær sikker på at du klart angiver formålet med dit møde, fastsæt i forvejen hvor lang tid du vil afsætte til mødet (samt eventuelle åbne diskussioner) og hold dig til mødetemaer og planlagt varighed. Du vil måske også gerne gøre møder mere interessante med et møde isbryder eller opvarmning aktivitet.

Her er strategier til at håndtere medarbejdere, der stiller spørgsmål under møder, som du ikke ønsker at svare straks, eller at du ikke vil adressere på noget tidspunkt under et møde.

Når der skal behandles et spørgsmål omgående

Hvis et spørgsmål er rettidigt og på opgaven, og du føler det skal behandles, svar det straks - men kort - og følg derefter op med at du vil tage flere spørgsmål til sidst af mødet, hvis du har tid.

Støtt din erklæring om, at du fortsætter med kropssprog. Se på dine noter eller drej til ansigt en whiteboard mv. Ved at bryde øjenkontakt øjeblikkeligt viser du at du bevæger dig videre. Hvis du ser ud til publikum (især med hævede øjenbryn), kan du sende et signal, du forlader en åbning for flere spørgsmål.

Hvis publikum er negativt eller fjendtligt, anerkender de deres bekymringer, men kun indirekte. Tag et øjeblik for at forklare, at du forstår og deler deres bekymringer, men hvis du kommer for langt fra emnet, vil der ikke blive opnået noget. Foreslå, at folk skriver ned deres spørgsmål til senere, eller sørger for at møde dig privat, hvor du kan diskutere deres bekymringer mere detaljeret.

Besvarelse af et enkelt spørgsmål er praktisk, fordi det:

• Tillader en mødeindehaver at adressere noget, som de måske ikke har tænkt på;
• Det sender en besked om at du lytter til dit publikum;
• Ved kun at tage et spørgsmål, sender du også beskeden om, at du stadig er i kontrol med mødet, men bekymrer dig om, hvilke deltagere tænker.

Hvordan springer spørgsmålet ud af spørgsmålet

Hvis spørgsmålet bliver stillet, vil det blive behandlet senere i mødet, skal du sige: "Det er et godt spørgsmål, og vi skal tage fat på det snart."

Hvis spørgsmålet bliver stillet off-topic og vil ikke blive behandlet i mødet, giv et sæt specifikke instrukser til beslutning. Hvis du simpelthen nægter at besvare et spørgsmål eller afgøre dom, "det er ikke formålet med dette møde", kan du ende med at sende den forkerte besked til dine medarbejdere: ledelsen er ligeglad.

En anden måde at udsætte spørgsmål, som ikke vil blive talt om i mødet, er at bede personen om at møde dig (eller et andet passende ledelsesmedlem) privat for at drøfte deres bekymringer mere detaljeret.

Du kan endda foreslå (hvis det er relevant), at spørgsmålet er vigtigt nok til at berettige overvejelse om at blive behandlet i et særskilt møde i fremtiden.

Udskyder et spørgsmål er nyttigt, fordi:

• I et uformelt arbejdsmiljø kan medarbejderne føle sig for frie til at tale deres tanker og kan tage kontrol over et møde;
• De fleste vrede eller utilfredse medarbejdere ønsker at blive hørt mere end noget andet. At give dem et lydkort i den rigtige tid og indstilling kan hjælpe med at undgå små problemer fra at blive større problemer; og
• Medarbejdere har brug for og reagerer på godt lederskab. Hvis ledelsen opretholder kontrol på en retfærdig og afbalanceret måde, sender den beskeden til medarbejdere, som ledelsen lytter, men skal indstille passende grænser.