Hændelsesregistreringsguide: Løsninger til succes

Teknologiske fremskridt har især haft stor indflydelse på eventplanlægning og hændelsesregistrering. Langt gået er de dage med papirinvitationer, der kommer i en konvolut med et frimærke. Online registrering er mere og mere almindelig for alle typer arrangementer, fra forretningsseminarer og årlige konferencer til milestone fødselsdagsfest og virksomhedens feriefunktioner. Selvom denne online-proces kan virke enkel, kræver det stadig arbejde.

Heldigvis er der mange værktøjer til rådighed til begivenhedsplanlæggere. Valg omfatter enkle platforme, der tager fat på det grundlæggende ved begivenhedsregistrering og dem, der er mere avancerede, og tilbyder multifunktionelle applikationer. Nogle begivenhedsregistreringsprogrammer behandler hændelsesbetalinger. Nogle giver også automatisk refusion, hvis en registrering annulleres. Andre pakker opretter registrant navne tags. Arrangementregistreringsværktøjer kan også gøre det muligt at integrere med en konference- eller virksomhedswebsted samt oprette forbindelse til deres sociale medieplatforme.

Desværre, med så mange muligheder, kan processen for at vælge arrangementet til registrering af arrangementer for din virksomhed være overvældende, for det mindste. Her følger en vejledning, der følger med at vælge de registreringsværktøjer til hændelse, der bedst tjener din eventplanlægningsvirksomhed.

Valg af Event Registration Software: Hvor skal man begynde?

Når du vælger begivenhedsregistreringsværktøjer, er det bedst at starte med at bestemme dine behov og ønsker.

Tænk igennem dine registreringsprioriteter og din eventplanlægningsvirksomhed. Spørg dig selv disse spørgsmål:

• Er dine behov enkle og kræver kun behandling af registreringer og betalinger?
• Tilbydes flere sessioner inden for hovedbegivenheden, der kræver yderligere registreringer?
• Har du brug for at administrere hotelbestillinger eller rejsearrangementer?
• Støtter du en konferencewebsite?
• Vil du være forsynet med navneord, koordinere audiovisuelle krav eller hosting særlige udtrækssessioner?
• Administrerer du mere end én begivenhed samtidigt?
• Er din begivenhed en årlig begivenhed eller en engangs begivenhed?

Svarene på disse spørgsmål hjælper dig med at finde den software til hændelsesregistrering, der passer bedst til dine behov.

Hændelsesregistreringsværktøjer

Med så mange valg i hændelsesregistreringssoftware er det nemt at blive fanget i prangende funktioner og de nyeste værktøjer, uanset om de arbejder for din begivenhed, eller hvis de endda endda bliver udnyttet. Vær ikke lokket af den nyeste og største. I stedet skal du lave en liste over de funktioner, du bruger i øjeblikket i din begivenhedsregistreringsproces, og tilføj dem, som du gerne vil medtage for at strømline processen. Nogle funktioner, der er tilgængelige, omfatter følgende:

• Registrering af begivenhed online
• Registrering af begivenhed på stedet
• Registrering af deltagergruppe
• Deltager selvindcheckning
• Betalingsbehandling af begivenheder
• Deltagelsesstyring og rapportering > Tilstedeværelse af badgeoprettelse og ledelse
• Registrering for individuelle sessioner
• Formudvikling
• Hotelværelseadministration
• Marketing Management
• Sociale medier
• Undersøgelser og hændelsesfeedback
• Ikke alle Event Registration Tools er Omkostningsfuldt

Mange arrangementer til registrering af arrangementer tilbyder standardfunktioner til en rimelig pris, som er velegnede til håndtering af enkle arrangementer.

Disse programmer indeholder grundlæggende registreringsformularer, der kan knyttes til dit websted. De kan indsamle registreringsoplysninger, herunder kreditkortoplysninger, for at registrere og behandle kreditkortbetalingerne. Derudover kan deltagerregistreringslister kompileres eller eksporteres. Afhængigt af typen af ​​begivenheder, du planlægger og hyppigheden af ​​begivenhederne, kan disse enkle værktøjer være en god pasform ved at give præcis det, du har brug for, uden at blive slået ned med alle mulige ekstra funktioner, som ikke er til nytte for dig.

Multi-faceted Eventregistreringsværktøjer Tilbyde ekstra muligheder

Hvis dit arrangement planlægning har du planer om store konferencer, kan eventregistreringsværktøjer, der tilbyder ekstra funktionalitet ud over det grundlæggende, være lige hvad du har brug for. Løsninger omfatter dem, der behandler hændelsesregistrering og kombinerer denne funktion med evnen til at spore og rapportere forskellige detaljer om en større og mere kompleks begivenhed.

Hvis deltagernes deltagere registrerer sig til konferencen og tilmelder sig til specifikke workshops inden for en given session, er der værktøjer til at aktivere denne funktion.

Nogle software gør det muligt at behandle flere deltagere fra en organisation med én betalingskilde og tilbyde forskellige prisstrukturer baseret på gruppebeløb eller tidlige tilmeldingsgebyrer. Hvis du har brug for tilpassede rapporter, så kig efter en hændelsesregistreringspakke, der automatisk genererer rapporter ved at udarbejde deltagerlister baseret på individuelle workshops eller andre parametre, du vælger. Konferencer kræver typisk trykte navneord, så sæt det på din "must have" liste, så disse kan oprettes automatisk som en del af begivenhedsregistreringsprocessen og se efter tilpasning for at afspejle om deltageren er registreret for hele konferencen, en del af ugen eller kun en bestemt dag.

Værktøjer til integration af registrering

For de arrangementer, der har mange arrangementer, kan integrering af registreringsdata i din eksisterende database være en kritisk funktion for din organisation. Overvej aktuelle metoder til at tilføje registranter til din database og identificere forbedringsområder. Det er vigtigt at tænke på forskellige måder, at disse oplysninger kan integreres med eksisterende oplysninger, såsom personer, der har frivilligt eller doneret. De fleste begivenhedsregistreringsprogrammer giver mulighed for manuelt at eksportere data. Denne metode er imidlertid tidskrævende, da det kræver manuelt at importere oplysningerne i din database igen. Udforsk pakker, som ikke kun kan opfylde dine krav til registrering af begivenheder, men også understøtte dine bestående ledelsesbehov.

Tag et testdrev inden du køber

Når du har indsnævret dit valg af hændelsesregistreringssoftware, skal du afgøre, om de tilbyder en gratis prøveperiode. Det vil give dig mulighed for ikke kun at teste funktionerne, men for at se om den har den funktionalitet, du har brug for, og hvis det passer godt til din begivenhed. Det er også en mulighed for at opleve deres niveau af kundeservice, når du besvarer dine spørgsmål eller arbejder for at løse et problem, du har.