Hvordan man skriver et arrangement om planlægning af begivenheder

At vide, hvordan man skriver et arrangement om planlægning af arrangementer, er en vigtig del af driften af ​​en vellykket eventplanlægningsvirksomhed. Enhver virksomhed, der sælger en tjeneste, skal forberede en form for forretningsforslag ved at præsentere deres virksomhed og tjenester til en potentiel kunde. Men planlægningstjenester er unikke, og det forslag, du opretter, skal afspejle de tilpassede tjenester, du vil levere.

Her er nogle nemme at følge tips til at skrive et effektivt arrangement med eventplanlægning.

Hvad er et arrangement om planlægning af arrangementer?

Et forslag til arrangementsplanlægningstjeneste er et omfattende forslag, der beskriver arrangementet og de tjenester, du vil levere. Dette forslag er din mulighed for at sælge din virksomhed, færdigheder, ideer og vision af arrangementet til en potentiel kunde. Det er også designet til at præsentere dig som den bedste person til at udføre arrangementet, en klienten kan stole på. Forslag skal være godt skrevet, grundigt undersøgt og give de nødvendige detaljer, så klienten kan forestille sig det, du har i tankerne.

Tag ikke genvejen

Skabeloner er fyldte for alle slags forretningsdokumenter, fra serviceforslag og fakturaer, til bogføringsposter og omkostningsrapporter. Brug af disse skabeloner kan helt sikkert hjælpe dig med at udarbejde et forslag hurtigt og effektivt. Men modstå fristelsen til at downloade en generisk skabelon, udfyld de tomme mellemrum og send det som repræsentation af dine forretnings- og arrangementplanlægningstjenester.

Dit arrangementforslag er en afspejling af dig, din begivenhedsplanlægningsvirksomhed og de tjenester, du leverer. Fordi planlægningen af ​​en begivenhed kræver, at du tilpasser den pågældende begivenhed til din kundes behov og budget, skal dit forslag afspejle en begivenhed, som er personlig og unik. Du kan bruge en skabelon som en generel vejledning til at komme i gang med at skrive dit arrangementforslag, men skræddersy det og inkludere de enkelte tjenester, der leveres til hver klient.

Første skridt: Mødet

Det første skridt er at mødes med din potentielle kunde for at diskutere, hvad de har i tankerne for denne begivenhed, hvad formålet er, antallet af gæster og hvad de håber at opnå. Ud over dato, tid og ønsket beliggenhed, skal du notere ideer om tema, catering, overordnede æstetik, farver eller stemning, der diskuteres under dette møde.

Introduktion til arrangementet

Så du havde et indledende møde med din klient og har en ide om, hvad de har i tankerne for deres begivenhed. Og du downloadede nogle generelle skabeloner for at komme i gang med at skrive forslaget. Nu kan du stirre på en blank computerskærm, hvor du undrer dig over, hvad du skal medtage i dit eventplanlægningsforslag.

Hvert forslag skal skrives med kunden i tankerne.Men gentag ikke blot alle de ideer, de delte med dig under dit møde, og simpelthen tak på en prislapp for dine tjenester for at levere præcis, hvad de lige har beskrevet. Hændelsesplanlægning er en servicevirksomhed, og det er den service, personlige berøring og kreative tilgang, der gør en begivenhed ikke kun succesfuld men mindeværdig. Og begivenheder, der er mindeværdige, kan gå langt med at generere nye kunder til din virksomhed.

Så forbered dit forslag i en tone og stil, der afspejler dig og din virksomhed.

Præsentér din begivenhedside på en sådan måde, at det er klart for din klient at du inkorporerer deres tanker, håb og bekymringer i din tilgang til denne begivenhed. Forståelse af din kundes behov er meget vigtigt, og at formidle dette i dit forslag kan gøre forskellen mellem dem, der ansætter dig eller en anden.

Hvad skal der inddrages i et arrangement om planlægning af begivenheder

Introduktion

Begynd med en kort introduktion af dig og din begivenhedsplanlægning. Medtag specifikationer som f.eks. Hvor længe du har været i erhvervslivet og din faglige baggrund.

Hændelsesbeskrivelse

Dette næste afsnit er et resumé af den aktuelle begivenhed. Dette skal indeholde detaljer, der blev givet under dit møde, som mål for arrangementet, den generelle tidsramme, antallet af gæster og mulige spillesteder.

Services provided

Dette afsnit er særligt vigtigt.

Klienten skal vide - specifikt - hvilke tjenester du vil sørge for denne begivenhed. En tjekliste med kuglepunkter er en fantastisk måde at vise de forskellige tjenester, der er inkluderet. Dette fungerer godt for mindre funktioner som brudesuiter eller festmiddage, og det er let for kunden at se, hvad du vil gøre, og hvilke leverandører du vil bruge. For større begivenheder, der har flere funktioner, f.eks. En cocktailtid eller frokost, kan du oprette sektioner for hvert aspekt af arrangementet og derefter liste de tjenester, der leveres under hvert afsnit.

Vis dit arbejde

Hvis du har planlagt lignende begivenheder i fortiden, skal du inkludere fotos af disse begivenheder for at vise dit arbejde. Disse billeder kan bogstaveligt talt hjælpe klienten med at se, hvad du kan gøre.

Penge, penge, penge

Mens klienten måske læser dit forslag og tager alle detaljer og billeder af den begivenhed du forestiller, skifter denne tankegang normalt gear, når det kommer til det afsnit, der snakker om penge. Ofte er det et brat stop. For at forsøge at undgå dette skal du ikke pludselig ændre sprog eller tone i dit forslag til alle forretninger og fakta. Titel dette afsnit "Foreslåede omkostninger" og fortsæt med at guide klienten gennem aspekterne af denne begivenhed ved omhyggeligt at artikulere omkostningerne. Hjælp din klient til at se dit forslag som en række trin, hver med forskellige tjenester og relaterede omkostninger.

Giv et detaljeret resumé, der angiver prisen for hver vare og dens formål. For eksempel, hvis du lejer linned, oplys det som en separat pris. Hvis du ansætter servere, skal du angive antallet af servere, omkostninger pr. Time og samlede omkostninger for varigheden af ​​arrangementet.Brug denne metode til hver linjepost, der beskriver hver enkelt, så klienten kan fortsætte med at forestille arrangementet og forstå de relaterede omkostninger.

Først efter at disse afsnit er angivet med deres omkostninger, tæller de dem i bunden af ​​dit forslag for at angive en samlet pris for arrangementet. Hvis du tilbyder rabat til booking tidligt, skal du liste dem under dette endelige nummer.

Lukning

Det sidste stykke af dit forslag er en tak for deres overvejelse. Giv kontaktoplysninger, herunder websted, email adresse og telefonnummer, så potentielle kunder kan komme i kontakt med dig med spørgsmål eller - endnu bedre - at ansætte dig for jobbet.