Forretningsetikette af en professionel voicemail-hilsen

Hvis din virksomhed bruger afdelinger med telefonsvarer til indgående opkald, vil du gerne optage en professionel lydafdeling-telefonsvarerhilsen. Denne type voicemail hilsen er lidt anderledes end den personlige voicemail hilsen, der er forbundet med en persons voicemail box. Hvis din telefonsystem tillader, at en gruppe af telefonudvidelser bliver "samlet" sammen for at kunne betjene alle generelle regnskabssamtaler, kan alle udvidelser fra regnskabsafdelingen samles under regnskabsafdelingens generelle udvidelse.

Når den automatiske ledsager overfører et opkald til den udvidelse, modtager den næste ledige udvidelse opkaldet. Hvis alle afdelinger for regnskabsafdeling er optaget eller utilgængelige, bliver opkaldet overført til afdelingens voicemail box.

Indstillinger for voicemail-hilsen

Afhængigt af det telefonsystem, du har hos din virksomhed, kan der være forskellige muligheder for den type voicemail-hilsener, du har lov til at komponere. Disse omfatter:

• Generel voicemail-hilsen
  Den generelle voicemail-hilsen bruges som standard voicemail-hilsen, hvis ingen anden hilsenstype er indstillet.
• Intern voicemail-hilsen
  Dette er vant til at hilse på folk, der ringer til din afdeling inden for dit eget firma (f.eks. Fra en anden udvidelse). Generelt gælder dette kun for meget store virksomheder.
• Ekstern voicemail-hilsen
  Denne hilsen vil blive afspillet for folk, der ringer uden for din virksomhed. Din telefonsystemets automatiske ledsager kan spille en generel virksomhedshilsagelse, som alle eksterne opkaldere vil høre. Hvis din virksomheds navn nævnes i denne hilsen, behøver du ikke at sige det igen i din afdelingskonsulent.

• Tilladt eller "Uden for kontor" Voicemail-hilsen
  Den midlertidige eller ude af kontoret voicemail-hilsen er indstillet, når hele afdelingen ikke er tilgængelig i en bestemt periode. For eksempel er afdelingen kun bemandet mellem kl. 8.00 og 5.00, eller der er et obligatorisk afdelingsmøde, der fjerner alle mennesker fra at besvare telefonen. De fleste telefonsvarer systemer giver dig mulighed for at indstille en udløbsdato og tid, så du ikke behøver at huske at slukke for det, når din afdeling vender tilbage til normale operationer.
• På telefonsamtalen (Optaget) Voicemail Greeting
  Denne hilsen bruges til at informere opkaldere om, at afdelingen er tilgængelig, men ingen kan straks ringe, fordi alle udvidelser i afdelingsbassinet er optaget af andre opkaldere.

Elementer af god afdeling Voicemail Greeting

• Afdelingsnavn
• Erklæring om, at du ikke kan ringe nu
• Invitation til at forlade en besked
• Når de kan forvente et returopkald
• Ekstra muligheder er tilgængelige (e.g. "Tryk på pundnøglen for at vende tilbage til …")
• Hjemmesideadresse, hvis den kan give meningsfuld information
• Ikke mere end 20-25 sekunder (tommelfingerregel)
• Begynd ikke med " Dit opkald er meget vigtigt for os … "hilsen. Denne sætning er overbrugt og er normalt en "sluk" til opkaldere.
• Undgå at give for meget information og gøre alt for lang hilsen.

Eksempel God afdeling Voicemail Hilsen

• Du har nået regnskabsafdelingen. Alle vores repræsentanter har travlt med at servicere andre opkaldere. I stedet for at spilde din værdifulde tid i venteposition, vil vi gerne returnere dit opkald inden for to åbningstider. Hvis du vil vende tilbage til den forrige menu, skal du trykke på stjerne nu. Ellers giver os en detaljeret besked med dit navn og dit nummer. Når du har optaget din besked, kan du trykke på pundnøglen for flere muligheder. Tak for at ringe.

• Du har nået salgsafdelingen hos Operations Tech, Inc. Alle vores salgsrepræsentanter har travlt med at betjene andre kunder, men vi vil gerne returnere dit opkald så hurtigt som muligt. For aktuelle prisoplysninger eller for at kontrollere status for din ordre, besøg venligst os på nettet. Ellers, lad os sende en besked med dit navn og nummer efter tonen. Hvis du vil vende tilbage til den forrige menu, skal du trykke på stjerneknappen nu.
• Du har nået regnskabsafdelingen på Operations Tech, Inc. Afdelingen er for øjeblikket lukket. Vores normale driftstimer er fra kl. 8.00 til 5.00 mandag til fredag. Vi er lukket om lørdagen og søndagen. Du kan til enhver tid trykke på stjerneknappen for at vende tilbage til den forrige menu. Ellers skal du sende os en besked med dit navn og dit nummer, og vi vender tilbage til dit opkald, når kontoret genåbner. Du kan slappe af efter at have forladt din besked, eller tryk på pundnøglen for yderligere muligheder. Tak for at ringe.

Bad Voicemail Hreetings

• Du har nået salgsafdelingen. Forlad os en besked.
• Hej. Du har nået regnskabsafdelingen ved XYZ. com. Alle revisorer deltager i øjeblikket på et obligatorisk afdelingsmøde, og ingen er til rådighed for at tage dit opkald. Dit opkald er meget vigtigt for os, og vi vil gerne returnere dit opkald, så snart vi vender tilbage. Det er dog slutningen af ​​året, og vores opkaldsbacklog er meget lang. Hvis du ringer om at foretage en betaling på en forsinket konto, skal du sørge for at fortælle os i din besked, så vi kan ringe dig tilbage straks. Ellers vent venligst tonen og giv os en detaljeret fortrolig besked.
• Afdelingen er lukket. Efterlad en besked efter tonen.