Video: Budgeting Basics: COMMIT to saving money! 2025
Corporate events er sjove at planlægge, og brainstorming ideer og spillesteder giver et niveau af kreativitet, som mange corporate eventplanlæggere nyder. Desværre kan disse ideer stoppe død i deres spor, når budgetnumrene ruller ind og realiseringen sætter i, at dit arrangementsbudget ikke opfylder visionen om arrangementet.
Kreativitet stopper dog ikke med planlægningsprocessen. Det er også nødvendigt at planlægge en vellykket begivenhed på et begrænset budget.
Her er nogle pengebesparende tips til virksomhedernes begivenhedsplanlæggere:
1. Kend dit budget
Før du begynder at planlægge din virksomhedsbegivenhed, skal du bestemme dit budget. Ingen mening at bruge din tid på at sammensætte ideer og potentielle spillesteder, som du ikke har råd til. Itemize tildelte omkostninger for:
- Catering- Underholdning
- Venue
- Gæstehøjttalere
- Dekorationer
- Andre tilfældigheder
- At kende dette før du begynder at planlægge, hjælper dig med at holde dig inden for dine grænser.
2. Overgå ikke disse budgetposter
Når du planlægger en virksomhedsbegivenhed, skal du sørge for at inkludere omkostninger for følgende poster:
Udskrivning til uddelinger, præsentationer
- Omkostninger til skiltning og bannere
- Markedsførings- og salgsfremmende omkostninger < Registreringstjenester på stedet
-
- 3. Accepter dit budget
Der er mange måder for virksomhedernes begivenhedsplanlæggere at planlægge succesfulde, mindeværdige begivenheder med begrænsede midler.
4. Vær fleksibel, når du forhandler dit sted
Hvis det er muligt, vær fleksibel, når du forhandler med et lokal. Overvej nogle mulige datoer for din virksomhedsbegivenhed og spørg om hotellet har åbninger i løbet af denne tidsramme.
Hoteller vil ofte tilbyde rabatterede priser for at udfylde en åbning omkring din måldato, og du kan forhandle bedre priser, hvis du kan arbejde rundt om deres højeste efterspørgselstider.
Derudover, hvis der er flere spillesteder i det område, der passer til dine krav, skal du bruge dette til din fordel. Når man konkurrerer om virksomhedens forretning, kan lokaler forhandle om pris og underbyde andre faciliteter i området for at vinde din virksomhed.
5. Undgå madlavning måltider
Hvis du serverer mad på virksomhedens begivenhed, er det meget mere omkostningseffektivt at betjene buffet-stil i forhold til et nedsat måltid. Buffeter eliminerer ikke kun omkostningerne til tjener og bordtjeneste, men du kan også reducere de penge, der bruges på selve fødevaren.
Hvis du ønsker at mingle og mødes med hinanden, så overvej at betjene fingermad og reducere mængden af plads til at sidde og spise.Når gæsterne står og har små tallerkener, spiser de mindre og bruger mere tid i forbindelse med samtale.
Fuldt åbne barer kan tage en bid ud af dit arrangement budget, så overvej at begrænse baren til øl, vin, sodavand og saft.
6. Book gæstens højttalere Tidligt
Ligesom flybilletter og hotelværelser, har højttalervirksomheden tendens til at klatre jo tættere du kommer til engagementet. Bestil tidligt for at få den bedste pris.
Gør lidt forskning og se om der er en passende gæstetalder, der allerede er i dit område på det tidspunkt. De kan tilbyde en reduceret sats, og du kan spare på transport og logi omkostninger.
7. Overvej at bruge sponsorer
I dagens verden er der sponsorer overalt, fra arenaer og koncertsale til sportsbegivenheder selv. Overvej at bruge sponsorer til at kompensere for omkostningerne ved din begivenhed. Virksomheder, der er tæt tilknyttet din virksomhed eller industri, kan byde mulighed for at promovere deres navn til dit publikum. Sørg for, at det passer godt til din virksomhed og kundekredsen på din virksomhedsbegivenhed, og undersøge, hvad de vil tilbyde i bytte for eksponeringen.
8. Vær omhyggelig med at spore dine udgifter
Ved planlægning af corporate events vil du sandsynligvis have et hold af flere personer, der har ansvaret for individuelle opgaver.
Hold øje med alle disse personer om deres udgifter. Kommuniker klart dine budget retningslinjer og være omhyggelig i sporing udgifter. Bed om regelmæssig indberetning af køb, der er foretaget, og fastsæt retningslinjer for hvilke udgifter skal godkendes af dig, før de foretages. Dette er et område af corporate event planlægning, hvor kontrol er afgørende for at holde dine udgifter i dit arrangement budget.
Ikke-arrangementsplanlægningsbogen til Corporate Event Planners
Letitia Baldriges klassiske etikettevejledning , Ny Komplet Guide til Executive Manners, er en, der skal være på hvert møde og arrangement planner bogreol.
Hvordan APEX Initiative Changed Corporate Event Planning
APEX-initiativet var den første til at levere til hele branchen accepterede praksis for at øge effektiviteten. Dette er de værktøjer, der er designet til at hjælpe arrangementer med planlægning.
Hvad er Event Management vs Event Planning
Hændelsesstyring er forskellig fra arrangementplanlægning og involverer projektstyring af arrangementet og holdene af mennesker, der er ansvarlige for hver funktion .