Opret et Professional Automated Attendant Script

Din computeriserede automatiske ledsagerhilsen på dit telefonsystem er det første, dine kunder og forretningsforbindelser vil høre, når de ringer til dit firma. For første gangs opkaldere har du kun en chance for at få et godt første indtryk, og det bliver din automatiske ledsager. For folk, der ofte ringer til dit firma, vil du gerne gøre din automatiske ledsagerproces så effektiv som muligt, så de ikke spilder tid på at lytte til hele dit automatiske ledsager script hver gang de ringer.

Den hurtigste og nemmeste måde at programmere og registrere den automatiske ledsagerfunktion på dit telefonsystem er at skrive et script på et tekstbehandlingsprogram. Vælg en person til at optage scriptet, der har en venlig stemme, kan tale uden stammende eller tøvende og kan udtale og annunciate hvert ord og navngive klart.

Automatiseret Attendanthilsen

Den første del af scriptet bliver hilsen. Dette er din mulighed for at præsentere din virksomhed for dine opkaldere og byde dem velkommen til din virksomhed.

Gør det

• Begynd med en påskønnelse for deres opkald eller forretning
• Hold hilsen kort, så de tilbagevendende opkald forsinkes hver gang de kalder
• Brug din tagline, firmaets slogan og webstedets navn, eller begge, hvis du har dem.

Automated Attendant Hilsen mangler

• Brug ikke mere end to eller tre sætninger til at hilse dine opkaldere
• Fremhæv ikke dit websted, hvis det ikke har noget af værdi at tilbyde dine kunder
• Opsæt ikke et slogan eller en taglinje for at udfylde hilsen.

Valgmuligheder for automatiseret ledsager

Den vigtigste del af den automatiserede ledsager præsenterer de muligheder, som dine opkaldere skal vælge for at komme til den person, de skal tale med. Der er to typer opkald: (1) personer, der ikke er fortrolige med din virksomhed, og som har brug for vejledning og (2) opkald, der ved præcis, hvem de har brug for at tale med og kender deres udvidelse.

Valgmuligheder for automatiseret dirigent Gør

• Brug valgmuligheder, som almindeligt accepteres. For eksempel, "Tryk på nul for receptionisten", "Tryk på pund-tasten for at vende tilbage til den forrige menu."
• Fortæl dine opkaldere så hurtigt som muligt, når de kan ringe til deres parti, hvis de allerede kender det.
• Lad dine opkaldere kende op foran, hvis dine menuvalg er ændret for nylig. Fjern denne meddelelse efter tre uger.
• Sæt de oftest kaldte muligheder først.
• Giv valgbeskrivelsen, før du angiver valgnummeret. For eksempel: "For kundesupport, tryk på" 5 "."
• Kontroller systemets dokumentation for reserverede menupunktnumre. (f.eks. alle udvidelser begynder med nummeret "8" og derfor kan "8" ikke bruges som menupunkt).

Valgmuligheder for automatiske assistenter Don'ts

• Sig ikke "Please" før du præsenterer hver enkelt mulighed (f.eks. "Tryk venligst på 1 til … Venligst tryk 2 for at … Tryk venligst 3 til …" osv.) > Fremstil ikke mere end seks muligheder ad gangen. Hvis du har mere end seks muligheder, skal du oprette en multi-tieret menustruktur. For eksempel "For Salg og service muligheder, tryk 5."
• Antag ikke, at alle har en touchtone-telefon. Hvis en menupunkt ikke er valgt inden for tre sekunder efter afslutningen af ​​hilsen, skal du oprette opkald til receptionisten.

Vareprøve Automatiserede Attendant Scripts

Tak for at kalde Operations Tech Company, hvor "Teknologi og forretning kommer sammen". Hvis du kender din parts udvidelse, kan du ringe til det til enhver tid. Ellers skal du vælge mellem en af ​​følgende muligheder. For kundeservice skal du trykke på '1'. For teknisk support skal du trykke på '2'. For vores faste åbningstider skal du trykke på '3'. Ved bogføring skal du trykke på '4'. For køb, tryk '5'. For at finde et sted i nærheden af ​​dig, tryk på '6'. Ellers skal du trykke på '0' for receptionisten eller forblive på linjen, og nogen hjælper dig straks.

