Small Business Accounting med Quickbooks Camille Wright

Mens jeg var på BlogHer-konferencen i San Francisco, fik jeg en chance for at tale med Camille Wright, bogholderikonsulent til små virksomheder. Hendes firma, Wright Solution, lærer små virksomhedsejere hvordan man holder styr på deres økonomi og får et bedre billede af, hvordan deres virksomheder gør.

Tre vigtige punkter i dette interview med Camille Wright, en lille virksomhedskonsulent og QuickBooks ekspert:

1. De fleste små virksomheder (især enmansindehavere) har ingen anelse om, hvordan deres forretning gør økonomisk, fordi de ikke har velholdte bøger.
2. Mange brugere af økonomisk software, som Quickbooks, udnytter ikke fuldt ud kraften i den moderne regnskabssoftware.
3. Intuit har et ton af forskellige versioner af deres Quickbooks (Business Accounting) og Quicken (Personal Finance) software. Der er sandsynligvis en version, der specifikt passer til din virksomhed.

Efter konferencen svarede Camille graciously flere spørgsmål i det følgende interview:

1. Hvad er nogle af de mest oversete skattefradrag for probloggers og online-iværksættere? Hvilke fradrag er de mest misforståede?

Jeg tror, ​​at det mest oversete fradrag langt er kilometertal. Da de fleste bloggere arbejder ud af deres hjem, vil alle miles, der drives fra dette websted til hvor som helst der er forretningsmæssigt, kvalificere sig som et forretningsmæssigt fradrag.

Med den føderale kilometertal for øjeblikket på $. 585 pr. Kilometer, kan dette være et betydeligt fradrag.

Jeg vil sige, at det mest misforståede fradrag er "Kontant i hjemmet" fradrag. IRS har meget specifikke retningslinjer vedrørende arbejdsplads i hjemmet, og hvis virksomhedsejere vælger at påberåbe sig dette fradrag, skal de være sikre på, at rummet falder inden for de parametre, som IRS har fastsat.

Dette er ikke rigtig et fradrag, men jeg finder, at det mest oversete element for en lille virksomhed, der registrerer som enestejere, er den selvstændige skat, som de er ansvarlige for og skal betale i rater fire gange om året. Selvstændig skat (social sikring og medicare) er ca. 15. 3% af din netto erhvervsindkomst. Det kan være et stort beløb, der skal betales i slutningen af ​​året, hvis du ikke har foretaget de korrekt skønnede betalinger i løbet af året efter behov. Og selvfølgelig skal du tilføje rente på grund af underbetalingen.

2. Mange online-iværksættere tror, ​​at da de ikke tjener mange penge, behøver de ikke at bekymre sig om regnskab. Er du enig i det? Hvis du ikke gør det, hvordan snakker du dem om at ændre deres tænkning?

Dette er et let spørgsmål til mig. Hvis du ikke holder nøjagtige optegnelser, hvordan ved du, om du tjener penge eller ej?

Selvom det ikke kun ved, om du tjener penge, men også hvordan bruger du de penge, du laver.

Mange små virksomhedsejere er, hvad vi betragter som "skoboks" -kunder, hvilket betyder, at de opstår en gang om året på deres revisors kontor med konvolutten fulde af kvitteringer, eller de præsenterer sider og sider af Excel-regneark.

Uanset hvad de har ingen idé om, hvordan de laver (bortset fra at de har penge på deres bankkonto), indtil deres revisor fortæller dem, efter at han har dechifret alle disse papirer. Det kan være et rigtigt chok at finde ud af, at du skylder penge på dine skatter, når du troede, du ikke havde lavet nok til at skylde noget.

Derudover finder jeg bogholderi uvurderlig som et budgetværktøj. Hvis du holder dig opdateret med dine indtægter og udgifter, vil du være i stand til at se månedligt på et overblik, når du har travle tid, og når du måske skal øge din markedsføring for at tiltrække mere forretning.

Det kan også vise dig præcis, hvornår og hvor meget du bruger på forskellige udgifter til din virksomhed. Ved at se på dine udgifter månedligt kan du bestemme, hvornår og hvor mange penge du typisk skal dække disse udgifter.

På den anden side kan det vise dig, hvilke ting du måske bruger for meget på, så du kan finde frem til en måde at skære dem ned i fremtiden eller sprede dem ud på en anden måde.

3. Har du nogle forslag til, hvordan du vælger en god revisor?

Jeg vil gerne sige, at alle revisorer ved, hvad de laver, men jeg har ikke altid fundet det for at være tilfældet. Det bedste jeg kan sige er at shoppe rundt. Ikke alene skal du finde nogen, der har den nødvendige viden, men også en, der er villig til at arbejde med dig, være der, når du har et spørgsmål eller et problem. Under en kort samtale med en potentiel revisor skal du kunne fortælle, om du klikker på.

En sidste ting om revisorer, bare fordi de har en CPA betegnelse betyder ikke, at de vil være den bedste tilpasning til dig. Du vil have en, der kender reglerne, men du skal også kigge efter nogen, der kan arbejde og vokse med dig.

