Sådan korrigerer du regnskabsregistreringer

De to metoder til registrering af det økonomiske billede af en virksomhed er kontante regnskabs- og periodiseringsregnskaber. Virksomheder, der bruger kontantmetoden rekordudgifter og indtægter, når penge betales eller modtages. Kontantmetoden er den enklere af de to; det fungerer på samme måde som en personlig checkbog. Periodiseringsmetoden matcher indtægter og udgifter til den korrekte periode ved hjælp af journalposter til registrering af visse aktiviteter.

Dette giver et mere præcist billede af, hvordan virksomheden udfører, men det er også mere tidskrævende. Forberedelse og bogføring af journalposter er en af ​​de aktiviteter, der skal udføres, når man bruger periodiseringsmetoden. Hvis journalposter overses eller forberedes ukorrekt, kan nøjagtigheden af ​​årsregnskabet blive alvorligt påvirket.

Typer af journalindlæg

Der er mange forskellige situationer, der muligvis kræver en justeringstidbog. Men de fleste kan klassificeres i en af ​​seks kategorier.
1. Påløbne omkostninger rekordudgifter, du har afholdt, men som du ikke har betalt. Eksempler på periodiserede omkostninger omfatter:

• Varer eller tjenester, du har modtaget, men som sælgeren endnu ikke har indsendt en faktura til.
• Regninger til forsyningsselskaber, såsom elektricitet, telefon, internet service eller vand
• Skatter eller andre årlige betalinger
• Løn, hvis medarbejderne har arbejdet i en periode, der ikke udbetales til den følgende periode

• Venter kreditter, såsom en leverandør kredit for returnerede varer

2. Udskudte eller forudbetalte udgifter afspejler udgifter, som du har betalt for, hvilke tjenester der endnu ikke er leveret. For eksempel kan et selskab gøre forsikringsbetalingerne på deres køretøjer i et år i forvejen, eller det kan overføre kvartalsvise leasingydelser på deres bygning.

3. Lagerreguleringer er en almindelig type journalindtastning. Typisk er journalposter forberedt til at justere salgsprisen solgt med antallet af solgte enheder i perioden. De fleste virksomheder registrerer alle køb på en lagerkonto, der fremgår af balancen, og derefter udarbejder de en journalpost for at overføre omkostningerne til de enheder, der rent faktisk er solgt i perioden, til en konto, der vises i resultatopgørelsen.
4. Noncash-transaktioner afspejler aktiviteter, der ikke har indflydelse på selskabets kontanter. Eksempler på disse typer af journalposter omfatter afskrivninger og afskrivninger, reserver oprettet for at registrere lagerbeholdningen beskadiget i lageret eller tildele omkostninger mellem lokationer eller afdelinger.
5. Periodiserede indtægter eller indtægter afspejler transaktioner, som du har leveret varerne eller tjenesteydelserne til, men som ikke har modtaget betaling. I de fleste virksomheder afspejler kundefordringer hovedparten af ​​denne kategori.Påløbne indtægter kan dog også omfatte andre poster, som f.eks. Renteindtjening i en periode, som banken ikke vil indsende til den følgende periode.
6. Udskudt indtægter afspejler indbetalinger, for hvilke arbejdet eller varerne ikke er leveret. For eksempel kan en kunde på forhånd betale for en brugerdefineret ordre, der tager to måneder at fuldføre.

Behovet for at tilpasse journalindlæg

Det primære formål med at justere journalposter er at matche indtægter og udgifter i den periode, hvor de opstod. Følgende eksempler kan være med til at vise, hvordan dette matchende princip kan levere regnskaber, der er mere præcise.
• Udgifter indregnes i den korrekte periode. Antag, at en virksomhed køber en femårig servicekontrakt for at dække forebyggende vedligeholdelse på sit varmesystem. Kontrakten koster $ 5, 000, som sælgeren kræver, at selskabet betaler på forhånd. Under kontantmetoden ville virksomheden optage hele $ 5 000 i en periode, udgifterne ville blive overvurderet, og overskuddet ville være undervurderet. Under periodiseringsmetoden registreres kun $ 1, 000 som en udgift hvert år.
• Indtægter indregnes i den korrekte periode. Arbejdet, materialerne og omkostningerne til at levere et produkt eller en service til kunden matches indtægterne.

