Trin til at oprette et Small Business Supplier Scorecard

I små virksomheder er den eneste person, der er travlere end den lille virksomhedsejer, den person, der er ansvarlig for at styre forsyningskæden for den lille virksomhed. Og det er normalt fordi den lille virksomhedsejer også kører forsyningskæden.

Hvis du er en lille virksomhedsejer - eller bare arbejde i en lille virksomhed - og forsyningskæden er en af ​​de ting, du skal passe på, men du har ikke tid til at tænke over det, tag dig ihjel.

Leverandør scorecards er en fantastisk måde at holde fingeren på puls af dine leverandørers præstationer. Og der er nemme og praktiske måder at implementere og vedligeholde disse scorecards på - så du kan gå om de millioner andre ting, du skal gøre i dag.

Data

Store virksomheder, med bjerge af penge, som deres ledere bruger som klatrevægge, betaler dyrt for data. Og så fordobler de og betaler endnu flere penge for at få analytikere til at skære, terninger og give mening af disse data. Hvordan kan du forventes at indsamle, analysere og give mening af disse data - og inkorporere, hvad der kan være nyttigt i dine leverandør scorecards?

Nå er den gode nyhed, at du allerede har adgang til alle de data, du har brug for, for at holde styr på dine leverandørers ydeevne.

De ordrer, du placerer hos dine leverandører, giver dig din anmodningsdato, ordremængden og din forventede pris.

Leverandørens forsendelsesdokumenter og dine modtagelsesdokumenter giver dig den faktiske leveringsdato, kvitteringsdatoen og den modtagne mængde.

Og din leverandørs fakturaer kan bekræfte din aktuelle betalingspris.

Det er alt, hvad du behøver for at få din leverandør scorecard startet.

Hvad skal du gøre?

Hvad er det, som du og din lille virksomhed håber at opnå, fra et kundes opfyldelsesperspektiv? Du vil sandsynligvis sende dine kunder, hvad de bestilte, da de ønskede det leveret - og få det gjort ved at bruge så lidt penge som muligt.

Og det er hvad du bør forvente, at dine leverandører skal gøre for dig. De skal sende dig hvad du vil, når du vil have det - og opkræve dig så lidt penge som muligt for det, du bestilte.

I forsyningskædesbetingelser, der oversættes til levering på tidspunktet, ordens nøjagtighed og omkostninger ved godskontrol.

Opsætning af dit scorecard

Brug af et regneark er den nemmeste måde at få det gjort på. Når du har oprettet den underliggende data, kan du oprette en scorecard-fane, der kilder dataene i regnearket til et enkelt sted. Scorecard-fanen giver dig mulighed for nemt at se dine konsoliderede oplysninger.

Disse scorecards er værktøjer til hurtigt at vurdere dine leverandører. Scorecards bruges til at aggregere data for at hjælpe med at drive forsyningskæden styringsstrategi og beslutningstagning.Ligesom du måske får en A, B eller C på et skolerapportkort - det giver dig en højdefineret ide om hvordan du laver. Leverandør scorecards hjælper også dig og din lille virksomhed med fokus på, hvilke områder en leverandør måske skal forbedre.

Vi kommer tilbage til møtrikkernes møtrikker på et par minutter, men først - en gennemgang af disse forsyningskædebetingelser.

On-Time Delivery

Dine kunder ønsker, at din lille virksomhed skal sende deres ordrer på tid.

Du vil sende til dine kunder på tid. Så det står til grund, at dine leverandører ønsker at sende til din lille virksomhed på tid.

Så hvorfor er der så mange forsendelser derude derude i verden?

Produktion og kvalitetsproblemer kan køre forsinkede leverancer. Sidste sekunds efterspørgsel kan forårsage bestilling i sidste øjeblik, hvilket muligvis ikke tillader de rette ledetider i fremstillings- og forsyningskæden. Men den mest almindelige årsag til forsinkelser er dårlig planlægning. Den gode nyhed er, at det er den nemmeste driver at rette op.

Det første skridt i at fastsætte det er dog at identificere det.

Hvornår lagde du din ordre hos din leverandør? Var det inden for deres tildelte ledetid? Kom ordren til dig på tid? Det er et ja eller nej spørgsmål, og din leverandør får 100 procent eller et nul.

Ordens nøjagtighed

Hvad har du bestilt hos din leverandør?

Er det hvad dukkede op?

Hvor mange af disse varer bestilte du? Er det så mange der dukkede op? (Der er ofte en advarsel herom, hvis varen ikke er let at tælle, og hver enkelt enhed er relativt lav pris. I disse tilfælde har leverandørerne en tendens til at sende små overdragelser fra 3 procent til 10 procent, og kunderne tillader lidt plads.)

Omkostninger af godskontrol

Hvor meget forventer du at betale din leverandør? Er det, hvad din leverandør fakturerede dig?

Hvis din leverandørs omkostninger er krybende, skal din lille virksomhed vide det før før. At holde regelmæssigt spor af det via en leverandør scorecard kan hjælpe med at afholde en pris for varer katastrofe.

Scorecard Nuts-and-Bolts

Opret en fane for din leverandør ved hjælp af dit regneark. Lad os kalde det Leverandør A. I nogle tilfælde kan det være lettere at oprette separate regneark - en til hver af dine leverandører.

Hvis du har et ERP-system (og hvis du ikke ved, om du har et ERP-system, gør du det ikke) eller et andet system, der følger de ordrer, du placerer hos dine leverandører (f.eks. Quickbooks), bør du kunne eksportere de data, du har brug for. Hvis ikke, skal du muligvis manuelt indtaste det - men når du får det oprettet, kan det gå ret hurtigt.

Dine kolonner skal ligge lidt på: ordrenummer, leverandør navn, ordre dato, anmodet skibsdato, produktnavn (eller varenummer), enhedspris, ordremængde. Du kan få al denne information fra den rækkefølge, som din lille virksomhed genererede.

Fortsæt kolonnerne med oplysninger fra din leverandørs faktiske forsendelse: Faktisk leveringsdato, modtaget dato og modtaget mængde.

Når din leverandør fakturerer dig, kan du tilføje en kolonne til faktureret pris.

Med disse data har du det, du har brug for til at krydse referencer dine ønskede skibsdata med leverandørens faktiske skibsdata. Nogle går til ordret mængde mod modtaget mængde og ordrepris versus faktura pris.

Tilføj tre kolonner helt til højre med disse kolonneoverskrifter:

• On-Time?
• 100 procent Bestil Nøjagtighed?
• Ret pris?

Sammenlign nu hvad du har lagt på ordrene til, hvad du har modtaget fra dine leverandører. Og befolge cellerne med en Y eller en N. Summen af ​​dine Y'er over de samlede ordrer giver dig dine procentsatser. Du kan fange disse procentsatser i den første Scorecard-faneblad, vi talte om ovenfor.

Når du har angivet skabelonen, kan Scorecard-fanen fylde automatisk. Hvis du ikke er sikker på, hvordan du opsætter det, er der en række vejledninger, der kan gå dig igennem det. Eller spørg din teenager.

Dit scorecard skal læses: Leverandørnavn, On-Time Procent = xx procent, Ordens nøjagtighed = xx procent, Cost of Goods Accuracy = xx procent. At se på leverandørens ydeevne på højt niveau kan fortælle dig, om du har brug for at styre denne leverandør nærmere, eller hvis du er fri til at gøre de millioner andre ting, du måtte gøre i dag.