4. Du har rådgivet små virksomhedsejere i næsten to årtier. Tror du online-iværksættere (probloggers, eBay-sælgere, web 2. 0 personer) har forskellige regnskabsmæssige behov i forhold til folk, der starter mursten og mørtelvirksomheder? Står de over for forskellige udfordringer?

Virkelig, forretning er forretning. Vi arbejder alle sammen med tal for at fortælle vores historie. Selv om jeg tror, ​​at et problem for online-iværksættere ville være integrationen af ​​deres regnskaber med standard software. Vi ved alle, at programmeringen er her i dag og forældet i morgen, så det er op til regnskabssoftwareindustrien at holde trit med online communityets behov.

Der er mange tredjeparts softwarefirmaer, der har og fortsætter med at udvikle programmer, der fungerer som add-ons til standard regnskabssoftware. Disse kommer i grundlæggende eller branchespecifikke programmer, så det er helt op til at finde den bedst egnede til din virksomhed.

5. Kan du fortælle os lidt om, hvordan du startede Wright Solution, og hvorfor du ønskede at arbejde med små virksomheder?

Jeg har altid set på business som en slags spil, et puslespil, og jeg elsker gåder. Der er et sted og grund til alt, og forretningsfolket skal bare finde ud af, hvordan man sætter alle stykker sammen for at fortælle deres historie.

Problemet jeg så tidligt på var, at de fleste startups eller små virksomheder var fokuseret på driften af ​​deres forretning. Dette er hvad de skal gøre, men de har tendens til at forlade det grundlæggende, der vil vise dem, hvis de gør det effektivt og rentabelt.

Når jeg arbejder med små virksomheder, glæder jeg mig til at se pæren fortsætte, når de ser det nøjagtige billede af, hvordan deres forretning fungerer økonomisk.

6. Du er medlem af Intuit's auditor bureau. Kan du fortælle os hvorfor du besluttede at arbejde med Intuit?

Da flere af mine klienter bad mig om at undersøge QuickBooks for dem, brugte jeg lidt tid på at lære alt, hvad jeg kunne om programmet. I årenes løb har jeg konstateret, at mange mennesker, der bruger programmet, ikke rigtig har en forståelse af, hvad de laver eller programmets kraft, så meget tid er brugt til at rette op på arbejdet eller træne mine klienter på programmet.

Intuit Speakers Bureau består af fagfolk som mig selv, der nyder at hjælpe folk med at få mest muligt ud af de produkter, Intuit producerer. Jeg hader at se folk kæmpe, når alt de behøver, er lidt vejledning for at sætte dem på den rigtige vej.

QuickBooks produkter er en overkommelig løsning for småbedriftsejeren, og jeg indså, at hvis jeg ønskede at blive i forretning selv, havde jeg brug for at blive dygtig i de produkter, som mine kunder brugte.

7. Du blev for nylig fremhævet som forretningskompetent på BlogHer's San Francisco-konference, den førende bloggingkonference for kvinder. Hvad var nogle af de mest stillede spørgsmål fra kvinders bloggere?

De fleste af de kvinder, jeg talte til, var meget tidlige i deres virksomheder, så de søgte efter oplysninger om, hvordan de skulle strukturere deres forretning: som eneejer, LLC eller et selskab.

Der var også spørgsmål om, hvorvidt de virkelig havde brug for at indgive en selvangivelse, hvis de ikke tjente meget penge.

Så var der naturligvis standardspørgsmålene om, hvor meget de kunne afskrive for de forskellige udgifter, de pådrager sig.

8. Jeg har hørt fra mange små virksomheder at QuickBooks har mange funktioner, som de ikke bruger, fordi de ikke har tid til at udforske og lære. Hvor kan de gå finde kompetent hjælp? Både gratis og for mere omfattende rådgivning.

QuickBooks ProAdvisor-databasen er et godt sted at finde hjælp. Den er også tilgængelig inden for et hvilket som helst QuickBooks-program. Dette er ikke en gratis service og ikke støttet af Intuit, de personer, der er opført på databasen, er små virksomhedsejere selv og opkræver en bred vifte af gebyrer afhængigt af deres færdigheder på forskellige områder. Ligesom at finde en revisor, hvis du har brug for hjælp fra en ProAdvisor, foreslår jeg, at du ringer til flere for at finde den rigtige pasform til dig.

For gratis hjælp kan du tilmelde dig QuickBooks Online Community.Her kan du spørge QuickBook-eksperter og andre QuickBook-brugere, hvordan du bruger specifikke funktioner.

9. Intuit har mange nye produkter, der ligner at de ville være nyttige for små virksomhedsejere. Men der er så mange muligheder. Hvor skal en ny lille virksomhedsejer gå for at finde det rigtige produkt (er) for at komme i gang med?

Et godt sted at starte er at gå til quickbooks. com og klikke på Products & Services. Her kan du se et kort over alle Intuit-produkter og -tjenester til små virksomheder fra finansiel software og lønningsløsninger til oprettelse af websteder og betalingstjenester.

