En oversigt over begivenhedsplanlægningsudgifter

Det er svært at planlægge et begivenhedsbudget, medmindre du har en god ide om, hvilke udgifter du vil pådrage sig. Dette synes indlysende nok, men omkostningerne i forbindelse med arrangementsplanlægning kan komme fra en række forskellige steder. Når du tror, du har identificeret alle dine udgiftskategorier, kommer en anden til at sende dig tilbage til tegnebrættet. For at forhindre dette i at ske med dig, har jeg samlet denne oversigt over arrangementsplanlægningskostnader for at huske på, mens du opretter dit budget.

On-Site Udgifter

Inkluderet her er omkostninger og gebyrer, der typisk opkræves af arrangementet. Dette er ofte den dyreste kategori, men det er også det nemmeste at forudsige, da du får et formelt omkostningsoverslag for at gennemgå på forhånd. Med det sagt, glem ikke at faktorere i variable omkostninger, der ændrer sig med dine deltagelsesnumre. Catering er et godt eksempel på dette, da dine fødevareomkostninger vil stige med hver tilføjelse til din roster.

Forplejning

Parkering
Mad og spisning
Måltider
Drikkevarer

Bartender / Server Arbejdsgebyrer

Skat og service / Gratuitetsgebyrer
Lyd / visuelt
Mikrofoner
Skærme og projektorer

Internetadgang

Andet specialudstyr
Tredjepartsleverandører
Denne kategori repræsenterer alle de varer og tjenester, der leveres af leverandører uden for værtsstedet. Hver enkelt fakturerer dig uafhængigt, så det er vigtigt at holde tætte faner på alle, du arbejder med.

Ved hjælp af et regneark vil du hjælpe dig med at organisere dine leverandørkontakter sammen med omkostningerne i forbindelse med deres tjenester.

Arrangementudlejninger

Linned, Bordplanker og Stoltæpper

Telt, Staging og Forlystelsesattraktioner

Fysiske genstande, der ikke leveres af lokalet

Arbejd og levering til opsætning / nedrivning
Indretningsleverandører
Accent Lighting
Blomster og centerpieces

Balloner

Underholdning
Musikere eller DJ
Højttalergebyrer

Kontraktsledere (mad, logi, transport)

Produktionsudgifter
Produktionen omfatter alle de medarbejdere og ressourcer, der er nødvendige for at planlægge og udføre arrangementet. Disse udgifter begynder det øjeblik, begivenheden er drømt op og fortsætter gennem post-event papirarbejdet. Kort sagt repræsenterer denne kategori omkostningerne ved at organisere arrangementet, tiltrække deltagere og administrere de administrative elementer.
Marketing og registrering

Udskrivning og designarbejde

Invitationer

Registreringsstyring
Planlægning og organisation
Gebyrer for begivenhedsplanlægning
Deltidsansatte og midlertidige ansatte

Kontorartikler

Kommunikationsomkostninger
Rejseudgifter
Administrationsudgifter
Lønnede medarbejderopgaver
Regnskabsudgifter

Juridiske gebyrer

Konsulentgebyrer
Omkostningsoverdragelser og nødfonde
Der er ikke et magisk nummer til det, du skal sætte til side for uplanlagte udgifter, men du skal helt sikkert forvente det uventede.Nogle arrangementer planlæggere foreslår budgettering fem til ti procent over de forventede udgifter, mens andre vælger et rundt antal at arbejde med. Større begivenheder bør selvfølgelig tildele mere, fordi et tilsyn, der faktureres pr. Person, kan løbe ind i tusindvis af dollars.
Formålet med denne disposition er at gøre dig opmærksom på de forskellige typer af eventplanlægningskostnader, der kan opstå. Hver begivenhed er unik, så dine kan omfatte mere eller mindre af de ting, der er angivet her. Det vigtige er at vide, hvor dine omkostninger kommer fra. Overblik over udgifter forbundet med en bestemt leverandør eller kategori kan forårsage kaos på dit budget, men det værste tilfælde er helt at glemme om en udgift, indtil regningen kommer.