Hvad er uopkrævet ejendom og hvordan håndterer jeg det?

Hvad er uopkrævet ejendom?

Du kan have gæld (uanmeldte checks), du ikke kan sende til en sælger, overbetalinger til en kunde eller en lønseddel, som ikke er ansat af en medarbejder eller anden ejendom, der tilhører en anden, men som din virksomhed har i sin besiddelse og du ved ikke, hvordan man får denne ejendom til den person, der ejer den.

Det er vigtigt at bemærke, at lovgivningen vedrørende uopkrævet ejendom (herunder lønsedler) er reguleret af de enkelte stater. Forordningerne er de i den stat, hvor betalingsmodtageren er, ikke den stat, hvor din virksomhed er.

Hvis din virksomhed er i den situation, hvor du ikke kan finde ejeren af ​​uopkrævet ejendom, er der to ting, du skal gøre:

1. Foretag enhver rimelig indsats for at finde modtageren af ​​betalingen, så du kan give dem pengene.

2. Hvis du ikke kan finde modtageren inden for en rimelig tid, skal du rapportere manglen på betaling til din stat og betale pengene til staten, så den er tilgængelig for modtageren på et senere tidspunkt.

Lad os sige, at du har betalt en medarbejder, der har forladt din virksomhed, og som ikke har indbetalt en lønseddel. Du har penge i din virksomhedslønnen konto, men husk det er ikke din ejendom. Uopkrævet ejendom betragtes som en forpligtelse til regnskabsmæssige formål det er den ejendom du ejer, men som ikke er din virksomheds ejendom.

Din virksomhed har to ansvarsområder for uopkrævet ejendom: (1) at indberette og betale uopkrævede aktiver til den rigtige stat, og (2) for at sikre, at virksomheden afspejler ansvaret korrekt på balancen.

Uopkrævet ejendom og din virksomhedsbogføring

Når du når frem til det punkt, hvor du skal indberette den uanmeldte check til din stat, kan du overveje at annullere kontrollen og lægge beløbet ind i en escrow konto. Dette vil medvirke til at sikre, at midlerne ikke tilfældigt bruges.

Du skulle allerede have betalt arbejdsafgiften på dette beløb.

Hold alle registreringer om denne betalingsmodtager eller medarbejder godt og sørg for, at du forsøger at kontakte personen regelmæssigt. Justin Pritchard, Banking Expert på Balancen, har en skabelon for fremragende checks, du måske vil overveje at bruge.

Rapportering og betaling til staten

Princippet om escheat (udtales "es-cheat" ligesom det ser ud) styrer her. Escheat betyder "overgivelse", og det er baseret på en fælles lov doktrin, der kræver uopkrævet ejendom returneres (overgivet) til staten, og ikke opbevares af den person, der har det. Idéen er, at ejendommen ikke er din, og at staten har flere ressourcer til at finde den person eller virksomhed, der har ejerskab.

Hvis ingen ejer er fundet, beholder staten ejendommen. De typer af ejendomme, der kan være gældende, er checks (herunder lønsedler), escrow-midler, overbetaling af kunder, betalinger, du kan ikke betale til leverandører, lønkontroller og provisionskontroller.

Statlige love om uopkrævet ejendom

Alle stater har escheatlove, der beskriver tidsperioder og procedurer. Statlige love indeholder normalt disse trin:

• Staten angiver en tidsperiode uden kontakt vedrørende ejendommen.
• Så er der en årlig periode at forsøge at lokalisere ejere, sende due diligence-breve til den sidst kendte adresse. Det ville være godt at sende disse breve med bekræftet post eller "returneret kvittering", så du har en rekord for at prøve at kontakte den enkelte eller firmaet.
• Efter denne periode i året skal du indsende en rapport til staten og en overførsel af beløb på grund af ejere, som du ikke kunne kontakte.

Uanmeldte lønsedler

Uopkrævede lønsedler er også underlagt lovvalg som uopkrævet ejendom. Lovene i den stat, hvor medarbejderen sidst arbejdede, gælder. Hvis du har en lønseddel til en tidligere medarbejder eller medarbejder, der ikke er blevet hævdet i en periode, skal du følge den samme tilstandsrapporteringstidslinje som for anden ejendom. Se denne artikel for mere diskussion om, hvordan man håndterer uanmeldte lønsedler.

State Escheat Laws

Du kan søge efter dit stats navn og ordet "escheat". For eksempel søg efter "Iowa escheat love". Du kan se på din stats kasserer, afdeling for indtægter eller skattekontor for at finde oplysninger. Husk, at hver stat har forskellige krav. Denne hjemmeside af en advokat indeholder mere information om uopkrævet ejendom, herunder links til escheatlove i alle stater.

Regnskab for uopkrævet ejendom

Regnskab for uopkrævet ejendom varierer afhængigt af sandsynligheden for, at ejendommen skal påberåbes. Ifølge Journal of Accountancy er det i mange tilfælde bedst at genkende tabet, fra et regnskabsmæssigt synspunkt, selv før du videregiver det til staten. Tal med din skatterådgiver inden årets udgang for at diskutere din liste over potentiel uopkrævet ejendom.

Nogle forslag til behandling af uopkrævet ejendom

1. Find ud af lovgivningen i din stat eller for alle stater, hvor du har medarbejdere. Vær særlig opmærksom på den periode, hvorefter du skal indberette den uindsamlede ejendom til staten.
2. Konfigurer politikker og procedurer for at indhente oplysninger om uindhentet ejendom og en tidslinje til at gennemgå listen og sende meddelelser hvert år.
3. Så indstil en gang hvert år til rapportering og betaling for uindhentet ejendom.

Statskontrol

Endelig husk at uindsamlet ejendom ikke er din virksomheds ejendom. Stater kan og gør revision for uindfriet ejendom og kan vurdere bøder og straffe for manglende overholdelse af statsloven.