Korrigere en forkert W-2 og W-3

UPDATE: Ændring af arkiveringsfrist for W-2 og W-3-formularer

En ændring i ansøgningsfristen for W-2 og W-3-formularer kræver, at din virksomhed foretager ændringer i dine procedurer.

Fristen for indgivelse af W-2 og W-3-formularer til Social Security Administration (SSA) er blevet ændret. For 2017-formularer er ansøgningsfristen den 31. januar 2018.

Fristen for indgivelse af formularer til SSA er nu den samme som fristen for at levere W-2-formularer til medarbejdere.

Hvis du vil give medarbejderne tid til at modtage formularer og for ændringer, skal du give W-2-formularer til medarbejdere tidligere i januar. Det er meget nemmere at foretage korrektioner, inden du indsender til SSA.

Find flere detaljer om den nye ansøgningsfrist i denne artikel om de 2018-årlige lønseddelskattefrist, for 2017 lønningsafgifter.

Hvordan ændringen af ​​deadline påvirker W-2 Formfejl

Tidligere havde du en måned til at give W-2-formularer til medarbejdere og sørge for, at de var korrekte, inden de blev sendt til Social Sikkerhedsadministration. Med de to deadlines nu det samme, vil du måske give W-2'er til medarbejdere tidligt i januar måned, så fejl kan korrigeres.

Ellers skal du følge denne procedure for at korrigere fejl i W-2'er og W-3'er.

Korrigering af W-2'er og W-3'er ved hjælp af W-2C og W-3C

Hvis du har udstedt en forkert W-2-erklæring til en medarbejder, enten før eller efter du indgav W -3 transmittal form med Social Security Administration, skal du udfylde en W-2c og en W-3c formular.

Først en gennemgang af W-2 Formkrav

Du skal forberede og distribuere en W-2 til hver medarbejder, der viser sine lønninger og tilbageholdenhed for året inden udgangen af ​​januar det næste år. Ved udgangen af ​​januar skal du udarbejde en W-3 transmissionsformular og sende den sammen med alle W-2-formularer til SSA.

Den præcise deadline ændres hvert år på grund af helligdage og weekender. Her er en opdateret artikel, der viser de nøjagtige deadlines for det aktuelle skatteår.

Fejl i medarbejdernavn, SSN

Hvis du tidligere har angivet medarbejderens navn eller socialsikringsnummer korrekt, og i år er navnet / SSN ikke korrekt, skal du kun gennemføre W-2c-boksen i. Udfyld ikke de nummererede felter med løn og tilbageholdelsesoplysninger. Hvis dette er første gang, du har fejlagtigt rapporteret navnet / SSN, skal du bare genoprette den originale W-2 og give den til medarbejderen. Hvis du sendte formularen til SSA sammen med W-3, skal du gøre W-2c og W-3c.

Manglende navn eller social sikringsnummer

Hvis fejlen er et manglende medarbejdernavn eller SSN, kan du ikke bruge W-2c til at tilføje disse oplysninger. Instruktionerne for Former W-2C og W-3C angiver, at du skal kontakte SSA direkte på 1-800-772-6270.

Fejl i et beløb på en W-2-form

Hvis du har lavet en fejl i et beløb, enten for tilbageholdelse eller indtjening, skal du udfylde W-2c fuldstændigt og vise de oprindelige og korrigerede beløb. Du kan også være nødt til at indgive en 941c, hvis du fejlagtigt rapporterede løn og / eller tilbageholdenhed på en 941 - Arbejdsgiverens Kvartalsafgiftsopgørelse.

Yderligere noter

• Hvis du har betalt løn til en medarbejder ved en fejl, er disse lønninger stadig skattepligtige for medarbejderen.
• Brug ikke en W-2c til at rapportere tilbagebetaling.
• Du skal bruge en separat W-3c for hver type W-2c (dette er det samme som hvis du filer forskellige typer W-2'er).

Læs vejledning omhyggeligt

Denne artikel er et generelt overblik over disse løn- og skatteopgørelser; det er ikke meningen at være omfattende. Inden du gennemfører en W-2c eller W-3c, skal du læse instruktionerne (fundet i dokumenterne) omhyggeligt.

En påmindelse om sen arkivering

Sørg for at få dine W-2'er ud til dine medarbejdere inden forfaldsdatoen, og dine W-3'er sendes til SSA til tiden for at undgå straffe for sent distribution og arkivering.