For at illustrere, antage en kunde at betale $ 500, 000 i forvejen for et firma at fremstille et produkt i henhold til sine specifikationer. Det vil tage to år at fuldføre ordren. Virksomheden køber de nødvendige materialer, betaler sine medarbejdere og dækker hjælpeprogrammer, computer support og andre omkostninger. Under kontantmetoden modtog virksomheden tilsyneladende en vindfald, da den modtog $ 500.000, men i to år vil den overstige sine udgifter, hvilket viser, at virksomheden ikke tjener så meget som det er eller muligvis viser at Virksomheden mister penge.

Sådan foretages en justeringstidskrift

Journalen poster kræver en forståelse for, hvordan regnskabssystemerne fungerer. De vil altid påvirke mindst to konti, og debet og kreditter vil netto til nul. Følgende prøvejournaler kan være nyttige.
1. Et firma modtager en forsendelse af kontorartikler på den sidste dag i regnskabsperioden, men leverandørens faktura er ikke ankommet. Ifølge købsordren skal fakturaen være for 200 dollars. Journalposten debiterer kontoen for kontorartikler med et beløb på $ 200 og kredit påløbne udgifter for $ 200.
2. En kunde foretager et køb på $ 500 og opkræver det på sin konto. Hun har 30 dage til at betale betaling. Journalpostet ville vise en debit på kundefordringer på $ 500 og en kredit på indkomst på $ 500.
3. Efter at have modtaget en forsendelse på 10.000 poster og sender omkostningerne på $ 100.000 til lagerkontoen, sælger et firma 1.000 af varerne i perioden. Journalpostet ville være at debitere den solgte salgspris for værdien på 1.000 poster, som er $ 10.000, og kreditere lagerkontoen for $ 10.000.
Et område, der ofte forårsager forvirring ved udarbejdelsen af ​​journalposter, er, at nogle konti normalt har en kreditbalance, og andre har normalt en debetbalance. Typen af ​​konto bestemmer sin normale balance.
• Aktiver har typisk debitbalancer. Aktiver omfatter kontanter, tilgodehavender og inventar.
• Kontante aktiver er kreditbalancekonti. Eksempler på modaktiver er reserver for lageropskrivninger og kvoter for tvivlsomme tilgodehavender.
• Forpligtelser har normalt kreditværdier. Forpligtelser omfatter periodiserede omkostninger og ubetalte skatter.
• Indkomstregnskaber viser typisk kreditbalancer. Indkomstregnskaber omfatter salg, renteindtjening og andre indtægter.
• Udgifter har normalt debetstandarder. Udgifter kan omfatte solgte varer, lønninger, driftsomkostninger og overhead.

Følg disse trin for at oprette en journalpost.

1. Overvej hvilke konti der skal påvirkes. Der vil være mindst to konti, men journalposten kan indebære meget mere.
2. Overvej formålet med journalposten til at bestemme, hvilke konti der skal krediteres, og hvilke der skal debiteres. For eksempel skal ansvarskonto, når der påløber en forpligtelse, være en kredit, så afregningskontoen eller kontiene skal debiteres.
3. Forbered en skriftlig eller indtastet post for at dokumentere journalposten. Sørg for, at summen af ​​alle debet er lig med summen af ​​alle kreditter.
4. Indtast journalposter som påkrævet. Journaler skal offentliggøres før lukning af bøgerne for perioden eller præsentation af årsregnskaber til investorer eller långivere, men det kan også være gavnligt at bogføre dem før de træffer store økonomiske beslutninger eller forpligtelser.
Justering af journalposter kan være ret kompleks. I første omgang kan de forekomme skræmmende for dem, der ikke er i regnskabsbranchen. Med praksis bliver de imidlertid meget nemmere at forberede og kræver mindre tid at afslutte.