Event Management vs Planning: Hvad er forskellen?

Arrangementplanlægningsbranchen er vært for talrige jobtitler og jobbeskrivelser. Eventplanlægger. Mødeplanlægger. Eventkoordinator. Konventionsplanlægger. Event manager. Listen virker uendelig. Efterhånden som branchen vokser, gør også listen over jobfunktioner. Mens jobvækst altid er en god ting, kan rækkevidden af ​​arrangementsplanlægning jobfunktioner og begivenhedsstyring jobtitler være forvirrende for dem, der starter i branchen.

Det er lige så frustrerende for erfarne fagfolk, der står over for kunder, der misforstår de tilbudte tjenester.

"Hændelsesadministration" og "Hændelsesplanlægning" kastes ofte rundt om hinanden, selvom de er to meget forskellige ting. Helt enkelt er planlægning og styring ikke det samme. Mens færdighederne i disse to funktioner overlapper hinanden, er de to forskellige funktioner. Det skaber problemer for dem, der beskæftiger sig med klienter, som fejlagtigt tror, ​​at de har brug for en arrangementshåndterer, når de har brug for det, er en eventplanlægger. Og for de kunder, der er under indtryk af, at alle hændelseschefer også håndterer begivenhedsplanlægning. Så lad os rydde op for forvirringen, fordi det er vigtigt, at du og dine kunder har samme forståelse.

Eventplanlægning

Lad os starte med arrangementplanlægning. Nøgleordet er her planlægning . Alle arrangementer - fra brudebrus til milepæl fødselsdag festligheder til store corporate sammenkomster - begynder med en plan af en slags.

De indledende diskussioner med kunder vedrørende begivenhedsideer, temaer, ønskelige datoer og budgetretningslinjer er alle en del af arrangementets planlægningsproces.

Begivenhedsplanlægning starter i begyndelsen fra de meget tidlige stadier af konceptet og fortsætter helt indtil den aktuelle begivenhed finder sted. Og ærligt, i et par uger efter arrangementet, som begivenhed planlæggere indpakke detaljer og håndtere opfølgende elementer.

Hændelsesplanlægning involverer tæt samarbejde med kunden om at designe en begivenhed, der afspejler klientens vision om samlingen og opfylder arrangementets mål. Kunder, der ansætter en begivenhedsplanlægger, ansætter nogen til at planlægge alle aspekter af arrangementet, herunder de relaterede detaljer og handlinger, og at se den begivenhed igennem, indtil den er færdig.

Begivenhedsplanlægningsansvar kan omfatte men er ikke begrænset til:

• Valg af et overordnet tema for begivenheden
• Udvikling af et budget
• Valg af lokaler
• Forhandlinger om hotelaftaler
• Ansættelse udenfor leverandører > planlægge menuen
• ansætte en caterer
• arrangere gæstens højttalere eller underholdning
• koordinere transport
• vælge farveskemaet
• udvikle invitationer
• arrangement planlægning er alt, hvad der går i at sammensætte en begivenhed .Denne funktion falder ind under arrangementets større paraply.

Event Management

Hver type arrangement består af mange dele, der passer sammen som stykker af et puslespil. Alle disse stykker kommer til sidst sammen for at skabe en begivenhed. Succesfulde begivenheder har alle de relaterede stykker, der kommer sammen på det rette tidspunkt og det rigtige sted, glat og effektivt og i overensstemmelse med planen. Denne proces kaldes arrangementshåndtering. Det er simpelthen projektledelse af selve arrangementet.

Hændelsesadministration involverer at skabe, koordinere og styre alle de forskellige komponenter i en begivenhed såvel som holdene af mennesker, der er ansvarlige for hvert aspekt. Nogle aspekter af hændelsesadministration kan indeholde, men er ikke begrænset til:

reservere et sted for en begivenhed

• koordinere eksterne leverandører
• udvikle en parkeringsplan
• designe nødplaner
• sikre overholdelse af sundhed og sikkerhedsstandarder
• administrerende personale ansvarlig for hver funktion
• overvåge udførelsen af ​​en begivenhed
• overvågning af begivenheden
• løse begivenhedssituationer på stedet
• Arrangementledere og Arrangørplanlæggere Arbejde sammen

Definere disse to Funktionerne er udfordrende, fordi de ikke kun er nært beslægtede, overlapper ansvaret ofte. Individuelle begivenhedsplanlæggere kan tilbyde arrangementshåndteringstjenester, og arrangementschefer kan også tilbyde arrangementplanlægning.

Det hele afhænger af den enkelte planlægger eller corporate event management team, lokalet og selve arrangementet.

Det er vigtigt at forstå forskellene mellem de to og for at bestemme hvilke tjenester du vil give. For eksempel; Hvis du tilbyder arrangementplanlægningstjenester til en storstilet begivenhed, vil du arbejde sammen med en arrangementschef, der vil koordinere dine tjenester med cateringchefen, det audiovisuelle team mv. Definer din rolle og de tjenester, du vil levere og klart kommunikere disse til potentielle kunder for at undgå forvirring under planlægningsprocessen.