Hvordan udstationerede CFO'er udnytter online bogføringstjenester

Online bogholderiløsninger udnytter cloud computermiljøet til at indsamle og korrelere de oplysninger, en virksomhed har brug for til at styre sin økonomi. Disse softwareplatforme forenkler bogføringsprocessen, minimerer den tid, der bruges til dataindtastning og øger effektiviteten over hele linjen. Mange virksomhedsejere og økonomidirektører drager fordel af disse fordele ved at følge smarte implementeringsprocesser for at skabe det perfekte miljø til håndtering af den daglige økonomi.

Find den bedste software

Det første skridt i oprettelsen af ​​det ideelle online bogholderiljø er at bestemme hvilken softwareplatform der har de rigtige værktøjer til virksomheden. CFO'er bør blive bekendt med de mest nyttige muligheder og udvikle en liste over platforme, der tilbyder de bedste funktioner. Små virksomheder varierer i størrelse, omfang og behov, så det er vigtigt at konsultere virksomhedsledere på forhånd for at afgøre præcis, hvilke værktøjer der er nødvendige for at håndtere de konstante udsving i deres økonomiske data.

Overvejelser er rigelige på dette stadium, men alt fra funktioner og fordele til de støttetjenester, der tilbydes af regnskabsplatformen, bør vurderes. Mange virksomheder kræver en masse tilpasning eller kan have brug for softwaren til at skalere og tilbyde mere omfattende rapportering på vejen. Regnskabsbehov for både i dag og i fremtiden skal analyseres, før du underskriver den stiplede linje.

Forenkle lønningen

Lønning bliver mere og mere kompliceret, da små virksomheder udvider og påtager sig yderligere medarbejdere. Tidsporingsoplysninger skal overføres til lønningsafdelingen for at generere de rapporter, der er nødvendige for at give medarbejderne nøjagtig kompensation. Online bogføringsværktøjer kan tage dataene ind i sporings- og lønprogrammer og oversætte det til et format, som kan bruges til at forberede kontrol direkte fra programmet.

Dette øger nøjagtigheden og sikrer, at alle medarbejdere bliver betalt til tiden, hver gang uden at regnskabsafdelingen skal bruge timer på at arbejde på lønning hver uge.

Mange tidsporingsprogrammer omfatter også det omfattende udvalg af muligheder og fordele, der er tilgængelige via mobilforbindelse. Der er tidsporingsprogrammer, der giver brugerne mulighed for at indtaste tid fra feltet, via mobilapplikation og endda via sms-beskeder. CFO'er kan opsætte flere godkendelsesprocesser for forskellige medlemmer, der fremmer hjælp i forbedrede data og detaljer i indgivet tid sporet for lønningslisten.

Administrer salgsdata

Små virksomheder beskæftiger sig med en konstant tilstrømning af salgsdata. Indgående og udgående fakturaer, betalinger, indkøbsordrer, ordreudfyldelse og forsendelsesoplysninger indeholder alle vigtige økonomiske data, der udgør en stor del af billedet, når det kommer til pengestrømme.Manglende sporing af disse tal nøjagtigt og i tide kan føre til forvirring, der hæmmer virksomhedernes evne til at træffe beslutninger om fremtidig vækst.

Online bogføringssoftware håndterer alle disse vigtige data, som det kommer til, så firmaets ledere altid har et klart billede af, hvor meget penge der er til rådighed til enhver tid.

Ved at give en hurtig og præcis måde at bestemme status for individuelle ordrer og fakturaer, sparer disse platforme tid ved hvert trin langs salgstragten. Nogle softwareløsninger giver mulighed for automatisk at generere fakturaer og sende dem til kunderne for at afbøde salgsafdelingen endnu mere.