Den eneste ting jeg ville tilføje er, at når du handler for hvilket produkt der passer bedst til, hvis du lige er begyndt, mindre i størrelse og ret grundlæggende, ville jeg gå med en mere grundlæggende version i stedet for at hoppe lige ind i dyreste version. Alle versioner omskrives hvert år med nye klokker og fløjter, så du kan opgradere til en mere robust version inden for et år, hvis det er nødvendigt. Du vil starte med et program, der er passende til dine nuværende behov, men ikke for kompliceret og dyrt, at det vil overvælde dig lige fra flagermus.

Hvis du har relativt enkle økonomiske behov, kan du starte med QuickBooks Simple Start, en gratis grundlæggende version af QuickBooks, og opgradere til en mere robust version, hvis du har brug for mere funktionalitet senere.

10. Billing Manager ser ud som et fantastisk værktøj til frilansearbejdere. Kan du fortælle os lidt om, hvad du kan lide om det, og hvordan det sammenligner med andre webbaserede faktureringsværktøjer som Blinksale eller FreshBooks?

Intuit Billing Manager hjælper små servicevirksomheder, herunder freelancere opretter og styrer deres fakturaer online. Det er primært for virksomhedsejere, der bruger Excel og Word og ønsker en mere effektiv måde at styre deres fakturaer på, men er endnu ikke klar til at få QuickBooks. Hvad jeg synes om Billing Manager er, at det er en skridt til regnskabsmæssig software og absolut bedre end regneark. Det er nemt at bruge, så du kan sende fakturaer med minimal indsats, og det er gratis hos billingmanager. com - du kan ikke slå det.

Jeg er ikke så fortrolig med Freshbooks og Blinksale, så jeg kan ikke kommentere hvordan de sammenligner direkte med Billing Manager. Jeg kan sige, at Billing Manager er fra Intuit, så det er her at blive og det integrerer godt med andre Intuit-produkter som selskabets betalingsløsninger. Så snart du har faktureret en kunde, kan du få betalt hurtigere ved at acceptere deres online kreditkortbetaling.

[Redaktørens note: Her er mine anmeldelser af de øverste web-baserede fakturaprogrammer.]

11. Mange semi-pro bloggere tjener et par hundrede (eller tusind) dollars om måneden. De bruger Excel regneark og ønsker et mere robust (men stadig overkommeligt) regnskabssystem. Hvad anbefaler du?

Som jeg nævnte tidligere tror jeg, at ethvert regnskabssystem er bedre end regneark eller konvolutter. Der er flere softwarepakker på markedet, men jeg føler, at QuickBooks-produkterne passer perfekt til små virksomhedsejere.Programmerne spænder fra de mest grundlæggende til en produkt, der kan håndtere millioner dollar virksomheder, der har brug for mere funktionalitet.

En af de bedste ting ved QuickBooks er prisen. Jeg har konsulteret med kunder, der har brugt tusindvis af dollars på større navneprodukter og ikke har haft gode erfaringer. QuickBooks er en overkommelig løsning til små virksomheder, der skal komme op og køre på kort tid uden meget besvær. Som tiden går, og de vokser programmet, kan de gå videre til et højere slutprodukt, men ud fra at jeg tror, ​​at QuickBooks er den bedste vej til at gå.

Jeg ved, at jeg sikkert ligner en QuickBooks-sælger, men jeg har behandlet mange små virksomheder og har fundet programmerne til at virke meget godt for dem.

Igen skal du huske på, at nøglen ikke er det softwareprogram, du bruger, men at du bruger noget til at organisere dine optegnelser på ét sted for at give dig det bedste billede af din virksomhed på ethvert tidspunkt.

12. Kan du give os nogle eksempler på, hvordan en online iværksætter kan bruge QuickBooks til at blive organiseret?

QuickBooks kan bruges af enhver virksomhed, online eller ej. Det handler kun om at oprette en fil for at gøre præcis, hvad du har brug for. Der er grundlæggende regnskaber, der skal følges, men efter det er det tid til at spille og designe et program, der passer til dine specifikke behov. Et par muligheder ville være at tilpasse fakturaer med din egen personlige flair eller oprette forskellige kategorier for at spore forskellige divisioner af din virksomhed. Der er mange måder at bruge QuickBooks ud over det grundlæggende, det tager bare nogle tanke og tid at designe programmet for at få de oplysninger, der er vigtigst for at hjælpe dig med at drive din virksomhed.

13. Kan online-versionen helt erstatte min desktop QuickBooks-software? Skal jeg opgradere til en desktop version senere?

QuickBooks Online Plus har ikke et ensartet sæt funktioner til andre QuickBooks desktop-produkter. Det er bedst for servicebaserede virksomheder, der skal have adgang til deres bøger på afstand og / eller lade flere mennesker arbejde samtidigt. Nogle af dens funktioner er unikke, mens mange er ens eller ligner andre QuickBooks-produkter. Du kan tjekke dette diagram for en sammenligning side om side af online og desktop versioner af Quickbooks. Da QuickBooks Online er forskellig fra desktopversionerne, er det bedst at afgøre, om det passer dig lige fra starten i stedet for at skifte til desktopversionen senere.