Sådan udarbejdes en prøvebalance

Efter postering af alle finansielle transaktioner til bogføringsjournalerne og opsummering af dem i hovedbogen, er der udarbejdet en prøvebalance for at kontrollere, at debet er lig med kreditterne på kontoplanen. Forsøgsbalancen er det næste skridt i regnskabscyklussen. Det er faktisk det første skridt i "slutningen af ​​regnskabsperioden" -processen.

Vanskeligheder: Gennemsnitlig

Tid påkrævet: Ubestemt

Her er hvordan:

1. Angiv hver åben hovedbogskonto på dit kontoplan efter kontonummer. Kontonummeret skal være det firecifrede nummer, der er tildelt kontoen, når du opretter oversigten over konti. Angiv dine samlede debitteringer og kreditter fra hver hovedbogskonto. Du skal have et bord med fire kolonner. Kolonnerne skal være kontonummer, kontonavn, debet og kredit.

2. For hver åben hovedkonto skal du totalere dine debitteringer og kreditter for den regnskabsperiode, som du kører prøvebalancen for. Optag totalerne for hver konto i den relevante kolonne. Hvis debitteringerne og kreditterne ikke svarer til hinanden, er der en fejl i de generelle regnskaber. At køre en prøvebalance regelmæssigt, mindst en gang om måneden, hjælper dig med at identificere problemer hurtigt og nemt og rette dem så snart de opstår. Forberedelse af prøvebalancen bør være bundet til virksomhedens faktureringsperiode.

3. Forbered ikke nogen justeringsindgange endnu. Forsøgsbalancen er forberedt, inden du foretager nogen justeringer. Den oprindelige prøvebalance er forberedt på at registrere eventuelle matematiske fejl, før du foretager justeringer eller begynder at lukke dine bøger for regnskabsperioden.

4. Hvis du finder en ubalanceret prøvebalance, med andre ord, debet ikke svarer til kreditterne, så har du en fejl i regnskabsprocessen. Denne fejl skal findes og rettes.

   Det første skridt i at finde en fejl er at blot tilføje kredit- og betalingskolonnerne igen for at kontrollere din matematik. Hvis de stadig ikke tilføjer, trækker du den mindre kolonne fra den større og kigger efter den manglende mængde i den mindre kolonne. Hvis du finder det, har du fundet din fejl.

5. Der findes andre standardteknikker til at spore en fejl i en prøvebalance. Hvis debitteringerne og kreditterne ikke er ens, skal du se, om tallet 2 fordeler sig lige i forskellen. Hvis det gør det, skal du kigge efter en konto, kig efter en konto forkert i kolonnen med den større total, der svarer til halvdelen af ​​forskellen. Hvis du finder dette, har du fundet din fejl.

6. En anden teknik er at bruge nummeret 9 til at finde en transpositionsfejl. Hvis tallet 9 fordeler sig jævnt i forskellen mellem kreditter og debet, har du en gennemførelsesfejl. Gå tilbage over dine kredit- og debetindtastninger for at prøve at finde din gennemførelsesfejl.

7. Eksempler på andre fejl, der kan ubalancere en prøvebalance er:

   • Ikke inkluderet en hovedkonto i beregningen af ​​prøvebalancen
   • Gør en fejl i en sammensat journalpost
   • Sæt de forkerte regnskaber i prøven balancekolonner
   • Manglende beregning af bogføringskontoens beløb
   • Bogføring af en regnskabsregistrering til den forkerte hovedbogskonto

Tips:

1. Hvis du undlader at oprette en journalindgang, vises den ikke som en fejl i prøvebalancen.

2. Hvis du optager en finansiel transaktion på en forkert konto, vises den ikke som en fejl i prøvebalancen.

3. Hvis du transponerer nummeret i debitskolonnen med nummeret i kreditkolonnen, vises det ikke i prøvebalancen.

4. Undladelse af at indsende en regnskabsregistrering til journalboggenderen vises ikke i prøvebalancen.

Hvad du har brug for:

• Din virksomheds computer og regnskabsprogram
• Dine kildedokumenter