Overvågningskonti, der skal betales og modtages

Det er muligt for en virksomhed at se rentabel på papir, men kæmper eller fejler i virkeligheden. Dette er et fælles problem for virksomheder med ineffektive bogføringsprocesser, der ikke viser den sande historie bag cash flow. Ved at bruge et online værktøj til at holde styr på status for både betalbare og kundefordringer fjerner man forvirring og viser, hvor der skal træffes foranstaltninger for at forbedre sundheden for virksomhedens økonomi.

Opsætning af e-mail påmindelser og advarsler fremskynder indsamlingsprocessen på tilgodehavender og minder virksomhedsejere og ledere, når gælden skyldes.

Dette gør det lettere at oprette en afbalanceret betalingsplan, der holder selskabet i det røde snarere end at nedbryde sit budget.

Tilskynde mobil brug

Fjernadgang er en stor del af, hvad der gør online bogføring så effektiv. Alle fra CFO til den mobile arbejdsstyrke kan få adgang til softwaren og indlæse vigtige data fra en hvilken som helst enhed uanset deres nuværende placering. Når alle i virksomheden kommer om bord med registrering af salg og udgifter som de sker, bør det skabe en stor stigning i nøjagtigheden på tværs af brættet. Medarbejdere, der gør forretninger væk fra kontoret, behøver ikke længere vente på at vende tilbage til deres computere for at registrere transaktionsdata. I stedet kan de indtaste alle numrene ved hjælp af en app på deres mobile enheder, der integrerer med den vigtigste bogholderiprogram og leverer informationen direkte til skyen.

Synkronisering med banker

Det er alt for let at glemme at nedskrive et indskud eller en tilbagekaldelse i en forretningskontrolbog og få en ubehagelig overraskelse, når månedsopgørelsen ankommer. Dette problem kan undgås ved at oprette online bogføringssoftware til automatisk at modtage finansielle data i det øjeblik, banktransaktioner opstår. De nøjagtige beløb i dollar registreres øjeblikkeligt og er tilgængelige fra instrumentbrættet, en metode, der ikke kun forbedrer nøjagtigheden, men gør det også unødvendigt at bruge tid hver måned til at sortere gennem papirerklæringer for at sikre, at bøgerne står i balance.

Hold kommunikation åben

En pålidelig online bogholderiløsning skal gøre det muligt for administratorer at oprette forskellige login tilladelser, så institutter, ledere og medarbejdere i et firma kan få adgang til og ændre oplysninger. Overvågningsværktøjer skal lade økonomidirektørerne kontrollere, at alt fungerer glat og svare på eventuelle spørgsmål ved hjælp af samarbejdsmuligheder inden for applikationen.Dette holder strømmen af ​​information fri mellem alle parter, der er involveret i en virksomheds økonomiske beslutninger, og fjerner hindringer, der står i vejen for effektiv drift. Hvis virksomhedens behov ændres, er økonomidirektøren og tjenesteyderen altid tilgængelige for at hjælpe med forbedringer.

Drage fordel af rapportering

Oprettelse af rapporter fra økonomiske data uden hjælp fra software er en vanskelig proces, der binder små virksomheder, der kunne være mere produktive andre steder. Forsinkelsen mellem dataindsamling og samling af disse manuelle rapporter skaber risikoen for, at oplysningerne kan være forældede, når rapporten er færdig. Online bogføringsplatforme omfatter rapporteringsværktøjer til flere af de vigtigste forretningsmæssige beregninger:

• Prognostiseret salg
• Indtægter og omkostninger
• Pengestrøm
• Resultat og tab

Da alle data, der indgår i systemet, korreleres straks , hver ny rapport afspejler de seneste ændringer i virksomhedens økonomi. Synkronisering på tværs af platformen er en af ​​de vigtigste fordele ved online rapporteringssystemer, men det er ikke det eneste. Omfattende instrumentpaneler kan aggregere data, forbedre rapporteringen og tillade CFO'er at få adgang til virksomhedens nøgleindikatorer uden at starte deres computer op selv. Mobil forbindelse i regnskabsmæssige applikationer er allestedsnærværende og giver brugerne mulighed for ikke blot at se, men også redigere, manipulere og analysere alle vigtige data, hvor og hvor det er nødvendigt.

