Hvordan man forbereder W-2 Løn og Skatteerklæringer

Hvad er Form W-2?

Formular W-2 indeholder oplysninger om medarbejderlønninger udbetalt det foregående kalenderår og tilbageholdelse af disse lønninger samt oplysninger om ydelser og andre fradrag i lønninger.

Hvornår er W-2 Forms Due?

W-2'er skyldes medarbejdere inden udgangen af ​​januar for det foregående kalenderår. Hvis 31. januar er en weekend eller ferie, er rapporterne forfaldne den næste arbejdsdag. Her er nøgleindeksen for lønseddelskatrapportering forfaldsdatoer for indeværende år.

W1-formularer skyldes Social Security Administration

senest den 31. januar. Når du har givet W-2 formularer til medarbejdere, skal du også indsende disse formularer sammen med transmitteringsformular W -3 til Social Security Administration (SSA). Januarfristen er et forsøg på at bekæmpe skattesvig, men det betyder, at du skal give W-2-formularer til medarbejdere tidligere i januar, så de har mulighed for at se dem over, før de indleveres. Tidligere distribution til medarbejdere vil mindske fejlene i W-2-formularerne, så du behøver ikke at indsende en rettet W-2.

Indsamling af oplysninger til forberedelse af W-2 Formularer

Oplysningerne for denne formular kommer fra dit lønregister, der viser årlige totalsum for hver medarbejder til løn og tilbageholdelse sammen med fradrag til lægeplaner, sundhedsopsparingskonti og andre ting.

Her er flere detaljer om de oplysninger, du skal bruge for at forberede disse W-2-formularer.

Vanskeligheder:

Gennemsnitlig

Tid krævet:

Afhængigt af antal medarbejdere og antal fradrag og tillægsbetalinger Sådan fremstilles formulering W-2

Arbejdsgiverinformation

For hver W- 2 du forbereder, skal du medtage oplysninger om din virksomhed: Arbejdsgiver ID nummer (EIN) og arbejdsgiver navn og adresse.

Kontrolnummer

Du kan eventuelt tilføje et internt kontrolnummer på hver W-2, hvis du betaler mange medarbejdere. Du kan generere nummeret selv, eller din lønseddel forberedelsessoftware kan generere dette nummer.

Medarbejderindtjening Du skal også bruge Samlede lønninger, tips og anden kompensation (boks 1). Dette er bruttoløn for alle timelønnede og lønnede medarbejdere.

• Samlet antal tilbageholdelser (Boks 2)
• Samlede lønninger for social sikring (op til maksimal social sikring) (Boks 3). Nogle løn er ikke inkluderet i lønninger til social sikring, så du skal reducere indtægten med disse beløb.
• Samlet socialsikringsskat tilbageholdt (boks 4)
• I alt Medicare-lønninger og -tips (samme som samlede lønninger) (boks 5)
• Medicare-skat tilbageholdt (boks 6). Dette beløb omfatter mængden af ​​yderligere Medicare-skat for højere lønmodtagere.
• Social Security Tips (Box 7) og tildelte tips (Box 8)
• Næste skal du have oplysninger om medarbejdere og total løn og tilbageholdelse for hver medarbejder i sidste år:

1. Andre betalinger.

2. Du har muligvis betalt forudbetalte EIC-betalinger (lønindtægtskredit) (Boks 9) og afhængige plejeydelser (Boks 10) betalt til medarbejdere. Oplysninger om pensionsplandeltagelse, lovpligtige medarbejdere

3. På hver W-2 skal du kontrollere den relevante boks, hvis medarbejderen deltager i en pensionsplan (boks 13) eller en ikke-kvalificeret plan (boks 11), hvis dette medarbejder er en lovpligtig medarbejder (rubrik 13), eller hvis medarbejderen modtog tredjeparts sygedagpenge (boks 13.
   boks 12

4. boks 12 er for beløb til anden kompensation eller indberetning for at komme ind i 1-4 kasser . Nogle af de mest almindelige oplysninger til rubrik 12:
   Uopsamlet social sikring, RRTA (jernbanepension) eller Medicare-skat, på tips eller gruppelivsforsikring

   • Valgfrist til 401 (k), 403 (b) og andre kvalificerede pensionsordninger
   • Ikke-skattepligtige sygedagpenge
   • Gyldne faldskærmsbetalinger
   • Ekskluderbare refunderede flytninger
   • Bidrag til medicinsk opsparingskonto eller sundhedsopsparingskonto
   • Ikke-lovpligtige medarbejderaktieoptioner
   • Udpegede Roth-bidrag under 401 (k) eller 403 (b) planer
   • Omkostninger til arbejdsgiver-sponsoreret sundhedsdækning, ved hjælp af Code DD, i henhold til rapporteringskravene til den overordnede omsorgslov
   • Rubrik 14 Indgange i rubrik 14 vedrører andre fradrag eller kompensation, der skal meddeles medarbejderne for deres selvangivelse. For eksempel

