Hvornår skal jeg betale medarbejdere til rejsetid?

Hvad er medarbejderrejser?

Generelt bør den tid, der bruges til at rejse medarbejdere til arbejdsrelaterede aktiviteter, betales. Rejse, der er tilfældig med medarbejderens pligter og tidspendling (rejser mellem hjem og arbejde) betales ikke. Rejsetiden kan omfatte både lokale ture og rejse væk fra hjemmet.

Rejsetid mod pendlingstid

Pendling går frem og tilbage til arbejde. Alle (i det mindste alle, der ikke arbejder hjemme) pendler på et job.

Pendlingstid er personlig tid, ikke forretningstid. IRS tillader ikke virksomheder at fratrække pendeltid som en forretningsomkostning, og medarbejderne bør ikke betales for pendlingstiden.

Arbejdsministeriet (DOL) drøfter medarbejdere, der kører med arbejdsgivere. DOL betragter den tid, der tilbydes i hjemmet til arbejde, af en arbejdstager i et arbejdsgiverforsynet køretøj eller i aktiviteter udført af en medarbejder, der er forbundet med brugen af ​​køretøjet til pendling, er generelt ikke "arbejdstimer" derfor behøver ikke at blive betalt.

Her er en mulig tommelfingerregel: Hvis du giver tilladelse til en rejse, uanset hvordan medarbejderen rejser (bil, tog, bus osv.) Skal rejsetiden betales.

Rejse Pay for Hourly Employees

Betaling til medarbejdere for lokal rejsetid gælder kun for ikke-fritagne (timelønnede) ansatte, ikke at fritage (professionelle eller ledende) medarbejdere. Fritagne medarbejdere betales for deres ekspertise ved jobbet, ikke i timen.

Rejseeksempler: Betalt eller ikke betalt?

• En medarbejder kører til arbejde fra sit hjem hver dag. Du beder ham om at stoppe på vej og hente bagels til medarbejdermødet. Denne køretid er ikke betalt. Tid pendling til arbejde er aldrig betalt tid; tiden til at stoppe bagels er "tilfældig" til pendling og er ikke en del af medarbejderens job.
• Du beder en medarbejder om at køre til en butik på arbejdstid for at få bagels til kontormødet. Hvis medarbejderen gør denne tur under normale arbejdstider, skal han eller hun betales.
• En LPN (licenseret professionel sygeplejerske) arbejder for en sygepleje facilitet og rejser mellem de to steder af denne facilitet som angivet, og sørger for pasning af patienter på begge steder. Hendes daglige rejsetid skal indgå i hendes løn, fordi hun ikke pendler, men rejser mellem arbejdssteder.

Betaling af medarbejdere for tidsforbrug, der rejser væk fra hjemmet

Medarbejdere, der rejser til et andet sted til erhvervsmæssige formål, er et andet tilfælde. Generelt skal du betale medarbejdere for det tidsrum, der er under din kontrol og tid, som de ikke kan bruge som de ønsker. Så hvis en medarbejder rejser fra Cleveland til Pittsburgh til et to-dages seminar i retning af selskabet, bør en del af medarbejderens tid kompenseres.

For lønmodtagere er betaling for rejsetid ikke et problem, fordi lønmodtagere betales for jobbet, ikke for arbejdstimer. Betaling for forretningsrejse tid kan imidlertid være et problem, dog i tilfælde af en timelønnet medarbejder.

Det er kompliceret at betale for rejsetid for en dag eller overnatning.

Kontakt det nærmeste distriktskontor for U. S. Department of Labor for information om specifikke rejsetider, der påvirker din virksomhed. Du kan også gerne kontakte en arbejdsadvokat for at diskutere disse spørgsmål.

Betaling af rejseudgifter

Ud over at betale medarbejdere for rejsetid, skal du betale deres rejseudgifter. Arbejdsministeriet kræver ikke refusion af rejseudgifter, men det giver mening at betale medarbejdere, hvis du har brug for dem til at rejse. Rejseudgifter er fradragsberettigede for din virksomhed, og medarbejderne kan fratrække uudbetalte rejseudgifter. Hvis medarbejderne blander forretningsrejser og personlige rejser, skal du sortere den del, der er forretningsrelateret og kun betale disse udgifter.

Statlige bestemmelser om betaling for medarbejderrejser

Tjek med din statslige arbejdsafdeling for at se, om der er regler, der kan erstatte de føderale regler.

For mere information

Balancen har nogle tips til at reducere omkostningerne ved medarbejderrejser.

SHRM (Society for Human Resource Management) har flere oplysninger om at betale medarbejderens rejsetid.

For yderligere oplysninger fra IRS på medarbejderens rejsetid, se IRS Publication 535: Business Expenses.