Lav en daglig plan for at arbejde mere effektivt

Det første og vigtigste skridt i retning af at arbejde mere effektivt er at have en daglig plan på plads. Det er vigtigt, at din plan skrives ned et sted - på en kalender, noteplade eller gemt på din computer. Gå ikke blot gennem en mental checkliste hver dag.

At have en skriftlig plan er et must for at holde nagende tanker ud af ryggen af ​​hovedet og for at hjælpe med at forhindre katastrofer, fordi du glemmer noget vigtigt.

De fleste kvinder vil finde ud af, at de er nødt til at vride sig fra en daglig plan fra tid til anden, men at have en vil hjælpe dig med at organisere din tid bedre, forberede dig på bestemte projekter på forhånd, og en plan vil give Du får et tydeligere mentalt billede af alle de ting, du skal gøre.

At slippe af med daglige distraktioner med en plan

Hvis du kommer til arbejde hver dag og straks bliver overvældet med din lange "to do" -liste og skrivebordsløbe, vil du i bedste fald binde ind i din dag som en racehest (og hurtigt udbrænde efter en sprint, ligesom en racehorse) med fokus på det, der forekommer mest presserende på et givent tidspunkt. Værste tilfælde er du vil sidde i en funk ikke vide, hvor du skal starte. Uanset hvad det er, er det hver eneste dag, at "udbrænde brande" hver dag er den mest effektive måde at angribe din arbejdsbyrde på og den bedste måde at udtømme dig selv, mens du kun går længere.

Uden en plan vil dagens distraktioner hurtigt overtage: telefonen ringer, du begynder at besvare e-mails, kollegaer begynder chit-chat og inden du ved det, er frokosten ankommet, og du har lidt udført.

Din daglige plan kan omfatte en time hver morgen for at blive afviklet ved at returnere opkald og kontrollere e-mail, før du kommer i gang med andre opgaver, men det vil gøre mere end blot at tjene som retningslinje for, hvad du skal gøre med din tid. For eksempel, hvis du med vilje afsatte en time til at gøre noget, og du går over denne frist, vil du vide, at du skal tilpasse din plan for den næste dag.

Ved at kortlægge din dag i segmenter eller opgaver kan du lettere identificere problemområder og dine maksimale effektivitetstider (dvs. du kan være mindre effektiv efter frokosten, hvis du lider af eftermiddagsnedgang eller kan være en langsom starter om morgenen .)

En plan kan hjælpe dig med at undgå at tage mere end du kan håndtere.

En optimist er en, der kan se den positive i en given situation, generelt vil fokusere på troen på at "alle ting er mulige". Der er intet galt med at være en optimist, medmindre det fører dig til at undervurdere dine evner, den tid det tager for at opnå noget, og resulterer i at du tager på mere end du kan klare.

En realist kan være optimist, men en realist ser også den logistik, der kan være involveret i at håndtere en situation og vil faktor i potentielle forhindringer og begrænsninger.

Hvis du ikke har din egen spilplan lined up for dagen, kan du have en sværere tid at sige nej til at hjælpe andre eller tage på flere projekter, fordi du har en positiv "can do" holdning, der tilsidesætter virkelighed eller sund fornuft. Det er nemt at undervurdere, hvor lang tid det tager at udføre dine egne opgaver, meget mindre, en andens, hvis du tror, ​​du er superkone og et solrigt perspektiv er alt, hvad der kræves for at få tingene gjort.

Ved at vide, hvad der er på din egen plade for dagen, og når du allerede har bestemt et budget til din egen tid til specifikke opgaver, kan du hjælpe dig med at overholde frister, få mere gjort hver dag og være mere realistisk i at tage på arbejde.

Oprettelse af din angrebsplan

Før du går ud på arbejde, skal du først bestemme, hvad du vil fokusere på, når du kommer derhen. Endnu bedre planlæg din dag natten før og forbered dit skrivebord på de opgaver, du vil udføre om morgenen. F.eks. Få filer eller læsemateriale tilrettelagt til morgenen, så du kan bare springe lige ind, eller lægge varer, du skal skrive eller ringe til, for at komme tilbage i den rækkefølge, du har brug for for at få dem færdige.

At have en plan kan hjælpe dig med at skabe forudsigelige rutiner, der igen holder dig bedre forberedt på at stå over for kaotiske dage, når din chef eller en høj vedligeholderklient kræver mere af din tid.

Flere artikler I denne serie

Sådan arbejder du hurtigere og mere effektivt

Trin 2: Indstil små mål og afkryds dem, du udfører. Lav en liste og tjekke elementer, du har opnået, kan lyde som en anden ting at gøre, men når du gør det rigtigt, kan du ved at holde orden på opgaven hjælpe dig med at arbejde mere effektivt.

Trin 3 - Stop procrastination, men føl dig fri til at udskyde arbejde, når det er nødvendigt. Mange af os sætter tingene af, fordi vi ikke behøver at gøre dem i første omgang - især hvis vi føler at det er andres ansvar.