Vælger Donor Management Software til din nonprofit

Tiden kommer altid, når din nonprofit's donor management software skal opgraderes eller erstattes helt.

Hvornår ved du, hvornår den tid er kommet, og hvad skal du så gøre? Flere svar fra nonprofit-profferne gav disse svar, da jeg bad dem om at afslutte denne sætning: "Jeg vidste, at det var på tide at få et nyt donorstyringssystem, når …"

• da den vi havde, ikke kunne rapportere dataene på de måder vi havde brug for.

• da hunden spiste mine indekskort.
• da jeg ønskede at kende ting om mine donorer, og det tog en absurd mængde personale tid at finde svaret.
• når det sidste "system" forlod det i hovedet.
• da den eneste person, der havde en anelse om, hvordan man bruger systemet (en gammel Access-database), gik på pension.
• da en frivilligs computer styrtede og vi mistede alt.

Gør disse grunde rigtige for din ideel?

Det er dog den nemme del at beslutte, at du har brug for et nyt system. Der er en verden af ​​forvirrende information om konkurrerende systemer derude, og ingen nem måde at sætte det hele sammen.

Jeg vendte mig til "Consumer Reports" af nonprofit teknologi for at finde svarene. Idealware er et nonprofit, der hjælper andre nonprofits til at træffe klare softwarebeslutninger ved at udføre upartisk forskning og derefter oversætte det til letforståelige rapporter, artikler og træning.

Andrea Berry, direktør for partnerskaber og læring ved Idealware, blev enige om at tale med mig om, hvordan en organisation skulle gå om at vælge et nyt donor management system.

Her er de trin, som Berry foreslog:

Find ud af, om du virkelig har brug for et nyt system.

Berry siger at starte med at vurdere, hvorfor du ikke kan lide dit system. Problemet er måske ikke det, du synes, og det er ikke let at skifte. Det tager tid, indsats og penge.

Berry sagde: "Der er ikke et sølvkugle system derude, så sørg for, at dit nuværende system virkelig er utilstrækkeligt.

Du kan f.eks. Bare nødt til at lære mere om systemet, du har, end at skifte helt til et helt nyt system. "

Bestem hvad problemet egentlig er. Kan det være et af følgende?

• Du har brug for mere træning. Måske har dit nuværende system funktioner, som du ikke forstår eller ved, hvordan du bruger. Spørg din sælger, hvis der er træningsmuligheder, som du kan drage fordel af.
• Du har brug for mere support. Hvad er support mulighederne for dit nuværende system? Er der ledig og billig støtte? Kender leverandøren dine problemer og forsøger at hjælpe, eller snakker de ned til dig? Har de en løsning til dit særlige problem?
• Du forstår ikke alle mulighederne i dit nuværende system. Ved du virkelig, at det ikke gør hvad du vil? Er der tilgængelig dokumentation?Nogle leverandører arbejder hårdt for at yde mere hjælp som videoer, fora, hvor du kan stille spørgsmål og dokumentation skrevet til ikke-tekniker.
• Dit system er for svagt eller for robust. Højre dimensionering af et system til din proces, og dit budget er vigtigt.
• Dit system er for dyrt. Betaler du for mere funktionalitet end du har brug for? Berry siger, "Når du taler til en sælger, husk at dette er et salg … naturen er at" up-sell. "Forståelse af dine behov hjælper dig ikke med at blive distraheret af 'skinnende objekt syndrom.'"
• Dit system er Umoderne. Måske mangler det nye funktioner. Det skal opdateres regelmæssigt, enten af ​​dig eller sælgeren. De fleste online systemer opdateres regelmæssigt. Bare vær opmærksom på, hvordan dit system forbliver opdateret.
• Dit system understøttes ikke længere af sælgeren. Berry siger, at dette ikke er almindeligt, men sker, især hvis en mindre leverandør er købt af en større.

