Afslutning fra et it-perspektiv

At lade en medarbejder gå kan være et beskidt job, men it-afdelingen skal hjælpe med at gøre det - altid hvis du er smart.

Det er nødvendigt at involvere it i ansættelsesafslutningen, fordi en tidligere medarbejder, som stadig har adgang til virksomhedens netværk og proprietære virksomhedsdata, er en sikkerhedstrussel. I de fleste afslutninger ville de tidligere medarbejdere aldrig tænke sig at skade din computersystemer, men hvorfor tage chancen for at du måske har kørt ind i det ene dårlige æg?

Desuden er det klogt at bevare visse teknologiske ressourcer, data og logfiler i tilfælde af, at den tidligere medarbejder eller virksomheden selv beslutter at forfølge retssager.

Endelig er det vigtigt at integrere it i processen for at sikre, at medarbejderafslutningskontrollerne er omfattende nok til at opfylde relevante Sarbanes-Oxley-krav.

Politikker for informationssikkerhed og datalagring skal være virksomhedsspecifikke og skræddersyet til de love, som din virksomhed driver.

3 IT-principper Virksomheder skal henvende sig

Der er dog mindst tre brede it-principper, som en virksomhed skal overholde, når og efter afslutningen af ​​en medarbejder.

• Hurtig meddelelse om opsigelsen til it-afdelingen - selv en leder forud for afslutningsmødet bliver værdsat, så det kan bære adgang, mens mødet finder sted.
• Hvert firma bør have en strengt håndhævet politik, der klart angiver, hvem der skal underrette hvem, hvornår en persons beskæftigelse ophører eller er afsluttet. Denne politik skal også give mandat til, at disse meddelelser gives øjeblikkeligt, så alle de involverede afdelinger kan tage hurtige tiltag.
  En kontakt til informationssikkerhed bør være blandt dem, der er underrettet, og denne persons ansvar skal indebære forskning, dokumentation og tilbagekaldelse af medarbejderens adgang til selskabets elektronisk lagrede proprietære informationer og informationssystemer.

• Fornuftig tilbagekaldelse af adgang. Når det er meddelt, er det ansvarligt for øjeblikkelig tilbagekaldelse af adgang og bevarelse af eventuelle optegnelser, som selskabet måtte have brug for nu eller i fremtiden.

Hvad skal man gøre, når ansættelsen afsluttes?

I tilfælde af en ansat, skal IT straks tilbagekalde al computer, netværk og dataadgang, som den tidligere medarbejder har.

Fjernadgang skal også fjernes, og den tidligere medarbejder skal bortskaffes af alle virksomhedsejede ejendomme, herunder teknologiske ressourcer som en bærbar computer og intellektuel ejendomsret, som firmaets filer, der indeholder kunde-, salgs- og markedsføringsoplysninger.

I tilfælde af en medarbejder, hvis ansættelsestidspunkt kun er forestående, bør det konsultere medarbejderens leder, HR og andre vigtige beslutningstagere for at fastslå den hensigtsmæssige måde at forhindre tilbagekaldelse af adgang over personens resterende arbejdsdag.

Ligesom tildelingen af ​​adgangs- og sikkerhedsgodkendelse skal dokumenteres til fremtidig henvisning, bør tilbagekaldelsen af ​​adgang også dokumenteres, især for juridiske formål. Målet skal naturligvis altid være at tilbagekalde adgang på måder, der giver god forretningsmæssig mening økonomisk, teknologisk og juridisk.

Præventiv opbevaring af data

Hvert firma skal have data redundans og tilbageholdelsespolitik, der opfylder virksomhedens behov og overholder gældende love. Sådanne politikker vedrører sikkerhedskopiering, restaurering og bevarelse af virksomhedsdata generelt.

En virksomhed bør dog også vedtage politikker, der beskriver, hvornår og hvordan det skal ske om bevarelse af potentielt og særligt følsomme data, optegnelser, logfiler og andre materialer, der kunne være af juridisk betydning, hvis selskabet og den tidligere medarbejder skulle føre en lovlig kamp.

Det er især vigtigt at gøre dette i tilfælde af en tidligere medarbejder, der havde en højtstående stilling eller forladt virksomheden under en mistænkt cloud.

Bevillingen og anvendelsen af ​​disse tre principper bør være det kollektive arbejde i selskabets ledende medarbejdere, it og HR-afdelinger og juridiske rådgivere, der specialiserer sig i computermedicin og de love, der regulerer virksomhedens brug af computerteknologi. Resultaterne af denne samarbejdsindsats bør være større beskyttelse af virksomhedernes data samt bedre beredskab til tvister vedrørende selskabsdata tyveri, hacking og andre former for ulovlig eller uberettiget brug af computerteknologi. At arbejde med IT som værdsat partner garanterer at disse mål opnås i tilfælde af opsigelse.

Mere om ansættelsesterminering

Top 10 don'ts når du fyrer en medarbejder

• Top 5 grunde til at brand en medarbejder
• Bedste dag til brand en medarbejder?
• ** Richard Jones er freelance journalist og systemadministrator for et selskab i Michigan.