Typer af regnskabsinformationssystemer

Regnskabsinformationssystemer indsamler og behandler transaktionsdata og formidler de finansielle oplysninger til interesserede parter. Der er mange typer regnskabsinformationssystemer, og som følge heraf varierer de meget. En række faktorer påvirker disse systemer, såsom virksomhedstype, virksomhedens størrelse, mængden af ​​data, typen af ​​datahåndteringsbehov og andre faktorer.

Elektroniske databehandlingssystemer (EDP)

De fleste virksomheder, bortset fra de mindste, bruger edb-systemer, også kaldet elektroniske databehandling (EDP) systemer.

Disse systemer håndterer hvert trin i regnskabsprocessen fra optagelse af den finansielle transaktion til udarbejdelse af årsregnskabet. Virksomheder forbedrer deres systemteknologi konstant for at forblive konkurrencedygtige og overholde Sarbanes-Oxley Act fra 2002. Selv de mindste virksomheder kan vælge at bruge systemer som Quickbooks.

Grundlæggende om forretningstransaktioner og forretningsprocesser

For at forstå, hvordan disse regnskabssystemer fungerer, skal du forstå de grundlæggende regnskabsvilkår "forretningstransaktioner" og "forretningsprocesser". Vigtigst er du nødt til at forstå, hvordan forretningstransaktioner og processer kommer sammen for at generere finansielle rapporter. Med hensyn til regnskabsinformationssystemer kan forretningstransaktioner opdeles i flere typer forretningsprocesser:

1. Indtægts- og returprocesser, systemer og kontroller

De forretningstransaktioner, der falder ind under disse forretningsprocesser, er store mængder af daglige salgs-, afkast- og kontantstrømstransaktioner.

2. Udgifter og returprocesser, systemer og kontroller

De forretningstransaktioner, der falder ind under disse forretningsprocesser, er store mængder af udgifter, afkast og kontantudløbstransaktioner. Løn og køb af fast ejendom er også i denne kategori.

3. Konverteringsprocesser, systemer og kontrolsystemer

Forretningstransaktionerne under denne kategori er råvarer og transaktioner i gang.

4. Administrative processer, systemer og kontroller

De forretningstransaktioner, der er administrative, er investeringer, lån og kapitalforretninger.

Alle disse forretningstransaktioner resulterer i T-konti, der er oprettet i General Ledger-processer, systemer og kontroller. Fra hovedbogen udvikles både interne og eksterne regnskaber. Interne finansielle rapporter kan være en aldringsplan for kundefordringer eller en statusrapport for salgsfortegnelse. Eksterne finansielle rapporter er resultatopgørelsen, balancen og opgørelsen over pengestrømme.

Typer af regnskabsinformationssystemer

Der findes flere typer eller kategorier af regnskabsinformationssystemer. Hvad en virksomhedsfirma bruger afhænger af virksomhedens art, virksomhedens størrelse, forretningsbehov og virksomhedens sofistikering:

Manuelle systemer

Manuelle regnskabsinformationssystemer anvendes hovedsageligt af meget små virksomheder og hjemme-baserede virksomheder. Hvis et system er helt manuelt, ville det kræve følgende: Kildedokumenter, generaldirektør, almindelig tidsskrift og særlige tidsskrifter eller journalbøger, du måtte have brug for.

Legacy Systems

Legacy-systemer findes ofte i eksisterende firmaer og blev brugt, før informationsteknologien blev så sofistikeret som den er i dag. Selv om ældre systemer kan synes at være gammeldags, har de nogle konkrete fordele for firmaet. De indeholder værdifulde historiske data om firmaet. Det faste personale har en tendens til at vide, hvordan man bruger systemet og forstår det. Et arvssystem er normalt tilpasset de enkelte behov hos et enkelt firma. Du vil ikke finde denne form for tilpasning i generiske regnskabs softwarepakker.

Desværre har ældre systemer også betydelige ulemper. Ofte har de ingen dokumentation. Det er normalt svært at finde reservedele, fordi hardware og software kan blive forældet. Selv det computersprog, som ældre systemer bruger, er normalt et ældre sprog.

De fleste gamle systemer er bygget fra bunden.

Udskiftning af gamle systemer

Du kan helt erstatte dit arvssystem med et nyt, opdateret system. Det er en ganske dyr løsning. Du kan også opdatere dit gamle system. Du kan bruge en procedure kaldet skærmskrabning, som er en teknik, der tager dataene vist på computerskærmen og oversætter det, så en nyere applikation kan læse den. Du kan også oprette et virksomhedsapplikationsintegrationssystem. Denne type system netværk de forskellige applikationer i dit gamle system, såsom lager, lønning og andre.

Hvis du er en SMB, medmindre du er den mindste, hone-baserede sort, vil du have dit regnskabsinformationssystem opdateret for at holde dig konkurrencedygtig inden for din branche. Der er mange muligheder at vælge imellem.