• Velkommen til The Operations Tech Company. For at kontrollere din konto status, besøg os på internettet. Hvis du kender personens udvidelse, kan du ringe til det til enhver tid. For firmaets mappe, tryk på '1'. Til. Hvis du kender personens udvidelse, kan du ringe til det til enhver tid. For firmaets mappe, tryk på '1'. For teknisk support skal du trykke på '2'. For kundeservice skal du trykke på '3'. For salg og markedsføring, tryk på '4'. Hvis du vil snakke med receptionisten, tryk '0' eller hold dig på linjen, og et af vores venlige medarbejdere vil hjælpe dig. Tak for at kalde Operations Tech Company, hvor "Teknologi og forretning kommer sammen."
• - Efter-timer, weekend og ferie nedlukning Automatiseret ledsagerhilsen

Hvis din virksomhed lukker efter en bestemt tid eller i weekenderne, og der ikke er nogen til at svare eller hjælpe dine opkald, skal du oprette en after- timer automatiseret ledsager hilsen. Fortæl dine opkald foran, at virksomheden er lukket og bede dem om at ringe tilbage i slutningen. Indtast også dine normale driftstimer.

Eksempel Automated Attendant After-hours / Weekend Script

Tak for at kalde Operations Tech Company. Vi er i øjeblikket lukket. Vi er åbne fra kl. 09.00 til 22.00 mandag til fredag ​​og kl. 10.00 til 12.00 på lørdag, Central Standard Time. Hvis du kender din parts udvidelse, kan du ringe til det til enhver tid. Ellers skal du ringe tilbage under vores normale åbningstid, så vi kan hjælpe dig. Tak for at kalde Operations Tech Company, hvor "Teknologi og forretning kommer sammen". Farvel.

Tak for at kalde Operations Tech Company. Vi er i øjeblikket lukket. Hvis dette er en nødsituation, bedes du ringe til vores telefonsvarer på 585-555-1234. Hvis du kender din parts udvidelse, kan du ringe til det til enhver tid. Hvis du har en konto hos os, kan du kontrollere din status 24 timer i døgnet 7 dage om ugen på www.operationstech. om. com. Vores normale forretningsområder er fra kl. 09.00 til 17.00 mandag til fredag ​​og kl. 10.00 til 12.00 lørdag, Central Standard Time. Ellers skal du ringe tilbage under vores normale åbningstid, så vi kan hjælpe dig. Tak for at kalde Operations Tech Company, hvor "Teknologi og forretning kommer sammen". Gentag denne besked ved at trykke på pund-tasten. {3 sekunders pause} Farvel.

• Gratulerer med sæsonmæssige automatiske dirigenter
• For at fremme din virksomheds sæsonbetonede tilbud eller bare for at udvide en særlig sæsonbetonet hilsen til alle dine opkaldere, vil du måske forordre din automatiske ledsagerhilsen i et begrænset tidsrum. Brug dette sparsomt og kun hvis det afspejler din virksomheds ånd. For eksempel ville en sæsonbestemt feriehilsen, der ønsker dine opkaldere glæde og velstand i det nye år, næppe være passende for et samlingsagentur.

Sample Automated Attendant Seasonal Greeting Script

Tak for at kalde Operations Tech Company.

Tjek vores juleaftaler på www. operationstech. om. com.

• Hvis du kender din parts udvidelse, kan du … Du har nået The Operations Tech Company. Fra "vores familie" til "din familie" ønsker vi at ønske dig en glædelig feriesæson og et vellykket nytår.
• Hvis du kender din parts udvidelse, kan du … Tak for at ringe til The Operations Tech Company. Spørg din kundeservice rep om vores 4. juli rabatter på alle erstatningstjenester.
• Hvis du kender din parts udvidelse, kan du … Repetition og test

Før du optager dit automatiske ledsager script, skal den person du har valgt for at læse den øve det flere gange foran dig. Brug dette til at finjustere udtale og annunciation. Når du har registreret den nye hilsen, skal du straks ringe til dit telefonsystem for at kontrollere optagelsen for fejl og sørge for at alle indstillinger annonceres som beregnet.