Hvordan man kan arrangere en begivenhed til succes

Du har planlagt, organiseret og tendens til alle detaljer i din kommende begivenhed, og nu er det visetid. Er du klar? Hvis du ikke har valgt det relevante personale til din begivenhed, er svaret på det spørgsmål nr. At vide, hvordan man kan arrangere en begivenhed er et vigtigt - men undertiden overset - skridt i arrangementets planlægningsproces. Så før du kommer for langt sammen, skal du sikre det hændelsespersonale, der passer bedst til dine behov.

De vil ikke kun være den ekstra hjælp, du har brug for; de vil også være de mennesker, dine gæster kommer i kontakt med, og at interaktion kan hjælpe eller skade succesen af ​​din begivenhed.

Hvilken eventpersonale har du brug for?

Svaret på dette spørgsmål afhænger af flere forskellige faktorer:

1. Antallet af gæster du forventer
2. Hændelsens varighed
3. Publikum
4. Det samlede omfang af din begivenhed er en del af din bemanding beslutninger.

Bemanding kan omfatte:

1. Parkeringsbeboere
2. Registreringscheckagenter
3. Fødevareservere
4. Coat Checkers
5. Kundeinformationsrepræsentanter.

For store begivenheder kan du have brug for arrangementspersonale til:

1. Overvåg udstillingsboksens opsætning
2. Hils og bistå gæstens højttalere
3. Håndter bord og siddepladser og
4. Behør audiovisuelt udstyr.

Hvis din begivenhed er for en organisation, kan du have firmaansatte eller begivenhedsfrivillige til rådighed, der kan påtage sig nogle af medarbejdernes ansvar. Anden assistance kan allerede leveres af arrangementet eller af de forhandlere, du har indgået, såsom catering.

Arbejd gennem alle aspekter af dit arrangement fra start til slut for at bestemme dine medarbejders behov. Husk på, at der opstår problemer, og du vil ikke være i stand til personligt at lægge ud hver eneste ild og har tendens til alle detaljer. Leje tilstrækkeligt personale til at dække alle de ydelser, der leveres.

Event Staffers kan lave eller ødelægge din begivenhed

Alle arrangementspersonale, der arbejder med din begivenhed, er beslægtede med kundeservicerepræsentanter.

Hvis en kunde har en dårlig erfaring med kundeservice, kan de aldrig vende tilbage til det pågældende firma. På samme måde kan en negativ interaktion med en eventpersonal ødelægge, hvad der ellers var en positiv begivenhedsoplevelse. Udsæt ikke succesen for din begivenhed i hænderne på uerfarne begivenhedspersonale. Budgettet for det rette personale og sikre deres tilgængelighed uger i forvejen, så du er ikke tilbage med … godt, de rester. Leje den bedste begivenhed bemanding muligt.

Uddann din begivenhedspersonale

Selv den mest erfarne, kvalificerede begivenhedspersonale har brug for instruktion. Giv baggrund for din virksomhed, formålet med arrangementet, hvem gæsterne er, eventuelle potentielle problemer at være på udkig efter og diskutere dine forventninger. Et velinformeret arrangementspersonale kan professionelt besvare spørgsmål og effektivt hjælpe dine gæster.Udpeg en kontaktperson for ansat arrangementspersonale og angiv den bedste måde at nå dem på, hvis de har spørgsmål eller har brug for hjælp. Hvis dit arrangement personale er om bord med din mission og mål, er de mere tilbøjelige til at kunne hjælpe dig med at nå det.

Overvej dit eget ekstra sæt hænder

Det kan tage mange sæt hænder - eller i det mindste mere end bare dine par hænder - at gennemføre en vellykket begivenhed.

Selvom du allerede har ansat cateringfirmaer, må du ikke overse dine egne behov, en blomsterhandler, billetagenter og parkeringsbistander. Du er den vigtigste person med ansvar for denne begivenhed, og uundgåeligt vil de involverede se til dig for at besvare deres spørgsmål personligt og tage fat på deres bekymringer. Lej en professionel, dygtig assistent til at fungere som din "go-to" person. At have en vidende person ved din side for at tage et vilkårligt antal små opgaver ud af din tallerken vil være penge, der er brugt godt.