Hvordan man holder store forretningsrekorder - Den nemme måde

25 maj 2015

Du har startet en virksomhed, og nogen (sandsynligvis din bankmand) sagde: "Beholder du gode forretningsrekorder?" Hvis der er et blankt udseende på dit ansigt, kan du få brug for lidt hjælp til at finde ud af forretningspostprocessen. Hvis du har spørgsmål, er svarene her:

Hvorfor skal jeg beholde gode forretningsdokumenter?

At registrere optegnelser til erhvervsmæssige formål er et ansvar, ikke bare noget ekstra, du gør, når du har ekstra tid.

Som virksomhedsejer skal du holde god registrering af dine forretningsaktiviteter:

• I tilfælde af en retssag, for at sikkerhedskopiere din position
• På skat tid, > at udarbejde en nøjagtig virksomhedsafkast Hvis du bliver revideret
• af et statsligt organ Så
• ved du, hvor mange penge du har (så du er ikke overdraget på banken ) At besvare spørgsmål
• fra kunder og leverandører.

Og det er bare de vigtigste formål. Du vil beholde gode poster, så du ved, om din virksomhed tjener penge.

Hvilke poster skal jeg beholde?

Det enkle svar på dette er "alt". Du skal registrere:

Kunder eller kunder.

• Alt i forbindelse med de transaktioner, du havde hos kunder eller kunder, skal opbevares ved spørgsmål. De gav dig penge, og du har et ansvar for at vise, hvor det gik. Opbevar detaljer om regninger, tilgodehavender og betalinger. Kreditorer.
• Det er også vigtigt at holde optegnelser i dine kontakter med leverandører (de personer, du betaler for tjenester og produkter.) Opbevar dine indkøbsordrer og betalingsbevis.

Medarbejdere.

• Din virksomhed er lovligt forpligtet til at holde gode medarbejderoptegnelser. Financial.
• Fortax formål og i tilfælde af revision har du brug for optegnelser over alle forretningstransaktioner, lån, køb af aktiver og meget mere. Især opbevare optegnelser over forretningsomkostninger, herunder forretningsrejser, kilometer, måltider og underholdning. Kontrakter og juridiske dokumenter,
• herunder dem, der vedrører dannelsen af ​​din virksomhed, enhver kontrakt, du har indgået. Dette omfatter tilladelser og licenser, registrering af varemærker, patenter eller ophavsret samt eventuelle lån eller kreditlinjer. Emails og anden forretningskommunikation.
• Der er fordele og ulemper ved dette; Se Susan Heathfields artikel om internet og e-mail-politikker.

Hvor og hvor skal jeg beholde disse poster? Du kan beholde alle dine optegnelser på et fysisk sted, i rekordbøger eller et arkiveringssystem. Du vil måske også beholde optegnelser på din computer eller "i skyen" med selvfølgelig passende sikkerhedskopiering. Det er ligegyldigt, hvor du bevarer disse optegnelser, så længe de hurtigt kan nås, når de er nødvendige.

Hvor lang tid skal jeg beholde disse virksomhedsregistre?

Hvor længe du skal beholde optegnelser afhænger af typen af ​​optegnelser. Det er altid sikkert at holde alt for evigt, men det bliver lidt overvældende.

Bevar skattejournaler, indtil du er sikker på, at disse poster ikke revideres. William Perez på Tax Planning har detaljer om at holde skattejournaler. Opbevar alle poster, du plejede at forberede din virksomhedsomsætning, ud over afkastet.

Medarbejderregistre bør opbevares så længe der er chancen for at du måske har brug for dem.

Dette afhænger af typen af ​​post og den type handling, der kan tages imod din virksomhed. Nogle medarbejderpostretention oplysninger skal opbevares ved lov. (Ja, det er komplekst.) Du bør også holde ansættelsesansøgninger i mindst et år.

IRS har en artikel om, hvor længe der skal opbevares forretningsdokumenter, til skatteformål og andre forretningsformål.

Hvordan gør jeg denne rekordbevarende opgave enklere?

1.

Find god forretningsregnskabssoftware og brug den. Find software, der giver dig mulighed for at automatisere regningen, og det giver dig 2. Opret et system til at indsamle oplysninger, så kontroller for at sikre, at det er korrekt, optag det på det rette sted, gennemgå det regelmæssigt og handle om det, når det er nødvendigt.

3. Gør det til en vane.

Det vigtigste, du kan gøre for at gøre forretningsdokumentation nemt, er at skabe vane med at registrere, hvad du laver i din virksomhed, som du gør det. Dette vedrører regnskaber, men enhver form for forretningstransaktion eller handel med andre parter. Sæt det skriftligt og hold det, du har skrevet.