4 Grunde Hvorfor din venture har brug for dokumenterede processer

De fleste iværksættervirksomheder starter organisk og finder ud af, hvordan vi gør ting omkring her, stort set på flugt. Ejere og ledere er ofte for travle til at dokumentere deres processer, medmindre virksomheden er yderst teknisk eller videnskabelig, eller medmindre proceskontrol er mandat af klienter som regeringen. Hvis du er chef i en virksomhed, der spænder fra mad til catering til detailbutikbutikker til formueforvaltning, vil du ikke blive fyret for ikke at have dokumenterede processer.

(Du er jo jo chef.) Men du vil gå glip af fantastiske muligheder.

Årsager til at skabe skriftlige processer

Der er overbevisende grunde til, at din lille virksomhed skal have skriftlige processer, selvom du er den eneste, der for øjeblikket er involveret:

1. Tilføjelse og uddannelse af medarbejdere: Hvis dine processer er skrevet ned, kan du lettere og hurtigt træne medarbejdere. Hvis du ikke dokumenterer dine processer, vil du være modstandsdygtig over for at tilføje medarbejdere, fordi tanken om at træne dem er for skræmmende. Punkt 22!
2. Mulighed for at få erhvervslån: Hvis du har brug for finansiering til din virksomhed, skal en bank eller anden långiver forstå dine operationer. Det giver en stærk erklæring, når du kan vise en långiver, hvordan du er organiseret, og at du virkelig har et håndtag på processer.
3. Sikre større overskud: Dokumentationsprocesser viser fejl i, hvordan du gør ting. Du vil se flaskehalse og uoverensstemmelser, som du ikke vidste var der. Ekstra bevægelse i en forretningsproces koster dig tid og penge. Eliminere det svarer til tidsbesparelse og større overskud.

1. Plads for eventuel salg: Hvis du ønsker at sælge din virksomhed en dag, vil en køber først vurdere de indre funktioner. Viser køberen din proces manual øger sandsynligheden for et salg samt køberens opfattede værdi af din virksomhed. Når alt kommer til alt, hvis dine processer er rene og veldokumenterede, kan køberen lettere forestille sig, at hun træder lige ind og fortsætter, hvad du har gjort. Tid gemt til køberen svarer til færre omkostninger ned ad vejen, hvilket betyder en højere pris for dig.

Kom i gang

Så hvordan går du fra at have processer fast (eller ikke så fast) i dit hoved og få dem nedskrevet? Du skal definere og derefter dokumentere dine processer. Lad os sige, at du er i cateringvirksomheden. Uanset om du er klar over det eller ej, har du visse overordnede processer, der er fælles for alle cateringfirmaer. For eksempel skal alle cateringfirmaer få arbejde, gøre arrangementer og følge op med kunder, så du får flere job. Hver af disse handlinger er sin egen proces.

Så for din virksomhed, skriv ned dine trin og forsøg at organisere dem i rækkefølge (selvom der vil være overlapninger).Hvis din proces har mere end omkring syv trin, skal du kigge på at konsolidere flere processer som underprocesser af et andet nøgle trin. Ellers bliver processen for svær at styre og forklare for andre.

Du kan komme op på en liste som denne til en cateringfirma, og inden for hver proces skal du dokumentere de delprocesser, der er en del af det:

1. Jobannoncering: Marketing, forslag generation, salg proces, kontrakt
2. Hændelsesforberedelse: Menuoprettelse, madlavning, bemanding, mødested og prep
3. Hændelsesdrift: Checkliste for leveringstidspunktet, levering og opsætning, bemandingsopgaver, nedbrydningsprocedure < Opfølgning efter arrangement:
4. Opfølgning af klienten, intern debrief Ressourcer

Det er meget nyttigt at bruge visuelle diagrammer til processtyring frem for en lineær liste, men hvis du ikke er fantastisk med Excel eller andre programmer, en liste er bedre end ingenting. Lær hvordan du gør procesflowdiagrammer i Excel og se om det virker for dig. Fordelen ved at bruge et rutediagram er, at du nemt kan se input og output fra hvert trin i processen. En god proces er som et godt stykke skrift: Der er overgange mellem afsnit. Hvis et processtrin gør et spring til en handling, og det er ikke klart, hvordan du kom dit, skal du gå tilbage og sørge for, at input og output er klare og stærke.

Hvis du vil læse den bedste bog, der nogensinde er skrevet om processtyring, skal du kigge på Reengineering Corporation af Michael Hammer og James Champy.

Selvom bogen er næsten to årtier gammel og blev skrevet med store organisationsprocesser i tankerne, er det en perfekt ressource selv for unge startups. Det hjælper dig med at se flaskehalse i, hvad du laver og rette dem.