Etik i Indkøbsmaterialer og -tjenester

Indledning

Hver dag har medierne rapporter om tilfælde af bestikkelse og uetisk forretningspraksis, der involverer indkøb af materialer eller tjenester i næsten alle lande i verden.

Selvom vi synes at tro, at de mennesker, der bestemmer kontrakter og indkøbsaftaler, er retfærdige og etiske, er der nogle, der vil acceptere tvang, der kan påvirke tildeling af kontrakter, der er værd at tusindvis af dollars til dem, der er værd at millioner af dollars .

Indkøbsstandarder

Hvert firma vil holde deres medarbejdere til en købsstandard, der etableres med processer, metoder og regler for at sikre, at indkøbsprocessen er så retfærdig som muligt.

Indkøb af materialer og tjenesteydelser er imidlertid en proces, der involverer samspillet mellem indkøbspersonale og potentielle leverandører, hvilket fører til personlige relationer og kontakter.

En indkøbspersonale vil naturligvis kalde en leverandør, de har personlig viden om, før de koldt kalder andre potentielle leverandører. Forholdet mellem et firma og deres leverandører er et, der er udviklet over en periode og baseret på personlige forhold.

Indkøbspersonalet er dog forpligtet til deres arbejdsgiver at fastslå det bedste produkt eller den bedste service til den bedste pris. Indkøbsstandarder er på plads for at sikre, at virksomhedens behov først og fremmest er i forhandlinger med potentielle leverandører.

De første etiske standarder for indkøb af fagfolk blev offentliggjort af Foreningen for Indkøbsforvaltning i 1929.

Handlinger af leverandører

Selv om vi forventer at købe fagfolk til at være så etiske som menneskelige mulige, er de fleste Virksomheder har en salgsafdeling, hvis job sælger dit produkt, og det kan betyde at have kontakt med medarbejdere hos potentielle kunder, som kunne være køb eller ikke-indkøbspersonale.

Disse salgsteam vil have budgetter til at promovere produkter med reklame-souvenirer, såsom kuglepenne, kalendere, dagbøger mv. Eller mere håndgribelige gaver såsom frokoster.

I en række undersøgelser om køb er det konstateret, at næsten alle indkøbsfagfolk accepterer noget fra leverandører, selvom det er så lille som et stationært produkt.

Selv om flertallet af virksomheder vil kræve, at købere og ikke-købende medarbejdere skal underskrive og overholde en etikpolitik, er mindre virksomheder mindre tilbøjelige til enten at have eller faktisk overholde en etiske kodeks. Svigt i små virksomheder er høj, og det er vigtigt for virksomheder at vinde forretninger, og det kan komme på bekostning af etik.

Ikke-købende medarbejdere

Selvom store virksomheder insisterer på at købe fagfolk, der strengt overholder etiske koder, er det ikke nødvendigvis tilfældet for ikke-indkøbspersonale.I mange virksomheder er indkøb tilladt af afdelingschefer eller endda linjepersonale, som overgår indkøbsafdelingen samlet.

Det betyder, at leverandører af salgsafdelinger kan målrette udenfor indkøbspersonale at få salg, hvor de måske er blevet afvist af indkøbsafdelingen. Meget af denne skurkede indkøb ses aldrig af indkøbsafdelingen, da den enten betales for en afdelingens omkostningscenter eller checks afskåret af regnskabsafdelingen.

Rogue køb har to store ulemper for et selskab. For det første er udgifterne aldrig tragtet gennem indkøbsafdelingen, så der er ingen måde at vide, om køberen har opnået den bedste pris for varen. For det andet kan køberen have været urimeligt påvirket til at foretage købet; måske ved gaver, personlige forhold eller endda en interessekonflikt.

Rogue-køb kan udgøre så meget halvtreds procent af virksomhedens samlede udgifter i et år. Hvis ikke-indkøbsmedarbejdere er begrænset til mindre eller endog nulkøb, ville virksomheden være sikker på, at købene blev foretaget på en etisk måde, og det bedste produkt blev valgt ud fra pris, kvalitet og leveringstid.

Sammenfatning

Indkøbsfag er et aktiv for enhver virksomhed. De kan redde et firma tusindvis, hvis ikke millioner af dollars om året.

Den måde, hvorpå de køber genstande, er afgørende for virksomhedens succes, og en streng etiketkode sikrer, at alle potentielle leverandører behandles ens.