5. Efter skat pension
   Auto refusioner

   • Særlige skatter for Californien, New York, New Jersey og Washington
   • Charitable bidrag fratrukket medarbejderpenge
   • Sygeforsikring og fringeydelser > Ensartede fradrag (til kostpris for uniformer)
   • Unionens fradragsafdrag
   • Ikke-skattepligtig indkomst
   • Køretøjsudgifter medregnet i lønninger (100% af lejeværdien af ​​køretøj indrettet til medarbejder og inkluderet i løn 1 i boks 1)
   • Der er også en boks til "Andre ikke-på-listen" -elementer, du har fratrukket medarbejdere
   • Statlige og lokale oplysninger
   • I dette afsnit indtaster du oplysninger om statslige og lokale lønninger og tilbageholdelse. Indtast:
   • Bemærk, at der er plads til to stater og to lokaliteter på formularen. Hvis nogen har arbejdet i mere end to stater eller steder i løbet af året, skal du bruge et andet W-2 til at inkludere yderligere oplysninger.

6. Din statsbogstav og din virksomheds statskat ID-nummer (se statens indtægtsafdeling) (boks 15)
   Statslønnen (boks 16)

   Indtægt af statskassen (Boks 17) < Lokal løn, hvis nogen (boks 18)

   • Lokal indkomstskat tilbageholdes (boks 19)
   • Lokalitetsnavn (rubrik 20) ​​
   • Kontroller for nøjagtighed
   • Brug tid til at sikre, at de oplysninger, du giver til medarbejdere (og i sidste ende til Social Security Administration og IRS) er nøjagtige. Tjek dine lønsedleregistrer totaler for året og kør en W-3 for at sikre nøjagtigheden af ​​alle de oplysninger, du sender.
   • Fortrykte formularer
   • Hvis du udskriver dine egne W-2-formularer, kan du få dem fra flere kilder:

7. W-2 er en flerdelt form. Her er siderne i denne formular:
   IRS Forms Bestil hjemmeside (tager 7-15 dage)

8. En online formular leverandør eller kontorforretning butik.
   Kopi A går til Social Security Administration. Kopi A er normalt trykt på rød form.

   Kopi 1 er for byen, staten eller lokaliteten

   • Kopi B er til arkivering med medarbejderens føderale afkast
   • Kopi C er til medarbejderens optegnelser
   • Kopi 2 er en anden kopi til en anden by, stat , eller lokalitet
   • Kopier D er for arbejdsgiverens optegnelser.
   • Udskriv W-2s
   • Udskriv formularerne, kontroller for at se, at de stemmer overens med et fortrykt format, hvis du har en.
   • Distribuere W-2'erne
   • Til medarbejderen: Kopier B, C, 1 og 2

9. Til Social Security Administration - Copy A. SSA kræver, at du sender Copy A fra hver medarbejders W-2 , sammen med Form W-3, inden udgangen af ​​februar.
   Hold kopi D til dine optegnelser.

10. Forvirret stadig om Form W-2?

    • Svar på dine spørgsmål om 2011 W-2-formular
    • Tips til forberedelse af formular W-2
    • Din virksomheds statlige skat ID-nummer er IKKE dit statsomsalgsskat ID-nummer. Mange stater bruger det føderale skatte-id-nummer (EIN) og tilføjer cifre på enden. Tjek med din statlige afdeling af indtægter for information.

11. Tip indkomst. Arbejdstagerens indkomst er underlagt Social Security skatter og Medicare skatter, herunder den ekstra Medicare skat.

Boks 12 - Mere end 4 genstande

1. Hvis du har mere end 4 emner til boks 12, skal du lægge de ekstra varer på en anden W-2. Men ikke medtager medarbejderens løn og tilbageholdenhed på denne ekstra W-2.
2. Formular W-3, sammen med Copy A fra alle medarbejdere W-2 formularer skyldes Social Security Administration senest 31. januar. Når du har afsluttet W-3, har du alle W-2 formularer, send disse til medarbejdere så hurtigt som muligt, så de har mulighed for at gennemgå formularerne. Hvis de finder fejl, kan du rette dem, inden du sender den konsoliderede rapport til SSA inden 31. januar.
3. Ansvarsfraskrivelse
   Oplysningerne i denne "Sådan" er til generelle formål for at hjælpe dig med at indsamle de oplysninger, du har er nødt til at forberede og udskrive W-2 formularer. Det er ikke meningen at være skatterådgivning, og på nogen måde forsøger disse oplysninger at være omfattende eller for at fortælle dig alle de oplysninger, der skal indgå i dine W-2-formularer. Tal med din skatterådgiver for at få oplysninger om din specifikke situation.
4. Tilbage til Arkivering af års- og afgiftsrapporter