Virksomhedsplanlægning 101: Forberedelse til dit første kundemøde

Du har for nylig lanceret din eventplanlægningsvirksomhed, og potentielle kunder begynder allerede at lægge mærke til dig. Tillykke! Der er et formål til alt dit hårde arbejde og planlægning!

Meget snart bliver du kaldt til dit første klientmøde, og her er hvor din eventplanlægning træder sammen på vejen. Men hvordan forbereder de mest erfarne mødeplanlæggere sig på denne første, men kritiske første kontakt?

Få din arrangement planlægning værktøjskasse klar og læs videre for at finde ud af mere!

Grav det op - Hvad skal du undersøge? Før Dit første møde

Ja, dit liv som mødeplanlægger vil til tider være hektisk, og at undersøge din klient dybtgående ser måske ikke ud til at være høj på din begivenhedsplanlægning tjekliste, men spring ikke over dette første skridt !

Ved at se på de første sider af din klients årsrapporter (som normalt er tilgængelige online), blogindlæg, tweets eller Facebook-side giver dig utrolig indsigt i din nye kundes forretningsmål og vil hjælpe dig med at lede dit første møde med et niveau af professionalisme, der bliver din standard.

Men hvad sker der, når din klient ikke har nogen online tilstedeværelse overhovedet? Nogle corporate begivenheder planlægning fagfolk, der tjener en seksfigts løn spørg deres bekendte for nyttige oplysninger om kontakten selv: for eksempel er de sundhedsfood fanatikere eller elsker de kød og kartofler?

Kan de lide et bestemt mærke kaffe?

Svarene på disse spørgsmål vil hjælpe dig med at foreslå en god placering til dit første møde og få dig i din klients gode gracer, før du selv møder.

Det første håndtryk: Tjene din nye kunders tillid

Det næste skridt på din begivenhedsplanlægning tjekliste er at starte med at projicere et professionelt billede fra det øjeblik du skubber hænder med din nye klient.

Husk: En livlig håndtryk og et ægte smil, der siger "Jeg ser frem til at arbejde med dig" går langt længere end en dyr designer blazer!

Her er et andet tip: Du kan imponere din klient - uden at bruge en krone - ved at komme til dit møde med en personlig præsentation med deres brandidentitet. Brug simpelthen din tekstbehandler til at kopiere og indsætte din kundes navn og logo (hvis de har en) i Power Point.

Som du ved, bruger virksomheder og enkeltpersoner stor energi til at udvikle deres mærke, og denne opmærksomhed på detaljer vil blive bemærket af din klient.

Dækker dine baser … mens du laver det store billede

Verden af ​​virksomhedernes begivenhedsplanlægning betyder meget frem og tilbage mellem klienten og mødeplanlæggeren, så føl dig ikke som om du skal røre ved hver eneste detalje med din nye klient på dette stadium.

Som mødeplanlægger vil du do imidlertid gerne forlade dette indledende møde med en klar forståelse af følgende hovedpunkter:

• Hvorfor finder denne begivenhed sted? Er det en tilbagevendende årlig begivenhed, eller en engang? Vil denne begivenhed gøre opmærksom på noget specielt (et nyt produkt, et prom eller en milepæl)?
• Hvor mange timer / dage / uger er begivenheden planlagt til at løbe?
• Hvem deltager? Vil de også medbringe ægtefæller og / eller børn sammen? Vil der være en eller flere VIP'er til stede?
• Har denne begivenhed fundet sted før? Hvis det er tilfældet, hvad gik der rigtigt og hvad var afhentningsundervisningen?
• Hvilket indtryk skal denne begivenhed forlade på deltagerne?
• Hvad er din kundes investering til denne begivenhed?

Det er en god praksis at omhyggeligt bemærke svarene på disse spørgsmål i dit eventbinder, så du kan henvise til dem til enhver tid, hvis du føler, at ting kan bevæge sig i en anden retning end hvad din klient oprindeligt forestillede sig.

For hver virksomhedskonferenceplanlægningsklient du har, skal du sørge for at han eller hun også informerer dig om, hvem der skal have beslutningsevne på den dag begivenheden finder sted. Denne tilsyneladende lille smule information vil være absolut guld, når en af ​​begivenhedens deltagere beder om en sidste øjebliksændring til din begivenhedsagenda!

Et gennemtænkt indledende klientmøde giver dig mulighed for at skrive et resumé af din diskussion og derefter sende det til deres skriftlige godkendelse.

At lave et godt første indtryk er en kunst og en videnskab, og ved at følge disse tips vil du snart få nok virksomhedsbegivenhedsplanlægning job til at tjene din vej til en arrangement planlægning skole doktorgrad på ingen tid!