5 Trin til valg af regnskabssoftware

Du kan bruge tjeklisten til denne software til valg af software til at hjælpe dig med at finde den rigtige regnskabssoftware, før du køber. Få små virksomheder investerer betydeligt tid og ressourcer til at stille de rigtige spørgsmål, før de vælger regnskabsprogrammet for at sikre, at det bedste valg er gjort for deres forretning. I stedet er valg af regnskabssoftware normalt skyndte, givet lidt, om nogen, tænkte på, om der findes bedre alternativer.

Hvis du vælger et regnskabssoftwareprogram til din lille virksomhed, eller overvejer at opgradere eller ændre softwareprogrammer, kan du bruge denne checkliste til checkliste til valg af software som en ressource for at følge et par trin beskrevet nedenfor til hjælper dig med at finde det rigtige regnskabsprogram til din lille virksomhed.

Trin 1

Du bør anmode om tilbagemelding fra alle dine medarbejdere, der vil bruge regnskabsprogrammet på nogen væsentlig måde, så de kan hjælpe dig med at give input til, om softwaren vil opfylde deres har brug for. Hvis din lille virksomhed er stor nok, med forskellige afdelinger eller divisioner, kan du danne en teknologiudvalg, der har mindst en repræsentant fra hver vigtig afdeling eller afdeling, evaluere de softwareprogrammer, du overvejer at købe.

Trin 2

Du skal have hver medarbejder eller repræsentant i teknologikomiteen udarbejde en behovsanalyse og et rutediagram af deres væsentlige processer.

Behovsanalysen skal være en liste over de krav, som hver medarbejder eller afdeling skal udføre sine daglige opgaver. Behovsanalysen vil skitsere de krav, som du har til din regnskabssoftware, som du kan give til din leverandør for at få hjælp til at fastslå, om softwarepakken opfylder dine krav.

Flydediagrammerne giver dig et billede af de interne processer, som dine medarbejdere bruger til at udføre deres opgaver. Flydediagrammerne vil være nyttige i mindst et par grunde: (1) du vil opdage, at visse trin kan elimineres for at strømline dine operationer og spare din virksomhed tid og penge; (2) du vil kunne se, hvilke trin der for øjeblikket udføres manuelt for at se, om den regnskabssoftware, du overvejer at købe, hjælper med at automatisere disse opgaver; og (3) du kan bruge disse rutediagrammer som grundlag for at oprette eller ajourføre virksomhedens politikker og procedurer manualer eller medarbejderens desktop procedurer på dette tidspunkt.

Trin 3

Du bør oprette et budget til din regnskabssoftware. Jeg anbefaler at oprette et budget som en række priser, som du vil overveje at købe, fordi du måske finder ud af, at et dyrere regnskabsprogramsoftware vil automatisere flere opgaver, så de øgede omkostninger kan begrundes.

Trin 4

Du kan få dine medarbejdere eller teknologiudvalg til at identificere potentielle regnskabsprogrammer, der opfylder dine behov, så du kan se nærmere på disse programmer. Du vil muligvis overveje at rådføre dig med uafhængige fagfolk, såsom teknologikonsulenter og certificerede revisorer, for at få deres mening om mulige programmer, der kan opfylde dine behov.

Revisoren vil have viden og erfaring med, hvad andre små virksomheder bruger og kan have erfaring med at bruge forskellige regnskabsprogrammer som slutbruger. Teknologikonsulenten kan muligvis give dig en ide om vigtige teknologiproblemer, du måtte støde på, når du implementerer et nyt regnskabsprogramvare baseret på specifikationerne, f.eks. Om det er kompatibelt med andre eksterne programmer, du har brug for til din virksomhed eller ny hardware du Det kan være nødvendigt at sikre, at programmet kører ordentligt, som kan medvirke i din beslutningsproces.

Trin 5

Du bør demo ethvert regnskabsprogramvareprogram, der er på din korte liste for at købe for at sikre, at det opfylder dine behov. Du kan muligvis også anmode om en gratis prøveversion af programmet, hvis du kontakter sælgeren. Du kan få dine medarbejdere til at løbe deres daglige opgaver på prøveversionen, så du får en endnu bedre ide om, hvordan softwaren stabler op mod sine konkurrenter.

Du kan følge disse trin for at hjælpe dig med at vælge det rigtige valg af regnskabsprogrammer til din lille virksomhed.