Opret det ideelle Automatiseret Attendant Script

Virksomhedens automatiske ledsagerhilsen på dit telefonsystem er det første, dine kunder og forretningsforbindelser vil høre, når de ringer til dit firma. For førstegangsopkaldspersoner har du kun en chance for at få et godt første indtryk. Dette første indtryk af virksomheden vil være baseret på interaktionen med din automatiske ledsagerhilsen. For folk, der ofte ringer til dit firma, vil du gerne gøre din automatiske ledsagerproces så effektiv som muligt, så de ikke spilder tid på at lytte til hele dit automatiske ledsager script hver gang de ringer.

Den hurtigste og nemmeste måde at programmere og registrere den automatiske ledsagerfunktion på dit telefonsystem er at skrive et script, der formidler, hvordan du vil have hilsen til at lyde, og hvordan opkalderen vil interagere med telefonsystemet . Vælg en person til at optage scriptet, der har en venlig stemme; kan tale uden at tøve og kan udtale og annunciate hvert ord og navngive klart.

Automatiseret Attendanthilsen

Den første del af scriptet bliver hilsen. Dette er din mulighed for at præsentere din virksomhed for dine opkaldere og byde dem velkommen til din virksomhed.

Automated Attendant Greeting Do's

Begynd med en forståelse for deres opkald;
Hold hilsen kort, så de tilbagevendende opkald ikke forsinkes hver gang de ringer;
tilbyde adressen til firmaets hjemmeside, hvis den, der ringer op, kan udføre den samme opgave ved at bruge hjemmesiden.

Automated Attendant Hilsen mangler

Brug ikke mere end to eller tre sætninger til at hilse dine opkaldere
Fremhæv ikke dit websted, hvis det ikke har noget af værdi at tilbyde til dine kunder
Opsæt ikke et slogan eller tagline bare for at udfylde hilsen.

Valgmuligheder for automatiseret ledsager

Den vigtigste del af den automatiserede ledsager præsenterer de muligheder, som dine opkaldere skal vælge for at komme til den person, de skal tale med.

Der er stort set to typer opkald: folk der ikke er fortrolige med din virksomhed og vil have brug for vejledning, og; opkaldere, der ved præcis, hvem de har brug for at tale med og kende deres udvidelse.

Valgmuligheder for automatiseret dirigent Gør

Brug valgmuligheder, som almindeligt accepteres. For eksempel "Tryk på nul for modtageren", "Tryk på pund-tasten for at vende tilbage til den forrige menu."
Fortæl dine opkaldere så hurtigt som muligt, når de kan ringe til deres parti, hvis de allerede kender det.
Lad dine opkaldere kende op foran, hvis dine menuvalg er ændret for nylig.
Sæt de oftest kaldte muligheder først.
Giv valgbeskrivelsen, før du angiver valgnummeret.For eksempel: "For kundesupport, tryk på" 5 "."
Kontroller systemets dokumentation for reserverede menupunktnumre. Eksempel: Alle firmatelefonnummerudvidelser begynder med nummeret "8" og derfor kan "8" ikke bruges som menuvalg.

Valgmuligheder for automatiske assistenter Don'ts

Sig ikke "Please" før du præsenterer hver enkelt mulighed (f.eks. "Tryk venligst på 1 til … Venligst tryk 2 for at … Tryk venligst 3 til …" osv.) > Fremstil ikke mere end seks muligheder ad gangen. Hvis du har mere end seks muligheder, skal du oprette en multi-tieret menustruktur. For eksempel: "For salgs- og serviceafdelingerne, tryk 5."
Antag ikke, at alle har en berøringssignal. Hvis en menupunkt ikke vælges inden for tre sekunder efter afslutningen af hilsen, skal du oprette opkald til receptionisten.

Vareprøve Automatiserede Attendant Scripts

Tak for at ringe til Small Business International. Besøg vores virksomheds hjemmeside for mere information på www dot small business international dot com. Hvis du kender partiets udvidelse, kan du ringe til det nu når som helst. Ellers skal du vælge mellem et af følgende menuvalg. For kundeservice skal du trykke på '1'. For teknisk support skal du trykke på '2'. For vores faste åbningstider skal du trykke på '3'. Ved bogføring skal du trykke på '4'. For køb, tryk '5'. Eller ring '411' til vores firma directory. Hvis du ønsker at tale med nogen med det samme, skal du trykke på nul eller forblive på linjen, og nogen vil hjælpe dig straks.

Velkommen til Small Business International Company. Hvis du ringer til at kontrollere din konto status, er det nemt og hurtigt at gøre det ved at besøge vores hjemmeside på www dot small business international dot com. Hvis du kender din parts direkte forlængelse, kan du ringe til det til enhver tid. For firmaets mappe, tryk på '1'. For teknisk support skal du trykke på '2'. For kundeservice skal du trykke på '3'. For salg og markedsføring, tryk på '4'. Hvis du vil tale med operatøren, skal du trykke på '0' eller forblive på linjen, og en vil hjælpe dig med det samme. Tak fordi du ringede til Small Business International Company.