Video: Appetize møder Alex Høgh Andersen 2024
Selv de mindste forretningsmøder kræver en ordentlig planlægning for at sikre, at alle behov og mål er opfyldt for alle involverede. For at være effektiv er der en ordre af operationer, der skal følges for at forhindre detaljer i at glide gennem revnerne. Nedenfor er 8 vigtige trin at følge for at planlægge dit næste lille møde.
Vælg dit emne og sted
Dette trin repræsenterer de to variabler, som dit publikum vil vide, før noget andet.
Mødet "hvor og hvorfor" vil straks påvirke, hvem der vil blive inviteret, og hvorvidt de skal deltage eller ej.
Det sted, du vælger, påvirker det samlede møde og påvirker andre beslutninger, du skal gøre, når du planlægger arrangementet.
Identificer deltagere
En stor del af at drive et fokuseret og produktivt møde undgår forstyrrelser, og det betyder begrænsende invitationer til de øverste beslutningstagere. Der er en tendens i virksomhedskulturen til at inkludere alle nærtstående parter i kommunikation, men du kan øge produktionen ved at eliminere associerede virksomheder, der kunne bremse fremskridt med uvæsentlige diskussioner. I stedet for at invitere ikke-stemmeberettigede deltagere, opfordre nøglepersoner til at tale med deres underordnede, før de kommer til mødet.
Tilbyder tre datoer og tider
Pas på, hvordan du spørger om hver deltagers tilgængelighed. Det er nemt at åbne en "Pandoras boks" af problemer, når det kommer til at planlægge en gensidig fordelagtig dato for dit møde.
En måde at undgå dette på er at tilbyde et par datoer og tider, så spørg hver person, hvilken en fungerer bedst. Hvis du er heldig, vil en af datoerne matche for alle. Hvis ikke, være ikke bange for at spørge outliers, hvis de kan tilpasse deres kalender for at imødekomme flertallet.
Opret en rejseplan
Det er afgørende at have en tidsplan for, hvilke emner der vil blive diskuteret sammen med, hvem der skal lede hvert segment af mødet.
Planlæggere må muligvis søge råd fra de øverste ledere for at kunne oprette en rejseplan. Når først udkastet er færdigt, skal det forelægges til gruppen til godkendelse.
Diskuter præsentationsbehov
Der er mange forskellige måder at præsentere ideer til gruppen, og hver planlagt højttaler skal have deres egen præference. PowerPoint-funktionalitet, internetadgang og hvide boards er blot nogle af de komponenter, du muligvis skal arrangere. Vær proaktiv ved at anmode om disse oplysninger, og følg op for at bekræfte dem et par dage før mødet.
Planlægning Catering
Nøglen til bestilling af mad til små møder er at holde menuen funktionel. Du vil ikke have catering til at blande sig i noget aspekt af virksomheden ved hånden, så undgå alt for formelle måltider hvis det er muligt.Hvis der ønskes en nedsat frokost, så prøv at bestille et tilstødende rum til måltiden, så deltagerne kan komme tilbage til mødet så hurtigt som muligt.
Send endelige detaljer
Ca. 7 dage før arrangementet vil du sende en endelig kopi af rejseplanen og detaljer til hver deltager. Dette skal omfatte alt, hvad der er bestilt for dagen. Inkluder også anvisninger, parkeringsoplysninger, lokaler og nødkontakter.
Hvis du arbejder med ledere, skal du også kopiere deres administrative assistenter på e-mailen.
Mødedag
Som mødeplanlægger er det dit job at sikre, at arrangementet bliver sparket af med succes. Selvfølgelig vil du ankomme på stedet tidligt for at inspicere værelset og mødes med catering og A / V-koordinatorer. Afhængigt af placeringen kan du også gerne skrive skiltning, så alle finder vej til værelset.
Og der har du det - otte relativt enkle trin til at planlægge et vellykket lille møde.
Udførelse af hvert trin vil naturligvis tage tid og flid fra din side, men kommunikere dine planer til deltagerne er halvdelen af kampen. Jo flere mennesker ved, hvad de kan forvente af mødet, jo mere forberedt vil de være at komme ned til forretningen.
Lær hvordan du får mest ud af et forretningsmøde
Her er nogle tips til at hjælpe dig få mest muligt ud af et forretningsmøde, ting at gøre før, under og efter for at hjælpe dig med at realisere succes.
Tegn du møder på et forretningsmøde
Vil vide mere om, hvordan man skal håndtere med den skøre støbning af tegn, du finder i dine forretningsmøder? Lær mere om ti dysfunktionelle tegn.
Tips til planlægning af jobinterviews, når du har en job
Tips til planlægning af jobsamtaler, når du er ansat, herunder muligheder for at arrangere interviewsider, hvad man skal fortælle arbejde, og hvordan man holder det fortroligt.