Arrangement Planlægningspørgsmål til at spørge dine potentielle kunder

Du kan ikke køre en vellykket eventplanlægningsvirksomhed uden kunder, så du er nødt til at imponere på alle muligheder, der kommer til din vej. Men partnerskab med den forkerte klient kan koste dig tid og penge, som begge kan bruges til at lande mere egnede projekter.

Størrelsen og omfanget af enhver begivenhed kan ændres hurtigt, og du skal føle dig godt tilpas med den person, der betaler regningerne. Derfor er dit første kundeinterview så vigtigt.

Hvis du ikke får svarene, du har brug for, eller hvis tingene bare virker underlige, kan du måske tage dine ydelser andre steder for at undgå en katastrofe ned ad vejen.

Nedenstående er de vigtigste spørgsmål, som planlæggere skal spørge, før de udarbejder en kontrakt for deres klient.

Hvad er den forventede dato og placering for din begivenhed?

Dette er måske den mest grundlæggende af spørgsmål, men det er vigtigt for din klient at give et direkte svar. Det kan være et dårligt tegn, hvis du føler en masse ubeslutsomhed eller konflikt med dette emne. Nu skal selvfølgelig nogle kunder have brug for din hjælp til at vælge et sted, men de skal virkelig have mindst et par pladser i tankerne. Du kan bruge en betydelig mængde tidshoppingsteder, og du vil bruge endnu mere, hvis kunden ikke har nogen idé om, hvad de vil have.

Hvor mange gæster vil deltage i arrangementet?

Forskellen i omkostninger mellem 200 og 500 deltagere er massiv, så hvis en potentiel klient giver dig et stort antal, så har de sandsynligvis ikke gjort nogen forskning om omkostninger.

I dette tilfælde vil du straks fortsætte med det næste spørgsmål på listen.

Hvad er dit budget pr. Person?

Jeg foretrækker at lede med en "per person" budget forespørgsel, fordi det giver en bedre følelse af, hvor meget tanken klienten har lagt i arrangementet. Svar med tæppe tal som $ 5, 000 eller $ 20, 000 er for fjernt fra gæstoplevelsen.

Uanset hvilket antal din klient bruger til at repræsentere deres budget, bør du bryde det ned i en pr. Person, så begge kan se, hvad du virkelig skal arbejde med.

Hvad skal 3 elementer have til din begivenhed?

Når du ved mere om budgettet, er det tid til at finde ud af, om det er stort nok til at opfylde dine kunders forventninger. Must-haves kan give et stort vejspærre i visse situationer. Forestil dig, at din klient ønsker en bestemt berømthed at udføre på deres begivenhed, men de har ingen anelse om, hvor meget af omkostningerne, eller om den pågældende person selv er tilgængelig. Det er de typer af problemer, du skal adressere i starten, og du kan ikke altid stole på klienten for at nævne dem.

Hvad er 3 ting, du ikke ønsker på din begivenhed?

Selv om det ligner det foregående spørgsmål, kan tilføjelsen af ​​den negative konnotation tilføje væsentlig indsigt for planlæggeren.Sig for eksempel at klienten er adamantly imod servering af kylling til middag. En konsekvens heraf vil være en stigning i fødevareomkostningerne. Uden kylling som en mulighed, skal du overveje oksekød eller fisk, der begge er typisk dyrere. Forståelse af, hvordan en "no-no list" påvirker det store billede er en kritisk færdighed ved vurdering af klientkompatibilitet.

Det gamle ordsprog om ikke at have kage og spise det også illustrerer punktet perfekt.

Disse fem enkle arrangementplanlægningsspørgsmål vil fortælle dig meget om din klient, før du går ind for at arbejde sammen. Og selv om nye udsigter er afgørende for din hændelsesvirksomhed, vil den forkerte type kunde forbruge alle dine ressourcer og koste dig penge i det lange løb.