Komplet Formular I-9 Beskæftigelsesberettigelse

Formular I-9 er anvendt til at kontrollere medarbejdernes kvalifikationer til at arbejde i USA. Immigration Reform and Control Act (1986) kræver, at arbejdsgiverne skal kontrollere arbejdsstyrken for alle medarbejdere ved udlejning. Bekræftelsen omfatter både identitet og jobberettigelse. Medarbejderen attesterer gyldigheden af ​​oplysningerne ved at fremlægge dokumenter, og arbejdsgiveren bekræfter at have gennemgået dokumenterne. Arbejdsgivere skal holde formularen i tilfælde af inspektion.

Formular I-9 er også grundlaget for yderligere verifikation af arbejdsgiveren ved hjælp af E-Verify-systemet.

Inden du begynder at udfylde formular I-9

Har du kopier af Form I-9, før du begynder at ansætte din første medarbejder. Sørg for, at du har den nyeste version af Form I-9. Den nuværende formular med udløbsdato 3/31/2016, skal bruges af arbejdsgiverne til at verificere ansættelsen efter 7. maj 2013.

Kopier af formular I-9 (PDF-format) fås på webstedet for amerikanske told og indvandringstjenester (USCIS). Denne formular kan udfyldes online og derefter udskrives til underskrifter.

Formular I-9 skal udfyldes på tidspunktet for ansættelsen, og du (arbejdsgiveren) skal beholde alle Form I-9'er for alle medarbejdere. Hvis formularen er udfyldt fuldstændigt, og du har accepteret dokumenter fremlagt af medarbejderen, kan du afbrænde medarbejderen, hvis du finder ud af, at medarbejderen fejlagtigt repræsenterede hans eller hendes værkerberettigelsesstatus, eller hvis formularerne præsenteret af medarbejderen ikke er gyldige .

Afslutning af afsnit 1 - Medarbejderoplysninger og attestation

Afsnit 1 udfyldes af medarbejderen. Medarbejderen skal indeholde navn, pigenavn, adresse og fødselsdato. Medarbejderen skal medtage socialsikringsnummer, men dette nummer er valgfrit, medmindre din virksomhed bruger E-Verify-systemet.

Medarbejderen bekræfter derefter sin status - et af følgende:

De Forenede Staters statsborgerskab

Ikke-statsborger i USA

Lovlig fastboende (inklusive Alien #) > Alien bemyndiget til at arbejde (inklusive Alien # eller Admission #) indtil (med udløbsdato, hvis relevant)

Nogen kan hjælpe medarbejderen med at udfylde afsnit 1 i Formular I-9. Afsnittet

Forberedende og / eller Oversættercertificering skal udfyldes af hjælperen. Sørg for at udskrive navn og adresse på hjælperen. Afslutning Afsnit 2: Arbejdsgiveranmeldelse og verifikation

Afsnit 2

udfyldes af arbejdsgiveren. Du skal gennemgå de dokumenter, der er nødvendige for at verificere arbejdstageren (a) identitet og (b) arbejde. Bemærk, at dokumenter i liste A, som f.eks. Et pas i USA, bekræfter både identitet og arbejdskriterier. Dokumenter i Liste B bekræfter identitet og dokumenter i Liste C, bekræft jobberettigelse.Du skal have ét dokument fra hver af liste B og liste C, hvis du ikke har et dokument fra liste A. Acceptable Dokumenter

A

Liste over acceptable dokumenter er inkluderet på I- 9 formular. Du kan finde flere oplysninger om acceptable dokumenter, herunder eksempler på dokumenter, i USCIS-håndbogen for arbejdsgivere. En note om sociale sikringskort: Du kan ikke acceptere et lamineret socialt sikkerhedskort eller et socialsikringskort, der angiver "ikke gyldigt til ansættelsesformål". Udskrifter fra Social Security Administration, der viser socialsikringsoplysninger til en medarbejder, er ikke acceptable erstatninger til et socialsikringskort.

Dokumenter, der præsenteres for dig til bekræftelse, skal svare til den kvalifikationsstatus, som medarbejderen har attesteret. Hvis de dokumenter, du præsenterer, ikke er i overensstemmelse med den status, som medarbejderen har attesteret, kan du ikke acceptere dem. For eksempel, hvis en medarbejder attesterer at han eller hun er en amerikansk statsborger, men viser dig et "grønt kort", kan du ikke acceptere dokumentet.

