5 Måder at forbedre din medarbejderomkostningsstyring

Har du for nylig afdækket store huller i dit budget kun for at finde ud af, at de i stigende grad skyldes uregnskabsmæssige personaleudgifter? Virksomhedskostnader er en stor funktion for virksomhederne, men kan også være til skade for dem, hvis de ikke forvaltes på passende vis. Uanset om du spilder regnskabsafdeling eller ledelsestimer, der jager efter omkostningsrapporter eller mister tusindvis af dollars i udgifter, der ikke kan begrundes, vil du sandsynligvis komme til at lide nogle store pengestrømsproblemer før eller senere.

Her er nogle få måder at forbedre din overordnede omkostningsstyring på ved at stimulere bedre adfærd til at forbedre begrænsningerne.

1. Grænsekostkonti.

   Hvis du har problemer med at fastsætte præcis, hvilke udgiftsregnskaber der skal betales for, begrænser antallet af aktive konti en måde at holde omkostningerne ude af kontrol. Brug en kreditkortudbyder, der understøtter at oprette medarbejderkort med specifikke udgiftskapsler, eller leverer kontokonti med en betaling per døgn. Hvis en medarbejder har brug for udgifter ud over det fastsatte beløb, skal der kræves indtægter og begrundelse for kontoudgifter. Du vil muligvis gerne tage dette et ekstra skridt ved at bestemme tildelinger efter medarbejderstilling eller ansættelsesforhold for at holde processerne strukturerede og forståelige, som din virksomhed vokser.

2. Giv incitamenter til at opmuntre omkostningssporing.

   Omkostningssporing er et andet ansvar, som dine medarbejdere måske ikke ønsker at påtage sig. Tilføjelse af flere papirer, mens de allerede er ude på forretningsrejse, kan være frustrerende, så giv dem et incitament til at gøre det. Giv ekstra ydelser eller per diem betalinger for indgivelse på tidspunktet kvittering, måske i form af en afdeling eller firma-wide konkurrence. Nogle perks at overveje kunne omfatte små gaver, medarbejder anerkendelse eller frokoster. Poll dine medarbejdere for at finde ud af, hvilke frynsegoder de gerne vil modtage og derefter oprette standarder og tærskler for udstedelse af priser, så medarbejderne ved, hvad de skal tilstræbe.

3. Afklare acceptable og uacceptable udgifter.

   Hvad du synes er en acceptabel medarbejderudgift, og hvad en medarbejder mener kan være to forskellige ting. I stedet for at have argumenter med medarbejderne over unødvendige udgifter, skal du oprette en operationel vejledning, der præciserer præcis, hvad du anser for acceptable udgifter til fælles omkostninger som frokoster, middage og forretningsforsyninger. Dette bør omfatte maksimale begrænsninger af udgifter som flybilletter, måltider eller hoteller og adresseopgraderinger og tilføjelser, som dine medarbejdere kan blive fristet til at føje til deres omkostningskonto. Rimeligt og forsvarligt bør forklares i de mest direkte og klareste af termerne.

4. Synkroniser firmakortsopgørelser med regnskabssoftware.

   Mange regnskabsprogrammer trækker korttransaktioner direkte fra kreditkortets tilbagekøb, så du bruger ikke en betydelig mængde tid, der matcher indtægter til transaktioner.Du kan også kræve, at medarbejdere bruger en omkostningssporing og rapporteringssoftware, så de kan scanne og matche kvitteringer i realtid. Det vil hjælpe med at holde alt koordineret - og hjælpe dig med at finde frem til eventuelle overtrædelser af acceptable regningsregler.

5. Automatiserer omkostningsbegrænsninger.

   Brug omkostningsstyringssystemer, der gør det muligt at definere parametre i omkostningsomkostninger, kategorier og uacceptable udgifter. Når du håndterer disse omkostninger automatisk, nedsætter du den tid, du bruger på at arbejde på systemet. Hvis der er store problemer, bringer systemet dem til din opmærksomhed uden at kræve dit input dagligt. Giv medarbejderne mulighed for at se, hvordan denne software fungerer, så de forstår, hvordan du overvåger deres udgifter. Dette skal medvirke til at reducere antallet af medarbejdere, der overtræder regningsreglerne dramatisk.

Endelig glem ikke at nogle medarbejdere måske bare ikke "får det". Du kan overveje at tilbagekalde udgiftskonto privilegier for medarbejdere, der løbende overtræder selskabsregler og i stedet kræver deres første udgift af udgifter.

Ved kun at godtgøre acceptable omkostninger skal du næsten eliminere potentialet for overtrædelser. Selvfølgelig skal du huske på, at medarbejdere, der skal have store udgifter, ikke har personlige ressourcer til at gøre dette - at arbejde for din virksomhed, bør ikke skabe en uforholdsmæssig byrde for dine medarbejdere. Ved at finde et harmonisk mødested skal din virksomhed, dine medarbejdere og din omkostningsstyring alle finde et mere produktivt middel.