, Før du køber en kopimaskine til dit lille eller hjemmekontor

Selv om begrebet et papirløst kontor lyder stort i princippet, er virkeligheden, at mange mindre eller hjemmekontor (SOHO) virksomheder stadig har behov for at kopiere trykte dokumenter regelmæssigt.

De gamle stilstandard kontormaskiner er næsten forsvundet i den digitale tidsalder, erstattet af multifunktionsprintere, der kombinerer funktionerne til udskrivning, kopiering, scanning og eventuelt faxning til en enkelt enhed.

Teknisk er en "kopimaskine" i nutidens udtryk normalt en printer, der har en indbygget scanning enhed, så et dokument, der skal kopieres, kan scannes og reproduceres af printeren.

Som med de fleste elektronik, forbliver kopimaskine / printerenheder stadig faldende i prisen, men der er stadig flere funktioner end nogensinde, og det er ikke muligt at slå den nemme kopiering i hus frem for at køre til en print / kopi butik.

Her er de vigtigste købsfaktorer, der hjælper dig med at vælge en printer / kopimaskine til din SOHO.

Inkjet vs Laser / LED

Til hurtigkopiering af tekstdokumenter Laser / LED-printere er generelt det bedre valg. Blækpatroner er i stand til at udskrive med meget højere opløsninger og er derfor mere egnede til grafik og især til fotografier.

Omkostninger

Når man ser på prisen for en printer / kopimaskine, er det vigtigt at tage hensyn til de løbende omkostninger ved forbrugsvarer, hvis du planlægger at foretage mere end lejlighedsvis udskrivning / kopiering. Producenterne har ændret sig i de seneste år, og i stedet for at tjene penge på at sælge printere / kopimaskiner sælger de ofte til kostpris (eller endog tabt) og i stedet lave enorme fortjenstmargener ved at sælge blæk og toner.

Mange enheder leveres nu med blæk / tonerpatroner, der har indlejrede mikrochips, der forhindrer "uofficielle" patroner i at blive brugt, eller har "starter" tonerkassetter med halv normal kapacitet. At prissætning inkjet eller laser ser ikke ud som billig, når det kommer tid til at erstatte den dyre blæk eller tonerpatron (er).

Farveprintere / kopimaskiner er særlig dyre at køre, da de kræver 4 patroner (sort og hvid, cyan, magenta og gul). Det er typisk for udskiftningsprisen for inkjet / tonerpatroner at overstige købsprisen på en hel enhed, hvilket gør printere til en fælles hjemmehørende i elektronikgenbrugspapirer og deponeringsanlæg.

Heldigvis kan de fleste blækpatroner og nogle tonerpatroner til laser genopfyldes til en meget lavere pris - firmaer som Costco tilbyder f.eks. 1 time blækpatronpåfyldninger. Refill kits er også tilgængelige for do-it-yourself typer, men genopfyldning inkjet eller tonerpatroner er rodet og ikke for mekanisk udfordret. Og du kan gøre printer blækpatroner i sidste ende med lidt indsats.

Før du køber en printer / kopimaskine, skal du kontrollere fabrikantens offentliggjorte pris pr. Side.

Lydstyrke

De fleste små og mellemstore printere / kopimaskiner er ikke designet til tungt volumen, så kontrollér enhedens anbefalede brug (sider pr. Måneds arbejdscyklus). ISO-udbyttet for blæk / tonerpatronerne giver dig en grundig ide om, hvor ofte blækpatronerne skal udskiftes.

Bemærk, at selvom du har en intern printer / kopimaskine, kan det stadig være fornuftigt at bruge lokale eller online kopiering / udskrivningstjenester (f.eks. Hæfteklammer eller UPS) til større udskrifts- / kopieringsjob eller specialudskrivning, såsom brochurer.

Med prisen på forbrugsvarer (som beskrevet ovenfor) er det simpelthen ikke omkostningseffektivt at gøre store volumenudskrivning / kopiering på billigere printere / kopimaskiner, især med farvedokumenter eller fotografier. At købe en billigere printer / kopimaskine til grundlæggende behov og outsourcing større udskrivning / kopiering job er et ideelt kompromis for de fleste små virksomheder. At løbe 500 kopier af en farvebrochurer er et job for en professionel trykkeri.

Duplexing

Duplexing er evnen til at udskrive / kopiere på begge sider af siden og er en yderst ønskelig funktion. Udover at spare papir er det et must for professionelle kopier af tosidet trykt materiale.

Forbindelse

For at bruge maskinen som en printer, jo flere muligheder for at oprette forbindelse til enheden, desto bedre. Bortset fra direkte USB-forbindelse til en pc, kommer de fleste printere / kopimaskiner med netværksforbindelse - kabel, wi-fi eller begge dele.

Hvis du har brug for at udskrive fra skyen eller fra mobile enheder, skal du sørge for, at din printer understøtter teknologier som Google Cloud Print eller Apple AirPrint.

sort / hvid eller farve?

Farvekopiering er langsommere og dyrere, men det kan være en funktion, du vil have din printer / kopimaskine, hvis du har til hensigt at producere salgsfremmende materialer til din lille virksomhed, f.eks. Brochurer eller kopiere farvebilleder.

Medie alsidighed

Som den vigtigste grund til at købe en kopimaskine til dit lille kontor eller hjemmekontor er det nemt at vælge en kopimaskine, der kan håndtere en række papirformater og vægte og andre medier. , såsom transparenter og indekskort. Se efter kopimaskiner, der tilbyder flatbed kopiering, hvis du er bekymret for kopiering fra bøger eller kopiering af andre genstande, der ikke passer i en arkføder.

Papirhåndtering

Som en lille virksomhed har du bedre ting at gøre end genopfyldning af papirbakker eller fodring af enkeltark gennem en printer / kopimaskine. Hvis du udskriver / kopierer regelmæssigt, skal du søge efter en model med en papirkapacitet på mindst 250 ark - eller mere. Du vil også helt sikkert have en automatisk dokumentføder, der holder mindst 30 ark.

Response Time

Printere / kopimaskiner, der ikke har opvarmningstid, er ideelle til små og hjemmekontorer, hvor maskinen kan sidde tomgang i timer eller dage. Høj print / kopiering hastighed er stor, men vil ikke spare dig nogen tid, hvis du skal vente minutter for enheden at varme op hver gang det kommer ud af dvaletilstand. Nogle printere / kopimaskiner tilbyder nu en første kopieringstid på mindre end 10 sekunder.