E-mail Etiquette

Ifølge en nylig undersøgt rapport fra et markedsundersøgelsesfirma er e-mail fortsat den go-to form for kommunikation i erhvervslivet. I 2013 udgjorde virksomheds e-mail-konti 929 millioner postkasser. Dette tal forventes at vokse med en gennemsnitlig årlig vækstrate på ca. 5% i løbet af de næste fire år og nå over 1. 1 mia. Ved udgangen af ​​2017. Rapporten siger endvidere, at det samlede antal globale e-mail-konti forventes at stigning fra næsten 3. 9 milliarder konti i 2013 til over 4. 9 milliarder konti inden udgangen af ​​2017.

Dette repræsenterer en gennemsnitlig årlig vækstrate på ca. 6% i løbet af de næste fire år.

Den nederste linje er, at e-mail er blevet den foretrukne løsning for alle forretningskommunikationer, og denne tendens fortsætter med at vokse. Ny teknologi som skybaserede forretningsmailtjenester, især Google Apps og Microsoft Office 365, forventes at stige hurtigt over de næste fire år.

Emails kan sendes fra smartphones, tabletter og andre mobilenheder. Mens dette er en stor bekvemmelighed, kommer det med en tendens til at blive lax med formaliteten af ​​indholdet af kommunikationen. Mobile enheder har ændret den måde, vi kommunikerer i erhvervslivet, fordi de giver os mulighed for at kommunikere øjeblikkeligt med vores kunder, partnere og medarbejdere. Men fordi indholdet af virksomheds-e-mailen ikke har nogen bøjninger, er det let for modtageren af ​​e-mailen at fejle hensigten med ordene. For at undgå dette uheldige resultat skal forretningsmails være så formelle og til det punkt, som forretningsbrev er.

Husk at flere årtier siden, den eneste måde at kommunikere skriftligt med en kunde på; sælger eller medarbejder var ved at bruge et formelt brev. Det udformede brev krævede efter alle de dekorum og beskaffenheden af ​​en skriftlig meddelelse. Hvis det ikke sendes i en konvolut med betalt porto, blev det muligvis sendt via fax.

Om brevet blev sendt eller sendt pr. Fax, repræsenterede det en juridisk bindende kommunikation, der var "skrevet skriftligt".

Dette er også tilfældet med hver sendt email: det er en juridisk bindende kommunikation, fordi den er skriftlig. Der kan ikke være nogen hearsay, når en virksomhed kommunikerer skriftligt. Med henblik herpå skal e-mail-kommunikation altid overholde de samme retningslinjer og principper for at skrive et fagligt brev. Periode.

At skrive en virksomheds e-mail er meget anderledes end at skrive en tekst eller en øjeblikkelig besked (IM). Disse former for kommunikation er designet til hurtig og uformel skam blandt venner. Derfor er sproget til tekster og IM'er, som indeholder egne sætninger som LOL, ROFL og mange andre, acceptable for en chat med en ven, men har ikke plads i en professionel forretnings email.

Ligeledes for emojis.Emojis er også et nyt sprog, der har udviklet sig og udviklet sig med udbredt mobilkommunikation. Den samme regel om afståelse fra brugen af ​​tekstsprog og forkortelser skal anvendes til brug af emojis - dette nye sprog har ingen plads i en forretningsmail. Selvom det kan være fristende at drysses i nogle smiley ansigter for at fremhæve punktet i en forretningsmail, endnu en gang, fordi e-mails er underlagt fortolkningen af ​​modtageren, modstå fristelsen til at klæde emailen med af denne uformelle jargon.

Når du sender en forretnings e-mail fra dette punkt fremad, forestil dig at du sidder foran en skrivemaskine med et tykt lagerbrev eller et juridisk papirark, og du er i færd med at skrive et formelt brev, der vil blive underskrevet af du nederst på den sidste side og sendt eller sendt pr. fax.