Hvorfor du har brug for en begivenhedsplanlægningstjekliste

Uanset om du lige er begyndt i planlægningsbranchen eller er en erfaren eventplanlægger, er chancerne for, at du er bekendt med en tjekliste for planlægning af begivenheder eller i det mindste har hørt det refereret under et arrangement planlægning eller industrien indsamling. Der er en grund til det. En tjekliste for planlægning af begivenheder er en planlæggers bedste ven, et uvurderligt værktøj til at administrere dine begivenheder med succes.

Bemærk: En tjekliste for planlægning af begivenheder er også kendt som en tilbageskriftsplan eller en kritisk vej.

Hændelsesplanlægning handler om planlægningen. Selv den mest kreative begivenhedside vil flop, hvis den ikke er godt planlagt og udført. Her er hvor en event checkliste kommer ind. Det er din guide til at holde sig organiseret og på - eller i fremtiden - af planen, når du jonglerer de utallige ansvarsområder og forskellige detaljer i planlægningen af en vellykket begivenhed. Og det er især nyttigt, når du styrer flere begivenheder. At glemme en lille opgave eller falde bag på en deadline kan resultere i en dominoeffekt: Andre tilsyneladende uafhængige aspekter af din begivenhed kan begynde at falde fra hinanden, en efter en.

Så stol ikke på din hukommelse, noter eller klistermærker på din pude for at holde din begivenhed planlægning forretning løber glat. Lær at sammensætte en effektiv begivenhed planlægning tjekliste og det vil snart blive din nye bedste ven.

Før du begynder

For at komme i gang skal du fjerne tid fra din tidsplan for at fokusere på den begivenhed, du planlægger.

Derefter rydde dit sind. Helt seriøst. Ingen glancing ved telefonen eller svar på en email. Du skal forestille dig denne begivenhed fra start til slut uden afbrydelse eller distraktion, så du effektivt kan planlægge alle de opgaver, der skal udfyldes.

Få klar

Tænk på arrangementet, du planlægger og skriv ned alle de detaljer, der bekræftes: Klientnavn og kontaktoplysninger, dato for begivenhed, placering, antal deltagere mv.

Tag en kalender ud og marker begivenhedsdatoen i denne kalender med fed skrift. Saml alle andre relevante materialer - billeder af lokalet, liste over cateringfirmaer til kontakt - der er en del af denne begivenhed.

Gå baglæns

Vejen til at begynde at skrive en begivenhedsplanlægning tjekliste er at arbejde baglæns.

Gæsterne oplever en begivenhed som en dag eller flere dage sammenkomst med alt, der sker på én gang. Ligesom en live performance, der vises på scenen og udføres smukt. Eventplanlæggere ser begivenheder som en række mindre begivenheder, der passer sammen som stykker af et puslespil, der kulminerer i den sidste begivenhed. Så som planlæggere begynder vi i begyndelsen. Hvilket er flere uger eller måneder, før en faktisk begivenhed finder sted.

Start ved begyndelsen

Når du beslutter dig for, hvor du skal starte skriftlig, skal du tænke på at lægge et solidt fundament for din begivenhed.Inden du vælger farveskemaer og bestiller blomster, skal du håndtere det grundlæggende. Fra at underskrive kontrakter til forhandling af en blok af værelser, skal alting skrives på din tjekliste, uanset hvor stor eller lille. Nøglen er først at tage sig af alle opgaver, der kan udfyldes på forhånd, for at give mere tid i din tidsplan for de ting, der skal gøres, der finder sted tættere på begivenhedsdatoen.

Nogle eksempler på emner, der skal medtages på din eventplanlægger checkliste:

Sign kontrakter (med klient, spillested, leverandører osv.).
Bekræft dato og klokkeslæt med sted
Lejeunderholdning (bånd, højttaler mv.)
Sikker hotelblok
Mail invitationer
Vælg menu
Lej ventetid
Bekræft nummer Gæster
Gå gennem webstedet
Bekræft rumindstilling

Tillad ekstra tid

Med hver ting på din begivenhedscheckliste, tilføj ekstra tid. Hvis datoen til faktisk at sende invitationerne er 15. marts, sæt et emne på din liste for at få invitationerne klar til at sende 8 marts, en uge før. Det giver dig lidt ekstra tid, hvis noget går galt med invitationerne, eller hvis du er efter planen af en anden grund.

Medtag påmindelser på din tjekliste

Det er ikke nok at skrive "skriv kontrakt med caterer" på din tjekliste, og afkryds derefter afkrydsningsfeltet, når du er færdig.

Du skal sørge for at cateringfirmaet har modtaget en kopi af kontrakten og også returneret en underskrevet kopi til dig. Så for hver stor vare du føjer til din tjekliste, skal du inkludere en påmindelse. For eksempel "Opfølgning med cateringfirma re: kontrakt. "Tilføj en anden, senere påmindelse, der læser" Modtaget underskrevet kontrakt fra caterer ". Det er ikke ualmindeligt at tackle en opgave og overveje det, når det virkelig kun var færdigt på din side.