Integrer alle programmer

Online bogføring er mest gavnlig, når de er knyttet til de andre applikationer, som en virksomhed bruger til at styre operationer. At sammenlægge tidssporing, lønningsliste, lagerstyring og anden software ved hjælp af en sikker integrationsplatform forenkler datastrøm og sikrer, at informationen, der er tilgængelig via online bogholderiprogrammet, altid er korrekt.

Som med automatisering letter integrationen øget effektivitet og kan spare en virksomhed en betydelig sum penge ved at reducere tid, der bruges til at jage ned informationstyper, der tidligere var spredt på tværs af afdelinger. Integration reducerer også mange gentagne dataindtastningsopgaver, reducerer fejlfrekvensen og giver virksomheder mulighed for at optimere rapporter for at indeholde den største detaljeringsgrad.

En kritisk komponent i integrationen af ​​regnskabsplatformen er først at forstå, hvad det ønskede resultat er før tilpasning af systemer. Ved at vide, hvad regnskabskravene er, kan økonomidirektører mere præcist vurdere relevansen af ​​de mange funktioner og fordele ved forskellige programmer for at sikre, at de rent faktisk opfylder virksomhedens behov. For eksempel kræver jobberegning flere systemer til at tale med hinanden på tværs af lønningslister, tidssporing og generelle ledersystemer. Hvis jobomkostning er en vigtig grund for rapportering, så er det vigtigt, om tidssporingsprogrammet synkroniserer dataene til lønningsløsningstjenesterne.

Tilpas arbejdsmiljøet

Virksomheder, der tilbyder integrationsløsninger, omfatter ofte tilpasning som en del af deres tjenester.CFO'er kan drage fordel af dette for at skabe en central platform, der er skræddersyet specifikt til at håndtere virksomhedens behov. Hver virksomhed kræver en bestemt opsætning i form af arbejdsgang, dataindtastningsformularer og forbindelser mellem softwareprogrammer. Selve platformen skal være let nok til at alle kan bruge uden at kræve omfattende træning. Online bogføring kan sømløst integreres i dette miljø, så det bliver et almindeligt værktøj til styring af dataflyt.

Husk, at tilpasninger kan kræve intervention af uddannede it-tjenester efter behov for at oprette forbindelse, sikre, at data synkroniseres korrekt, og rapporterne er korrekte. Denne støtte bør budgetteres, når man overvejer omkostningerne ved at implementere nye regnskabsløsninger og online bogføringstjenester, fordi det i sidste ende bliver brug for ikke kun under opsætningen, men i perioder med forandring, under vækst og når regnskabsholdet kræver ny information og rapportering. Virksomheder nærmer sig dette på en række måder.

Små virksomheder med et begrænset budget og en brutto økonomidirektør på regnskabsruten foretrækker at opretholde et forhold til en eneste indehaver, som kan være fleksibel og på opkald efter behov. Medmindre behovet er omfattende, ville fakturering for arbejdede timer være mere tilbøjelige til at gavne små virksomheder budgetter end en månedlig beholdning. Omvendt kan større virksomheder eller virksomheder med komplicerede regnskabsmæssige behov have mere gavn af at holde et it-selskab på beholderen for at imødekomme deres løbende behov. I begrænsede situationer er nogle virksomheder bedst egnet ved at have en intern it-supportperson på medarbejderne. Dette er normalt den mest velegnede til virksomheder, der har en it-person, der allerede er på personale, der kan påtage sig yderligere systemansvar.

Ved at give økonomidirektører, virksomhedsejere og medarbejdere et fælles miljø til at spore og styre økonomi, adresserer online bogføring mange af spørgsmålene om nøjagtighed og kommunikation, der kan forårsage skadelige fejl. Korrekt implementering skaber en platform, der forandrer den måde, virksomheder håndterer økonomi på og giver det ideelle miljø for produktivitet og vækst.