Ansat Records

Vil du vide, hvilke medarbejderposter der skal opretholdes som arbejdsgiver? Arbejdsgiveren opretholder fire medarbejderpostfiler for hver medarbejder. Derudover opretholder arbejdsgiveren andre medarbejderpostfiler for alle medarbejdere.

Her handler det mere om medarbejderposterne, som en arbejdsgiver vil beholde og gøre tilgængelig for medarbejderne og nogle gange til deres vejledere og ledere.

• A personelfil opretholdes for hver medarbejder. Disse personaledokumenter indeholder fortrolige dokumenter og forvaltes og vedligeholdes af personalets personale. Personalefiler er de vigtigste medarbejderposter, der anvendes af arbejdsgiveren, medarbejderen og medarbejderens leder i nogle virksomheder. I andre - og jeg anbefaler denne tilgang - er adgang til medarbejderpersonalfilen begrænset til HR og medarbejderen under tilsyn.
  Typiske dokumenter i en personaledokument omfatter ansættelsesansøgningen, en familie beredskabsskema, dokumenteret disciplinærsagshistorie, et CV, medarbejderens håndbogskvittering medarbejder underskrivelse, arbejdsgiver afmeldt ark, periodisk bedømmelse, jobevaluering , eller præstationsudviklingsplan, træningsbevis og fremmødebevis og aktuelle personlige kontaktoplysninger om hver medarbejder.
  Ikke alle personaledata indeholder de samme dokumenter, men hver personaledatabase har nogle dokumenter, der er de samme. Dokumentation af medarbejderens præstationer tilhører ikke personalebladet, medmindre det kræves disciplinære handlinger, en pris eller et andet tegn på enestående præstation. Sådanne daglige præstationsnotater tilhører den fil, som chefer holder for at spore deres medarbejders ydeevne, mål og bidrag.

• Lønningsfiler også vedligeholde medarbejderposter. Lønningsfilerne indeholder en historie om medarbejderens job, afdelinger, kompensationsændringer, garnishments, lån og andre oplysninger, der er væsentlige for at betale en medarbejder og holde en kopi af medarbejderens kompensationshistorik.
  Løbenavnfilen indeholder også regeringens formularer, som f.eks. W-2, W-4 og socialsikringsbeviser, der er udfyldt af medarbejderen. Filen indeholder også oplysninger om medarbejderfordele og tilladelse til at hæve betalinger fra medarbejderlønnen.
• En medarbejdermedicinsk fil er også vedligeholdt. Medarbejderposterne i den medicinske fil er ikke tilgængelige for nogen, undtagen personaleudpeget personale og den medarbejder, hvis optegnelser bevares i filen. Medicinske filer indeholder læge notater, FMLA ansøgning papirarbejde, lægemiddel test oplysninger, krævede fysiske oplysninger og anden sådan dokumentation, der vedrører en ansattes eller hans familiemedlems medicinske sundhed.
  Medicinske filer, på grund af fortroligheden af ​​medarbejderposterne, modtager den højeste grad af sikker opbevaring og fortrolighed.Det anbefales, at de medicinske filer opbevares i låste fillave, der er låst i et rum, der ikke er tilgængeligt for andre ansatte end HR-udpeget personale.

• I-9-filer Husets medarbejderposter, der opretholdes for alle medarbejdere i en fil, der er adskilt fra andre medarbejderposter. Arbejdsgiverne holder denne medarbejder rekord adskilt fra andre medarbejderposter for at opretholde medarbejderes fortrolighed fra embedsmænd og andre enheder, der har tilladelse til at gennemgå medarbejder I-9'er.
  Ved at holde I-9'erne på et særskilt sted sikrer du, at hvis du vælges til en Federal I-9 filanmeldelse, vil offentlige medarbejdere ikke få adgang til andre poster om medarbejderen eller hendes beskæftigelse med din organisation.
  Disse undersøgelser stiger hvert år, så sørg for, at dine medarbejdere har udfyldt I-9 formularer korrekt, eller at du kan blive bøder og potentielt fængsletid.

Medarbejdere kan se deres medarbejderposter ved at kontakte en medarbejder hos Human Resources under normale arbejdstider. Ingen medarbejder må ændre eller fjerne noget dokument i hans eller hendes optegnelser, som skal ses i nærværelse af en HR-medarbejder.

Du skal have en medarbejderspecialitetsregistreringspolitik i din medarbejderhåndbog og følge det uforskammet med hensyn til medarbejderens anmodninger om at se deres filer.

Hvis en medarbejder sender en skriftlig anmodning om en kopi af deres personaleposter, efter at de forlader deres arbejde, skal du sende dem en kopi. Du kan fakturere den tidligere medarbejder for tiden og kopiere, hvis du ønsker det, men jeg tror ikke, at mange arbejdsgivere gør.