Idealware giver en projektmappe, har du brug for et nyt donor management system? som vil hjælpe dig med at guide dig gennem denne selvvurderingsproces.

Identificer et hold af interessenter.

Så du har truffet beslutningen om at skifte. Hvad er næste?

Berry sagde: "Hvad vi ser hele tiden er, at udviklingsdirektøren beslutter at få et nyt system, men ikke rådføre sig med marketingafdelingen eller den administrerende direktør eller frivillige koordinator, som alle vil bruge system. "

Det er en god idé at høre alle, der skal bruge systemet. Når du har brainstorming funktioner, du har brug for, lad alle have et ord. Sørg for, at alle, der vil bruge eller blive berørt af systemet, er repræsenteret.

Forstå dine nuværende processer.

Lav en detaljeret liste over dine fundraiseringsprocesser. Derefter standardisere dem. Vurder alt, hvad du gør med dine databaser. Spørg hvorfor gør vi det på denne måde? Skal vi fortsætte med at gøre ting på den måde?

Berry sagde, "Standardisering giver dig fleksibilitet i at vælge et system … de billigere systemer har ikke råd til stor fleksibilitet, så jo færre" rare "er det bedre. Se efter bedste praksis i marken og undgå fuldstændig unikke procedurer. "

Eliminere afskedigelser, inden du investerer. Hvor mange gange indtaster du f.eks. En adresse … skal du? Overfør ikke quirky taktik, der har spredt sig gennem årene.

Prioriter en features ønskeliste.

Få alle sammen, hvem der vil bruge systemet, eller hvem vil få rapporter fra det. Brainstorm alt hvad du muligvis vil have, og rangér disse funktioner. Bestem hvad du absolut har brug for, uden hvilket systemet er ubrugeligt. Gør dette først vil holde dig fra at gå ud i et niveau af kompleksitet, der kunne ødelægge dit budget.

Berry anbefaler at oprette en tredelt liste:

• Hvad har du brug for ellers er systemet ubrugeligt?
• Hvad ville det være dejligt at have, men det er ikke en deal breaker?
• Hvad ville du have, hvis penge ikke var en mulighed?

Dette er en fortsættelse af "Sådan vælges Donor Management Software til din nonprofit."Hvordan ved du, når du har brug for en ny donorstyringssoftware, og hvordan vælger du det rigtige system til din nonprofit?

Gør din forskning.

Brug Idealware. De har lavet grundforskningen for dig. indsnævret feltet, udvalgte systemer, der er dedikerede donorstyringssystemer, og derefter trukket de ti bedste systemer ud og frembød en features list.

Tjek forbrugervejledningen til lavpris Donor Management Systems.

Brug rapporten, lav en kort liste over tre eller fire levedygtige systemer.

Schedule vendor demonstrationer.

Nogle leverandører vil komme til dig, eller du kan gå til dem. Men mange demoer er online hvor du kan bruge et websharing-værktøj eller downloade en prøveversion.

Sørg for at bruge rigtige eksempler for at se, hvordan hvert system vil fungere efter dine behov. En stor hjælp er Idealwares seks tips til at navigere leverandørdemoen.

Rangere systemerne mod din ønskeliste - fancy vs. kernebehov og høj pris vs overkommelig - og vælg rigtigt system til dig

Du kan muligvis købe dit nye system med et kreditkort online, men større systemer kan have en kontrakt, der skal behandles og underskrives.

Berry sagde: "Nogle gange kan du begynde at bruge dit nye system, mens andre systemer skal tilpasses. DonorPerfect Online er velkendt for at tilpasse et system, før du starter, mens andre systemer, som f.eks. GiftWorks, er nemme at bruge fra få vist.

Nogle systemer vil skabe behov for at ansætte en konsulent for at komme i gang. "

Berry foreslår også disse artikler på Idealware-webstedet:

• Fire principper i valg af donorstyringssystem > Ti almindelige fejl ved valg af donordatabaser