Hvordan man laver et normalt kedeligt arbejdsmøde mere spændende

Møder er en uundgåelig del af virksomheden. Du deler information, brainstorm ideer, genererer løsninger og skaber processer og systemer. Problemet er, mange af disse møder er smertefuldt kedelige, hvilket betyder, at de mennesker, der deltager, har deres hjerner indstillet.

Hvis folk ikke er opmærksomme og fokuserede, er mødet bare spild af alles tid. Hvordan kan du gøre kedelige møder mere spændende, så de udfører noget?

Her er 5 praktiske tips:

1. Ban SmartPhones

Ja, det er som at fortælle folk at kaste deres børn ind i ulvens hule før de kommer til mødet. Folk vil insistere på, at de skal have deres telefoner - trods alt kan en nødsituation opstå. Ja. Verden kunne komme til ophør under dit kvartalsplanlægningsmøde, men det er usandsynligt.

Problemet med dagens teknologi er, at det giver dig mulighed for at fokusere på, hvad der ikke er foran dig - mødet. Det sjove er, hvis folk var ansigt til ansigt med de mennesker, de smuttede under dit møde, ville de smsere en anden. Telefoner forbliver i skriveborde.

Uden telefonen sker der to ting under dit møde. Du er tvunget til at blive i nutiden, og nedetid er brugt til at kommunikere med de andre deltagere. Hvorfor er det vigtigt? Fordi du finder dine møder, er mere interessante, når du kender dine kolleger.

Hvordan lærer du dem at kende? Ved at tale med dem.

Hvad gør du, når du har din telefon? Du taler ikke med de nye mennesker.

2. Forberede, forberede, forberede

Et møde hvor ledelsen eller moderatoren kommer sent, har ikke en dagsorden og vinger det, er kedelig og kedelig. Et velforberedt møde kan være fascinerende og engagerende. Når lederen har en plan og et formål, vil mødet være mere interessant.

Når der ikke er nogen retning eller et mål, vil mødet ikke være interessant.

Den anden del af forberedelsen er at forbedre dine egne færdigheder. Du har været på møder, der var produktive og interaktive og fik dig til at føle, at du kunne gå ud og opnå store ting. Og du har deltaget i møder, hvor du er temmelig sikker på, at hvis du faldt i søvn, ville ingen savne dig, og du ville ikke gå glip af noget vigtigt. Forskellen er den person, der kører mødet.

Hvis dine møder er kedelige, tag et kig i spejlet. Find en måde at forbedre. Du kan tage en formel klasse (din HR-afdeling kan hjælpe dig med forslag), du kan bede om tilbagemelding og vejledning fra en kollega, hvis mødefærdigheder du beundrer, eller du kan tage en online-klasse. En masse hjælp er til rådighed for dig, og meget af det er gratis til at tage, når du vil gøre dine sædvanlige kedelige møder mere spændende.

3. Alle deltager

Hvorfor skal alle deltage? Nå, fordi hvis deltagelse ikke er nødvendig, kan du håndtere hele dette problem via e-mail. Helt seriøst. Der er meget få gange, når du skal medbringe en gruppe til at formidle information.

Ja, der er nogle ting som massafskedigelser eller en fuldstændig omstrukturering af virksomheden, der går over bedre, hvis du har en leder tale til hele gruppen, men i de fleste tilfælde skal møder altid være interaktive.

Hvordan interaktiv? Nå, det afhænger af formålet med mødet. Hvis det er en brainstorming session, skal alle tale. Hvis nogen ikke taler op, skal du ringe til den pågældende person. Introvert kan ikke lide den slags møde - og du bør ikke lave møder højt tryk for introverts ved at sætte dem på stedet.

Men din mødekultur skal sikre, at alle deltager i disse brainstorming sessioner, og de bør vide, at deres deltagelse er påkrævet på forhånd.

Hvis det er et planlægningsmøde eller et målmøde eller endog et kvartalsrapportmøde, skal der være tid til input, om du skal stille spørgsmål eller kommentere. Atmosfæren skal tilskynde til deltagelse, men med et par grænser (se nedenfor).

4. Lad ikke nogen dominere

Hvis du leder mødet, er det naturligt, at du skal tale mest.

Efter dig vil du dog ikke have en anden person til at dominere samtalen. Det kan gøre et møde kedeligt. Husk at omdirigere kommentarer og opfordre folk, som du ved, er eksperter i området til at diffundere en tvangssamtaler.

For eksempel, når Jane har lavet sin fjerde kommentar og begynder at gå til en femtedel, skære hende så godt som muligt ved at sige: "Tak, Jane, vi kender din position. Jeg vil gerne høre, hvad Karen har at sige. Og Jim og Bob har endnu ikke haft en chance for at tale.

Nogle gange skal du tale med Janes på dit kontor før et møde for at minde dem om, at meningen med at komme sammen som en gruppe er at dele ideer med alle, og hvis hun dominerer, vil mødet ikke være som vellykket. Eller umiddelbart efter mødet fungerer også godt, som du vil have nye eksempler, hvis det er nødvendigt.

Folk, der har taget sig tid til at deltage i et møde, der bringer deres viden og erfaring, fortjener chancen for at tale og dele deres holdninger. Som leder kan du lære at styre adfærd, som underminerer mødet.

5. Gør handlinger til rådighed

Et møde, der slutter uden handlinger, var bare spild af tid. Det er et informationsdump, i hvilket tilfælde et møde ikke var den bedste måde at fortsætte. Et interessant og spændende møde slutter med ting, som folk kan og bør gøre - enten for at fremme deres individuelle mål eller virksomhedens mål eller, ideelt set begge. Hvis folk ikke går væk og ved, hvad deres næste skridt er, så mødtes mødet.

Ud over at have brugbare elementer, skal der følges op. Dette kan finde sted i et andet møde eller individuelt, men det skal ske. Folk vil tune ud, hvis de ved, at handlingsemnerne er alle til show.

Møder vil aldrig erstatte ture til Disneyland for spænding, men du kan gøre dem mere spændende og interessante og produktive. Gør disse fem ændringer, og du vil gøre dine sædvanlige kedelige møder mere spændende for de mennesker, der deltager. Og det er en god ting for din organisations succes.