Udløbsdatoer for dokumenter

Nogle dokumenter, som et pas eller en arbejdsgodkendelse, har udløbsdatoer. Dokumenter, der er udløbet, er ikke acceptable for verifikation. Hvis et dokument udløber i fremtiden, skal du acceptere det, men noter udløbsdatoen i dit medarbejderregistreringssystem. Hvis et dokument udløber, og medarbejderen ikke giver et nyt dokument, der viser en fremtidig udløbsdato, er den pågældende medarbejder ikke længere berettiget til at arbejde i USA. Hvis din virksomhed er inspiceret, kan du blive bøder og straffe for fortsat at ansætte denne person .

Kun originale dokumenter

Alle dokumenter, der præsenteres, skal være originale. Fotokopier er ikke acceptable. Hvis du har et spørgsmål om, hvorvidt et dokument er en kopi, skal du kigge efter et frimærke eller en forsegling fra et statsligt organ i USA eller fra en stat, amt eller kommunal enhed.

Hvis et dokument har et andet navn end navnet på medarbejderen på I-9, skal du stille spørgsmål. Lette stavelsesvariationer af navne er acceptable, så længe dokumentet ser ud til at være ægte og det vedrører personen.
Når du har gennemgået dokumenterne og gjort en rimelig fastslåelse af, at de begge er (a) ægte (ikke kopier eller på anden måde tvivlsomme) og (b) vedrører den navngivne medarbejder, skal du straks underkaste dig det strafferetlige af din viden er medarbejderen autoriseret til at arbejde i USA medtag den dato, medarbejderen begyndte at arbejde for din virksomhed. Skriv, dato, udskriv dit navn og din titel og medtag firmaets adresse.

Afsnit 3 Opdatering og genbekræftelse

Afsnit 3 bruges til at opdatere oplysninger om dokumenter, der er udløbet, og giver mulighed for at udfylde et nyt dokumentets udløbsdato.

Kopiering af dokumenter

Hvis din virksomhed bruger E-Verify-systemet, skal du holde fotokopier af alle dokumenter. Hvis du ikke bruger E-Verify, behøver du ikke at beholde kopier af dokumenter. Hvis du holder kopier, skal du gøre det for ALLE medarbejdere.

Efter udfyldning af formular I-9 - Hvad skal du gøre

Du som arbejdsgiver skal beholde en kopi af et udfyldt Formular I-9 til alle medarbejdere. Du behøver ikke at indsende dette dokument til ethvert USA-agentur.

Oplysningerne i denne artikel gav dig som arbejdsgiver mulighed for at forstå kravene til udfyldelse af I-9-formularen. De er ikke beregnet til at være inkluderende. Sørg for at læse hele I-9-dokumentet for at sikre, at du fuldfører dette dokument helt og korrekt.

Korrigere fejl

Korrekte fejl på Form I-9 i samme var som du ville andre vigtige dokumenter. Brug ikke whiteout eller forsøge at slette fejlen. Standardproceduren til at rette fejl i vigtige dokumenter er:

Linje gennem de forkerte oplysninger (sørg for, at oplysningerne stadig kan læses)

• Lav ændringen
• Dato og start ændringen.
• Tips til udfyldning af formular I-9

Du som arbejdsgiver kan udpege en medarbejder eller en anden til at fuldføre arbejdsgiverens dele af I-9-formularen. Men INS siger, "hvis en anden udfylder formular I-9 på dine vegne, skal han eller hun have fuld I-9 ansvar."

1. En medarbejder kan modtage hjælp, der gennemfører afsnit 1. Sørg for at hjælperen fuldender "Forberedende og / eller Oversætter certificering" blok og har medarbejder tegn.
   Flere oplysninger - svar på spørgsmål om I-9-formularen

2. Se denne artikel med svar på almindelige spørgsmål om formular I-9 og bekræftelse af ansættelsesberettigelse
   Du er forpligtet til at beskytte de private oplysninger, der leveres af medarbejderne på I-9 formular og på bilag. Brug kun disse oplysninger til I-9-formål, og gem dokumenterne på et sikkert og sikkert sted, som et låst filskab, som kun få betroede personer har nøglen til.

3. Nogle statlige arbejdsformidlingsbureauer kan bekræfte ansættelsesberettigelse og attestere medarbejdere, de sender til dig. Vær sikker på at du får og beholder en kopi af certificeringen fra din stat i dette tilfælde.